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Copy of ARQUEOS DE CAJA CHICA

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Johanna Arias

on 27 May 2013

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Transcript of Copy of ARQUEOS DE CAJA CHICA

Es un fondo creado por la administración de la empresa, con el fin de atender los gastos menores que tiene la empresa, siempre al contado Para eso se establece un fondo llamado “fondo fijo”, que constituye una cantidad fija de dinero creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado, mediante desembolsos autorizados.

. La reposición se hace girando un cheque por una cantidad fija La Caja Chica puede tener dos
clases
de fondos:

a) Caja Chica con Fondo Fijo.

b) Caja Chica con Fondos Variables. Fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad, conforme se va gastando, por control no puede aumentar ni disminuir.

Fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para hacerle frente a los gastos menores de la empresa; El sistema de Fondo Fijo
funciona
de la siguiente forma El fondo de la Caja Chica, se constituye con una suma fija de dinero determinada, para realizar pagos de menor cuantía, por ejemplo: Gastos de fotocopias.
Gastos de compra de medicamentos para botiquín.
Gastos en taxis- pasajes
Se puede considerar pago de compra de suministros. Se debita:

1.Por los importes de efectivo recibidos por la entidad.

Se acredita:

1.Por las disminuciones y salidas de efectivo. Importancia de la Caja Chica
en la empresa Ventajas y cuidados de la caja chica.

Facilitar el registro en la contabilidad de gastos menores en los libros contables;
Facilita archivar los gastos juntos sin necesidad de una explicación específica para cada uno de ellos
Sobre todo se tiene un mejor control de todas las compras de montos que están por debajo de los gastos generales, tales como las planillas El establecimiento de una “Caja Chica”, es importante ya que, en toda empresa, siempre habrá compras por montos pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de impuestos fiscales.

Recordemos que este tipo de gastos, por montos pequeños son aceptados por el fisco y pueden salir de las “cuentas” de la empresa y no tener que desembolsar de sus “cuentas personales” el dinero para dichas compras. En una empresa puede haber más de un fondo de caja chica, esto de acuerdo a sus necesidades operativas Reposición del fondo.

Se realizará de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento correspondiente. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo. Requisitos indispensables que debe cumplir el fondo de Caja Chica
La existencia de un “Reglamento interno de cajas chicas” es de suma importancia para el buen manejo de esos fondos, la creación de este reglamento es responsabilidad de la administración de la empresa.
Debe haber un encargado único, este debe anotar el movimiento del fondo en el libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos. Objetivo de auditar,
mediante el arqueo,
el fondo de caja chica La auditoría interna o quien designe la Administración de la empresa, realizará arqueos sorpresivos del “Fondo Fijo de Caja Chica”, con el fin de comprobar si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia, del Área Financiera o del Jefe correspondiente, para que se dispongan si fuera necesario, las acciones correctivas del caso. Big and.... ... small Procedimiento para realizar un Arqueo de Caja Chica

Para la realización de los Arqueos de Caja Chica, el Auditor encargado realizará en primer lugar, un cuestionario de control interno con el fin de definir y comprobar aspectos importantes en el manejo de la “Caja Chica”, luego debe realizar el arqueo de caja en donde se verifica la forma en que se compone el fondo (efectivo y comprobantes de gastos, entre otros), el resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja; así como consignar la fecha y hora en que se practicó el arqueo. Por último, el auditor debe confeccionar la cedula de trabajo, donde se presentan los resultados y da base, si es del caso, al comentario en la Carta de la Gerencia. Como mecanismo de control, se recomienda hacer arqueos de caja periódicos y sorpresivos, dejándose una constancia escrita, la cual debe ser firmada por el encargado y por la persona responsable de realizar el arqueo por disposición del gerente financiero o el administrador o contador, ARQUEOS DE
CAJA CHICA Descripción General de mi puesto de Trabajo
Es un fondo creado por la administración de la empresa,
con el fin de atender los gastos menores que tiene la empresa, siempre al contado
Del cuestionario anterior se puede determinar, dentro de otras debilidades de control: la administración de la empresa no posee un Reglamento para la operación del fondo de caja chica, no se han establecido los montos máximos de pago mediante dicho fondo, no se posee registro de firmas para autorizar los egresos de caja chica, no se llevan a cabo arqueos sorpresivos del fondo, no se ha establecido el tiempo máximo para liquidar adelantos, los documentos que respaldan las salidas de efectivo del fondo no son sellados, para efectos de control de pago, PRUEBA DE CAJA CHICA
CEDULA DE TRABAJO

1.INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio:
El estudio se originó para dar cumplimiento a los requerimientos establecidos relacionados al análisis del Fondo de Caja chica en la empresa MC INVERSIONES, S.A., en adelante MC, por el período comprendido entre el 01 de Octubre del 2011 al 30 de Junio del 2012.

