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Proceso de las Relaciones Publicas

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by

carlos ibarra

on 26 March 2014

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Transcript of Proceso de las Relaciones Publicas

La planificación es el método a través del cual el comportamiento es influenciado. Un proyecto de relaciones publicas se centra en un problema u oportunidad que puede beneficiar significativamente a su promotor, cliente u organización.

Se utilizan básicamente tres tipos: Las encuestas por muestreo, los experimentos y el análisis de contenido. La clave de cada uno es la utilización de técnicas estadísticas.

La encuesta por muestreo es el método mas utilizado. Nos servirá para determinar los niveles de información de los públicos, así como sus actitudes comportamientos y hábitos mediaticos. Se pueden hacer por correo electrónico, correo postal, teléfono o personales.
Por otro lado los experimentos son los indicadores de causalidad mas precisos en las ciencias de comportamiento. Se utilizan tanto en publicidad como en RRPP para determinar que formas de comunicación o mensajes pueden ser mas efectivos con públicos seleccionados.
Se eligen aleatoriamente dos grupos de individuos. Solo uno de ellos es expuesto a uno o varios mensajes. A ambos se les realiza un test antes y después de la exposición a la comunicación. Si la respuesta del grupo expuesto cambia significativamente se le atribuyen causalmente a los mensajes que han estado expuestos los miembros del grupo.
El análisis de contenido permite la codificación y clasificación sistemática del material escrito relacionado con la organización empleadora o cliente de los profesionales de las RRPP. Nos indica que se ha dicho o publicado y en que contexto se ha hecho, lo cual proporciona pistas útiles sobre el tipo de información a la que han sido expuestos los diferentes públicos.

Investigación Cuantitativa
COMUNICACIÓN EFICAZ
Metas
METAS Y OBJETIVOS
Proceso de las Relaciones Publicas
Objetivos de Impacto
Cognitivos
Afectivos
Conativos

Objetivos de Producción
Distribución de medios no controlados.
Distribución o ejecución de medios controlados.

Tipos de objetivos
Estrategia
Es un elemento que nos indica la forma de cómo cumpliremos los objetivos del proyecto.
Se requiere de una estrategia para alcanzar un objetivo y esta debe ser realista y estar en consonancia con la disponibilidad de tiempo, energía, personal, etc. para la consecución del objetivo.
Evaluación y Control
La practica de las RRPP es un proceso, es decir, un método para resolver problemas. Este proceso consta de cuatro fases:

Investigación
Metas y objetivos
Estrategia
Evaluación

Consiste en investigar tres aspectos del proceso general de RRPP

Investigación al cliente:
El historial del cliente u organización son un punto de partida esencial para cualquier proyecto. El profesional de las RRPP debe estar muy familiarizado con sus clientes, si es una empresa el profesional debe estar familiarizado con sus productos y servicios, así como con los de la competencia.
Investigación
Oportunidades y problemas de RRPP
Una oportunidad de relaciones publicas es la identificación de una coyuntura de eventos y objetivos que ofrece un escaparate óptimo para utilizar estrategias de comunicación con el objetivo de mejorar las relaciones internas y/o externas y por ende, sus fines organizativos.
Un problema de relaciones publicas es un tema de relación o de comunicación que ha sido identificado como el resultado de eventos pasados que probablemente impide que la organización alcance sus fines.

Existen dos tipos de proyectos:
Los denominados proyectos proactivos que son los que surgen de oportunidades, para prevenir.
Los proyectos reactivos, que son los que se elaboran ya detectado el problema.
Reglas para la redacción de un problema u oportunidad:

1.
Denominaremos nuestra explicación del problema u oportunidad así, tal como suena.
2.
Redactaremos la descripción en un estilo informal, resumiendo el análisis de situación.
3.
Iniciaremos la descripción identificando la naturaleza de la situación.
4.
Presentaremos su descripción en forma narrativa, explicando en pocas palabras como la situación se ha desarrollado y alcanzado un punto en que es necesaria una acción de RRPP
5.
La descripción debe suministrarnos un argumento inexcusable para la acción de RRPP, pero nos abstendremos de sugerir soluciones o lineas de actuación
6.
La declaración del problema u oportunidad debe ser completa y exacta, pero no debe incluir juicios de valor ni opiniones.
Investigación de los públicos
Esta parte de la investigación consta de identificar a los grupo s a los que deben dirigirse los mensajes, determinar la investigación de datos apropiados que nos serán de utilidad a la hora de comunicarnos con estos públicos.

