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14.11.2014 Steuern

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by

Steuerbüro Bunte

on 14 January 2016

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Transcript of 14.11.2014 Steuern

An die
Mandanten
von Steuerbüro
Jens Bunte

Betr.: GobD
Wofür steht GobD?

Wen betreffen die GobD?


Welches sind die wesentlichen Änderungen der GobD?
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen
Bare Geschäftsvorfälle
Unbare Geschäftsvorfälle

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
Unveränderbarkeit allgemein
Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant

Aufbewahrungspflichten
Umfang der Aufbewahrungspflicht
Form der Aufbewahrung
Formatwahl und Aufbewahrung

Belegfunktion von Dokumenten

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Zeiträume der zeitlichen Erfassung wurden
durch die GoBD erstmalig konkretisiert

gilt für elektronische Belege

und für Papierbelege
Beleglisten führen
geordnetes Ablagesystem
elektronische
Belege

=

elektronische Speicherung
a) Barbelege =
tägliche Erfassung

Kassenbericht
Registrierkassen (Achtung 2017 beachten)
b) unbare Belege

Erfassung innerhalb von 10 Tagen
Darstellung der KKT-Beziehung innerhalb von 8 Tagen, wenn Zahlung
später
erfolgt
Unveränderbarkeit im allgemeinen
ab Zeitpunkt der Erfassung

egal ob auf dem Papier
oder in einem IT-System
Besondere Bestimmungen bei periodenbezogener Buchführung
Achtung! Zeitpunkt der Festschreibung.
Schreiben Sie die Buchungssätze möglichst bald nach deren Erfassung fest, spätestens jedoch zur Übermittlung der Voranmeldung
Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant
10-Tage-Regel?
8-Tage-Regel?
Buchführungsintervalle?
Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
Laut GoBD müssen neben den Belegen und sonstigen Unterlagen, die unter die außersteuerlichen und steuerlichen
Aufzeichnungspflichten fallen, auch alle weiteren Unterlagen aufbewahrt werden.

Dazu zählen insbesondere

digitale oder digitalisierte Belege


Grund(buch)aufzeichnungen


Buchungen


sonstige Unterlagen bzw. Dokumente


relevante Stammdaten


Verfahrensdokumentationen


Formatwahl und Aufbewahrung
Form der Aufbewahrung
Belege, die in elektronischer Form
eingehen
Belege, die in elektronischer Form
entstehen
Wie ist der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?

• Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?

• Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt.

• Wie ist der Ablageort (z. B. Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?

• Wer darf auf den Ordner zugreifen und Belege einsortieren?

• In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die Kanzlei die Belege?

• Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?

sichere, zugriffgeschützte Ablage
regelmäßige Sicherung
Umwandlung in ein weniger leicht änderbares Format (PDF)
zusätzliche Aufbewahrung und Sicherung des PDF-Formats
Transportfunktionen von Email
Dient eine Email nur als Transportmittel, z. b. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so muss sie nicht aufbewahrt werden (analog zum Papierbriefumschlag). Dieses stellen die GoBD erstmalig klar.

Gescannte Belege als Ersatz für das
Original
Sofern Sie Belege in Papierform erhalten, können deren digitalisierte Kopien unter bestimmten Voraussetzungen grundsätzlich denselben Stellenwert wie das Original erhalten. Werden Belege in Papierform empfangen und danach elektronisch gescannt, ist das Scan-Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.

Sicherung der elektronischen
Bestände und Ablage auf
Windows-Dateiebene
Um sicherzustellen, dass Daten und elektronische Unterlagen nicht verloren gehen, empfehlen wir regelmäßige Sicherungen und Archivierungen.

Daten können auch weiterhin auf Dateisystemebene abgelegt werden, wenn bestimmte Vorkehrungen getroffen werden.

Bei größerem Belegvolumen sollte geprüft werden, ob der Einsatz eines Archivsystems zweckmäßig ist

Die
goldene
Regel:

"keine Buchung ohne Beleg"
Ein Beleg wird zum Buchungsbeleg, wenn er folgende Angaben enthält:
Angaben zur Kontierung
Angaben zum Ablageort
Buchungsdatum
Auf diese Angaben kann verzichtet werden, wenn durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit nachvollziehbar sind, und zwar chronologisch vor- und rückwärts.

Angaben zur Kontierung
Angaben zum Ablageort
Buchungsdatum
Belege, die in elektronischer Form
entstehen
Empfehlung zur
sofortigen
Umsetzung
Bitte sortieren Sie Ihre Belege hinter Ihre Kontoauszüge

Schreiben Sie die Kontoauszugsnummer und das Kontoauszugsblatt auf den Beleg

!!
Belassen
Sie den Beleg nach der Erstellung der Buchführung hinter dem Kontoauszug!!

=
nur noch Kopien
Fazit:
Verfahrensdoku
digitale Fibu
ENDE
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