1.2 Alcance:
Análisis del Fondo de Caja Chica en la empresa MC, cuyo monto es la suma de 350.000,00 (trescientos cincuenta mil colones con 00/100), comprendido entre el 01 de Octubre del 2011 al 30 de junio del 2012. 1.3Recopilación de información:
Se solicitó la información respectiva, de acuerdo a lo mencionado en el numeral 1.2, anterior correspondiente al período del 01 de Octubre del 2011 al 30 de junio del 2012, como lo es:
1.Manual de políticas sobre el manejo de la Caja Chica.
2.Verificación de cheques relacionados por el concepto de reintegro de caja Chica, correspondientes al periodo del 01 de Octubre del 2011 al 30 de junio del 2012.
3.Cuestionario de control interno, sobre caja chica aplicado.
4.Copia de los estados financieros de la empresa (Por razones de control y seguridad, estos no pueden ser mostrados). 1.4 Análisis de la información recopilada:
El día 21 de junio del año en curso, se llevó a cabo arqueo el fondo de caja chica, en la empresa MC, la funcionaria responsable lo es: Yendry Fuentes, a quien se le practico el cuestionario de control interno (VER NUMERAL 2-1), sobre la actividad y manejo de este fondo. Se analizó la información suministrada, mencionada en el numeral 1.3, con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos de control interno, así como también los justificantes que respaldan los reintegros de caja chica. Los resultados se muestran en el numeral 2-1) y 2-2) supra indicados. 2. RESULTADOS

Hallazgo u Observación N 1 Ausencia de Reglamento de Caja Chica.
Condición: A la fecha del arqueo de caja chica la encargada de la custodia de fondo de caja chica, indico que no existe un Reglamento para el manejo de dicho fondo.
Criterio: Existencia de un reglamento de caja chica aprobado por la Gerencia o Junta Directiva que contemple los procedimientos necesarios para un buen desempeño en el manejo del fondo de caja chica.
Efecto: Ante la ausencia de Reglamento de Caja Chica, se pueden cometer actos que conlleven a situaciones que incumplan el objetivo de la creación de dicho fondo, en detrimento de la empresa. Causa:Falta de Reglamento de Caja Chica y desconocimiento por parte del personal de la empresa sobre el manejo del fondo de Caja Chica.
Recomendación:A la administración de la empresa:
Proceder a la preparación, aprobación y comunicación del Reglamento de Caja Chica, que contemple los procedimientos suficientes y necesarios para el buen funcionamiento de dicho fondo, así como también la respectiva comunicación, utilizando los canales adecuados, a los funcionarios relacionados, a la mayor brevedad posible. En el Anexo N 1 se muestra un borrador de Reglamento de Control de Caja Chica para ser valorado por la administración de MC.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________ Hallazgo u Observación N 2Vales de Caja Chica.
Condición:
En la revisión de la documentación suministrada, relacionada al arqueo de Caja Chica efectuado, se determinaron adelantos de dinero realizados mediante el documento ¨Vales de Dinero¨, a nombre de personal de la empresa. Estos adelantos no está debidamente autorizados, poseen fecha de emisión de hasta tres (3) meses y se mantienen sin ser liquidados, además los vales de dinero no poseen un consecutivo y algunos no tienen la firma de la persona que recibe el dinero.
Criterio: Existencia, dentro del Reglamento de Caja Chica, de un apartado en donde se indique, entre otros: quien autoriza, el plazo máximo para liquidarlos, firmas respectivas del que recibe el dinero, consecutivo de los mismos.
Efecto: Las fallas de control en los procedimientos anteriores, aumentan el riesgo de que se presenten irregularidades o malversación de los fondos por parte de algún funcionario de la empresa. Causa: No implementación de un Reglamento de Caja Chica que contemple los puntos anteriores.

