Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

การวางแผนการประชุม

No description
by

gate tri

on 21 May 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of การวางแผนการประชุม

การวางแผนการประชุม
ความหมายและความสำคัญ
การวางแผนการจัดประชุม คือ กระบวนการเตรียมการจัดประชุมและการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับการจัดประชุมที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ให้เป็นไปอย่างเรียบร้อย มีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ด้วยวิธีการที่ดีที่สุด
ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเตรียมการประชุม
ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเตรียมการจัดประชุม
สถานที่จัดประชุม
ที่พักสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
บริษัทขนส่งและจัดนำเที่ยว
ผู้จัดการประชุมมืออาชีพ
บริษัทรับจัดกิจกรรมพิเศษ
แหล่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเตรียมการจัดประชุม
สสปน
ท่าอากาศยานแห่งประเทศไทย
สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ
สมาคมการแสดงสินค้า
สิ่งที่ต้องทำก่อนการจัดประชุม 1-3 ปี
ประชุมผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อเตรียมการประชุมและร่างแผนโครงสร้างของฝ่ายต่างๆ
แต่งตั้งคณะกรรมการ ชี้แจงและมอบหมายงานให้คณะกรรมการรับทราบ
แต่งตั้งผู้จัดการประชุมมืออาชีพ
ตั้งงบประมาณ
สำรวจและจองสถานที่จัดประชุม
การเลือกจุดหมายปลายทางสำหรับการจัดประชุม ควรพิจารณา :
ความสามารถของห้องประชุมและที่พักในการรองรับผู้เข้าร่วมประชุม
สิ่งอำนวยความสะดวกและระบบสาธารณูปโภค
ระบบโทรคมนาคมและการขนส่ง
ธุรกิจที่ให้บริการสนับสนุนการจัดประชุม
ความคุ้มค่าเงินในการจัดประชุม
อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ
ภาพพจน์และภาพลักษณ์
การตรวจคนเข้าเมือง
ระเบียบศุลกากร
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการดำเนินงานเตรียมการจัดประชุม
กำหนดวันและเวลาจัดประชุม
เตรียมข้อมูลพื้นฐาน
ส่งเสริมการขาย
ผลิตเอกสาร
แปลภาษา
อุปกรณ์และเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการประชุม
พิธีการและกิจกรรมพิเศษ
บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
ผู้ประสานงาน ประสานทั้งในและนอก
สมาชิกของสมาคมที่จัดประชุม เข้าร่วมประชุมหลักมีความสำคัญมากต่อการประชุม
วิทยากรเป็นผู้ให้ข้อมูล ความรู้ บันเทิง แก่ผู้เข้าประชุม
เจ้าหน้าที่แปลภาษา ทำหน้าที่สื่อสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจเนื้อหาสาระของการประชุมด้วยการแปลภาษาอังกฤษเป็นภาษาต่างๆ
แขกรับเชิญ เช่น ผู้บริหาร เชิญร่วมในพิธีเปิด -ปิด
ผู้ให้การสนับสนุน เช่น หน่วยงานที่ให้เงินทุน สิ่งของ การประชาสัมพันธ์
สื่อมวลชน ช่วยเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ข่าวสารการจัดประชุม
