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LEY 594 DEL 2000

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carmen clavijo

on 16 May 2015

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LEY 594 DEL 2000
Administración De Archivos
El Estado Esta Obligado A La Creación, Organización Y Preservación De Archivos Originales
Sera Responsable de la gestión y administración de archivos
Deberá Garantizar espacios para el funcionamiento archivistico.
El Estado ejercerá un pleno control de los recursos informativos.
Los servidores públicos, al desvincularse entregaran los documentos y archivos a su cargo.
Los funcionarios velaran por la integridad, autenticidad veracidad y fidelidad de la información del documento.
Trabajaran Teniendo en cuenta el articulo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Los Funcionarios Se deben capacitar y actualizar según su labor
SALIDA DE DOCUMENTOS
Administrativos: Solo por motivos legales las entidades del estado podran autorizar la salida temporal de documentos
Historicos: Se podra autorizar de manera excepcional la salida temporal de los que se conserven, el jefe de archivo debera tomar todas las medidas, procedera dicha autorizacion en los motivos legales, procesos tecnicos y exposiciones culturales.
Archivo
El Archivo es un conjunto de documentos de una persona, entidad pública (que presta un servicio) o de una entidad privada que por su valor para la historia, investigación, y ciencia no es tan asequible.
Además De Los Archivos en papel existen los audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales, y sonoros.
Estos Tienen como gestión la planificación desde un origen hasta un destino final, de las actividades administrativas y técnicas.
Y Como Objetivo disponer de una documentación organizada para el uso de la administración en el servicio al ciudadano.

Sistema Nacional De Archivos
Es un conjunto de instituciones archivistas que posibilitan la homogeneización y normalización del acceso a la información de documentos del ciudadano.
Integran el SNA: El AGN, El Archivo De Las Entidades Del Estado, Y Los Archivos Privados, Estos Actuaran en el efecto que adopte el ministerio de cultura. Y llevaran a cabo el proceso de acuerdo con la planeación, programación, acciones tecnicás, ejecución, control, seguimiento, y coordinación.

Gestión De Documentos
La entidad publica elaborara nuevos programas, contemplando nuevas tecnologias y soportes.
Procesos Archivisticos: Recepción→Distribución→Consulta→OrganizaciónRecuperación→ Y Disposición Final De Los Documentos.
Los Archivos Se Clasifican En : Archivos De Gestion,Central, e Historico.
Elaboracion de las TRD.
Elaboracion De Los Inventarios de los documentos, para el control en las diferentes fases.
Acceso Y Consulta De Documentos
Todos las personas tienen derecho a consultar elementos de archivo publico siempre que dichos documentos no tengan caracter reservado.
La reserva legal sobre cualquier documento cesara a los treinta años de expedicion.
Cuando los documentos historicos presenten deterioro fisico, las instituciones suministrara la informacion contenida en estos mediante un sistema de reproduccion.
Categorización De Los Archivos Públicos
Archivos De Jurisdicción Y Competencia
Archivos Territoriales
Archivos Según La Organización Del Estado
CONTROL Y VIGILANCIA
El AGN podra visitar de inspeccion a los archivos de las entidades del estado para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas, hara saber los correctivos para establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes
El estado atraves del AGN ejerce control y vigilancia de documentos naturales o juridicos de caracter privado.
Habra prevencion y sanciones si:
- Se amenaza o vulnera la integridad de los archivos publicos.
- Las Faltas Contra el patrimonio documental.
- Destruccion o daño del patrimonio o por su explotacion ilegal.
-Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos.
ARCHIVOS PRIVADOS

Es el conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o juridicas, estimuladas por el Estado.
Estos deberan inscribirsen en el registro que abrira el AGN, formaran parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia seran de libre acceso.
Tendran un regimen de estimulos tales como: premios anuales, asistencia tecnica, divulgación y pasantias.
Se prohibe trasladar los documentos fuera del territorio nacional, o transferir titulo oneroso o gratuito a la propiedad;sin la previa autorización del AGN.
Cuando Celebren contratos deberán entregar una copia de la clausula.
Los que tengan mas de treinta años deberan ser transferidos por la notaria al AGN del respectivo circulo.


Donación, Adquisición Y Expropiación
El AGN podra recibir donaciones, depositos y legados de documentos historicos.
Los archivos privados de interes publico, podran ser adquiridos por la nacion cuando el propietario los ofreciere en venta.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Los archivos de la administración publica deberan implementar un sistema integrado de conservación en el ciclo vital, en este sistema los documentos seran originales o copias. Deberan elaborarse en soportes de durabilidad y calidad, de acuerdo al AGN.
"En ningun caso los documentos de caracter historico podran ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDIA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
El gobierno nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que contribuyan a la salvaguardia, difusión o incremento del patrimonio documental del país, asi como a los autores de estudios historicos.
Tales Premios podranser: becas, concursos, publicaciones, pasantias, capacitacion y distinciones honorificas.
Disposiciones Finales
La procuraduria general de la nacion y la contraloria general de la republica prestaran todo el apoyo al AGN para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
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