Recomendación:
A la administración de la empresa:
Mediante la creación e implementación del Reglamento de Caja chica, establecer, como mínimo en el mismo, el tiempo máximo que un funcionario de la empresa tiene para liquidar un adelanto de dinero, que el documento o vale de caja cumpla con los requisitos mínimos (fecha, concepto, firma autorizada y monto), la persona que autoriza dichos adelantos NO debe ser el o la responsable directa del fondo de caja chica. Tomar debida nota de lo expuesto en este punto con el fin de emitir las disposiciones necesarias tendientes a su corrección.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
____________________________________________________________________________________________________________________________________ Hallazgo u Observación N 3Reintegro de Fondo de Caja Chica.
Condición: En el arqueo de caja chica, la encargada del Fondo nos indica que no existe un monto o porcentaje establecido para solicitar el reintegro de fondo.
Criterio: Existencia de Reglamento de Caja Chica elaborado por la Gerencia o Junta Directiva donde se defina un monto o porcentaje para realizar su debido reintegro.
Efecto: Reintegros de Fondo de caja chica en forma desordenada y en tiempos inadecuados que afectan la buena operación de la empresa.
Causa: No establecimiento del monto para solicitar la reposición del Fondo de caja chica. Recomendación: A la administración de la empresa:
Mediante la creación e implementación del Control Interno y Reglamento de Caja Chica, la administración de la empresa MC debe establecer el monto adecuado para efectos de que la responsable solicite la reposición del mismo.
Tomar debida nota de lo expuesto en este punto con el fin de emitir las disposiciones necesarias tendientes a corregirlas.

COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
__________________________________________________________________________ Hallazgo u Observación N 4Saldo en demasía en pagos realizados cuyo efectivo fue tomado de un fondo de trabajo.
Condición:
En el arqueo de caja chica, se determino que la encargada de caja chica solicita dineros extras, para liquidar facturas, incrementado en la suma de 88.550,00 el fondo establecido, el cual es por la suma de 350.000, a la suma de 438.550,10, según se indica en el numeral 2-2).
Criterio: Existencia de Reglamento de Caja Chica elaborado por la Gerencia o Junta Directiva donde se defina el monto del fondo de caja chica y los procedimientos necesarios para su restauración o reintegro.
Efecto: El actuar de la encargada del Fondo de caja chica, cuando solicita dineros extras para solventar egresos de caja chica, distorsiona los datos de reposición de fondos lo cual puede conllevar a errores de aplicación de los pagos y su aplicación. Causa: No establecimiento de procedimientos y responsabilidades, necesarios para el funcionamiento del Fondo de Caja Chica.
Recomendación: A la administración de la empresa:
Analizar y tomar la decisión de incrementar el fondo de caja chica, en aras de evitar posibles sobregiros en los saldos de caja chica, mediante la creación e implementación del Control Interno y Reglamento de Caja Chica.
Tomar debida nota de lo expuesto en este punto con el fin de emitir las disposiciones necesarias tendientes a corregirlas.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
__________________________________________________________________________________________
ANEXO N 1.