จัดหาสถานที่ประชุม/กำหนดวันประชุม/วัตถุประสงค์และรายละเอียด/งบประมาณ/หัวข้อประชุม/เชิญวิทยากร/ผู้เข้าร่วมประชุม/งานเลี้ยงสังสรรค์/ประชาสัมพันธ์/เผยแพร่ข่าวการประชุม
ช่วยลดความไม่แน่นอนหรือความเสี่ยงให้น้อยลง
ช่วยลดปัญหาและอุปสรรคในการจัดประชุม
ช่วยลดความสูญเสียจากการทำงานที่ซ้ำซ้อน
ช่วยให้การปฏิบัติงานภายในหน่วยงานผู้จัดประชุมเกิดการประสานสัมพันธ์และทำงานสอดคล้องกัน
ช่วยให้งานมีประสิทธิภาพและได้มาตรฐาน
ช่วยให้ทำงานได้ง่ายและเป็นระบบมากขึ้น
ช่วยให้สามารถตอบสนองความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างทั่วถึงและทันเวลา
สำคัญ
สำรวจหลายๆที่ เพื่อทำการเปรียบเทียบและเลือกสถานที่ที่ดีที่สุด
กิจกรรมหลักที่ต้องทำในส่วนของพิธีการและกิจกรรมพิเศษ
พิธีเปิดการประชุม
การเลี้ยงอาหารกลางวัน
การเลี้ยงช่วงพักการประชุม
การแสดงทางวัฒนธรรม
งานเลี้ยงอำลา
การเลือกแหล่งที่พักที่เหมาะสมกับการประชุม
ทำเลที่ตั้ง อยู่ในบริเวณที่มีจุดน่าสนใจ เช่น ริมแม่น้ำ ทะเล ศูนย์การค้า
ระยะทางการเดินทางไปศูนย์ประชุม
การจราจร หลีกเลี่ยงรถติด ให้เลือกที่มีทางด่วนทางพิเศษ
ความสะดวกในการเข้าออก ซอยเล็กๆ เข้าลำบาก
จำนวนห้องพัก พักโรงแรมเดียวกันหมดจะมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
การบริการ และสะดวกสบาย
สิ่งอำนวยความสะดวกขั้นพื้นฐาน ห้องประชุม ห้องจัดเลี้ยง สถานที่แลกเปลี่ยนเงิน ศูนย์ธุรกิจ บริการนำเที่ยว ห้องออกกำลังกาย การจัดรถรับส่ง เป็นต้น
สภาพทั่วไป ต้องดูใหม่ สะอาด มีการจัดผังภายในอย่างเป็นสัดส่วน
การเลือกการขนส่งทางอากาศ
ตัวแทนนำเที่ยว
สายการบิน
จำนวนของผู้เข้าร่วมประชุม
ความสามารถในการรองรับของคลังสินค้า
การต่อรองค่าโดยสาร
การเลือกการขนส่งทางบก
ชื่อเสียงบริษัท
รายชื่อลูกค้าที่มาใช้บริการ
ความสามารถในการขนส่งและลักษณะของพาหนะ
ค่าใช้จ่ายและความเต็มใจที่จะให้ในการต่อรองราคา
บริการพิเศษ
การคุ้มครองเรื่องการประกันภัยในรูปแบบต่างๆ
เงื่อนไขการใช้ยานพาหนะ
การจัดการอาหารและเครื่องดื่ม
สถานที่
เวลา
รายการอาหาร
รูปแบบการจัดและการบริการ
ต้นทุนและการควบคุมต้นทุน
การเตรียมการลงทะเบียน
ล่วงหน้า
ผ่านเว็บไซต์
ลงทะเบียนในแบบฟอร์ม
สถานที่ประชุม
เปิดโอกาสให้คนที่ลงทะเบียนล่วงหน้าไม่ทัน
คู่มือสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ประกอบด้วย
รายการประชุมทางวิชาการ
รายการสร้างความสัมพันธ์
รายการท่องเที่ยว
รายการกิจกรรมเชิงปฏิบัติการ
รายการสุขภาพ
แฟ้มเอกสารการประชุมในแต่ละหัวข้อ
เอกสารประกอบการบรรยาย
รายชื่อพร้อมข้อมูลติดต่อของผู้เข้าประชุมทั้งหมด
บัตรประจำตัวผู้เข้าร่วมประชุม
ตั๋วสำหรับเข้าร่วมงานเลี้ยงและการท่องเที่ยวหลังประชุม
เอกสารแจก เช่น ข้อมูลโรงแรม สถานที่ท่องเที่ยว แผนที่ แหล่งShopping
ปากกา ดินสอ ของที่ระลึก
Full transcript