MC. INVERSIONES, S.A
Reglamento Interno
Cajas Chicas


Objetivo: El objetivo de este Reglamento es regular la organización y el funcionamiento de las Cajas Chicas de MC INVERSIONES S.A, que tenga establecidas o que se establezca en el futuro.
La creación de las Cajas Chicas se hace para cubrir las siguientes necesidades:
A.Pagos menores que por su cuantía deban ser cancelados por Caja Chica: compra de agua, parqueos, tiquetes para traslado de personal, viáticos, compras de suministros varios, peajes, atenciones a la Gerencia, personal y medicamentos.
B.Se podrán hacer compras relativas a reparaciones de equipo o bienes y servicios que sea de urgente necesidad, sin que cada uno de ellos excedan del monto máximo autorizado.
C.El monto autorizado para fondo de caja chica es de 350.000,00 I. CUSTODIA Y OPERACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
5.La custodia de los dineros y documentos de Caja Chica, deben de mantenerse en lugares que brinden SEGURIDAD, a la vez que cuenten con libre acceso al Jefe inmediato, Comité de Vigilancia y Auditoría Interna para que procedan a la revisión de la Caja Chica; mediante el procedimiento de arqueos de Caja Chica.
6.En la Caja Chica se tendrá únicamente dineros de MC INVERSIONES S.A, por lo que cualquier diferencia a favor, deberá ser depositada en la cuenta corriente de MC INVERSIONES S.A. Por consiguiente queda prohibido el cambio de cheques, así como el cambio de otro tipo de valores. 7.El fondo de Caja Chica debe de estar bajo la responsabilidad de una sola persona.
8.El encargado de la custodia de los fondos de la Caja Chica responderá por el correcto manejo de éstos ante sus superiores inmediatos.
9.El encargado de Caja Chica, deberá revisar los cálculos aritméticos de toda factura o comprobante que tramite.
10.La Contabilidad deberá rechazar aquellos pagos hechos por medio de estos fondos que no reúnan los requisitos estipulados en el presente Reglamento, en particular cuando los comprobantes tuvieran tachaduras, borrones, etc que hagan dudar de su integridad y autenticidad, o cuando no se ajusten en todo a las demás regulaciones establecidas por este Reglamento. El encargado de los fonos de Caja Chica deberá asumir el monto por aquellas omisiones o negligencia de su función reintegrando de manera inmediata el dinero de las facturas o comprobantes rechazadas por Contabilidad.
11.En forma periódica y sin previo aviso el Jefe inmediato, Comité de Vigilancia o Auditoría Interna harán arqueos de los fondos de Caja Chica. Si existiera un faltante, el mismo deberá ser reintegrado a más tardar el día siguiente del arqueo.
12.Los reintegros de Caja Chica, se harán mediante la salida de efectivo de un cajero, previa revisión y autorización de los gastos realizados. II. OBLIGACIONES:
El encargado de Caja Chica, tendrá las siguientes obligaciones:
1.Para efectos estadísticos y de control se deberá mantener un expediente con copia de las liquidaciones del fondo y la documentación relativa a los arqueos o revisión del fondo antes de efectuar la correspondiente liquidación.
2.Debe efectuarse un arqueo o revisión del fondo antes de realizar la correspondiente liquidación.
3.En ausencia del encargado de la Caja Chica por cualquier motivo, quién lo sustituirá deberá asumir las mismas obligaciones. Se deberá realizar el debido traspaso del fondo.
4.En caso que los montos asignados a la Caja Chica sean insuficientes para alcanzar el objetivo pre-establecido será necesario que el Jefe Financiero y la Gerencia razone y apruebe el monto en que se aumentará el fondo de Caja Chica.
5.Las Cajas Chicas que funcionan y se regulan bajo este reglamento mantendrán un fondo fijo, el que debe utilizarse hasta un 70 % de su valor, procediendo en ese momento al respectivo reintegro. 6.El Reintegro realizado por el cajero respectivo, deberá poseer todos los documentos que respalden las erogaciones efectuadas y que cumplan con las disposiciones de control interno, tributario, además de aspectos tales como: Facturas originales, nítidas, a lapicero, sin alteraciones, borrones, roturas, ni tachaduras que puedan poner en duda su legitimidad, además debe contener el sello de cancelado o indicar la cancelación a mano alzada. (incluir)
7.Como mínimo cada factura o comprobante debe tener:
a.Fecha (no mayor a 30 días)
b.Estar a nombre de: MC INVERSIONES S.A.
c.Cantidad, descripción del artículo, precio.
d.Visto bueno de la Gerencia o Jefatura autorizada.
e.Nombre del proveedor y teléfono (si es persona física externa a la empresa debe quedar copia de la cédula).
8.Las facturas no deben tener agregados de ninguna especie que puedan causar confusión. Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional. (incluir)
9.Los documentos deben ser marcados para evitar la reutilización.
10.Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos como por ejemplo realizar préstamos personales (“jineteo”).
11.El monto máximo asignado para el pago de una factura no podrá exceder los ¢150.ooo. 14.Los gastos realizados con fondos de Caja Chica deberán anotarse en un formulario diseñado con el propósito de pedir el correspondiente reintegro; el cual deberá tener como mínimo la siguiente información:

a.Nombre completo y firma del custodio de la Caja Chica.
b.Fecha del reintegro
c.Número del comprobante
d.Descripción de las Facturas y fecha.
e.Monto total.
f.Firmas autorizadas
g.Observaciones. Este reglamento podrá ser modificado en forma parcial o total por el Consejo de Administración de MC INVERSIONES S.A, cuando las circunstancias así lo determinen.
Aprobado por la Junta Directiva en su sesión #287 acuerdo #69 celebrada el día 14 de Marzo del 2012.

ACUERDO FIRME Gracias...
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