Para dirigirnos a los públicos eficazmente, debemos segmentar cada publico en diferentes categorías, de manera que cada categoría pueda convertirse en un publico independiente para dirigirle mensajes específicos.
Selección y Priorización
Una vez identificados y segmentados los públicos, se seleccionan y priorizan los públicos objetivo. La importancia de un publico potencial, esta determinada por su grado de influencia, prestigio etc.
Existen cuatro preguntas que hay que plantearse a la hora de seleccionar y priorizar a los públicos.

¿Quien es ese publico?
¿Por que es importante para nosotros?
¿Cuan activo o implicado esta este publico en relación con nuestros intereses?
¿Que públicos son mas importantes para nosotros, ordenados por prioridad?
Datos
Se analizan las necesidades informativas de cada publico. Normalmente querremos conocer el nivel de información de cada publico sobre la organización; la imagen y otras actitudes relevantes que tienen sobre la organización, productos y servicios; y comportamientos pasados y presentes que sean relevantes para el cliente u organización.
Métodos de Investigación
El responsable del proyecto de RRPP debe decidir que procesos de investigación nos revelaran los datos necesarios.

Investigación cualitativa:
Una fuente primordial de estos datos, la constituyen los archivos del cliente u organización.
Una segunda fuente la encontramos en materiales publicados, como artículos y reportajes en los medios de comunicación.
En tercer lugar esta investigación puede ser desarrollada a través de entrevistas o conversaciones con miembros clave de los públicos objetivo.
En cuarto lugar, el feedback de los consumidores y clientela de nuestro cliente u organización puede ser un medio óptimo
En quinto lugar, halar con grupos organizados con un interés sobre nuestro cliente o sus actividades.
En sexto lugar, el Internet se ha convertido en una fuente de información esencial.
Por ultimo, los grupos creados especialmente con fines de investigación son extremadamente útiles en la investigación cualitativa de RRPP. La técnica mas conocida es el del grupo de discusión, donde los entrevistados representan un publico especifico
A pesar de que estas siete técnicas de la investigación cualitativa nos pueden ofrecer información crucial para nuestro proyecto, estos datos no serán científicamente fiables sin el uso de los métodos estadísticos de investigación.
Circunstancia descrita como si ya se hubiera logrado.
Se distingue por el uso del futuro.
¿ Cual queremos que sea la ultima circunstancia como resultado de la ejecución del proyecto de relaciones publicas ?
Reglas para la Redacción de una Meta
Se centrara en un solo propósito.
Se describirá con una sola frase.
Describiremos la condición ultima deseada como si se hubiera cumplido
Se diferenciara la declaración de la meta usando el futuro.
No confundir un objetivo con una meta.
Objetivos
Indican que acciones han de ser tomadas
para conseguir la meta del proyecto.

Se requiere mas de un objetivo para alcanzar una meta.
El objetivo termina donde nos preguntamos como debe hacerse algo.
Es la función de la planificación estratégica
Características de los objetivos
Específicos y claros.
Redactados
Aceptables
Medibles y alterables
Realistas y alcanzables
Creíbles
Temporalizados
Presupuestables
Reglas para la redacción de un objetivo
Debe ser claro y componerse de tres partes.

1) Que debemos hacer
2) Con quien
3) Por que esta acciones necesaria para lograr la meta del proyecto.

Medible
Alcanzable
Temporizado
Tema y mensajes
Es el primer elemento de un plan de Relaciones Publicas.
El tema del proyecto debe ser fácil de recordar, (frase corta, tipo eslogan).
Los proyectos de relaciones publicas tienen un mensaje central encarnado en el tema o eslogan.
Técnicas
Son las que definen de que manera el profesional de las relaciones publicas enfocara el tema, como gestionara la transmisión de los mensajes a los públicos objetivo de la estrategias.
Se caracterizan por una determinada constancia en una etapa, la de la ejecucion del proyecto.
Acciones y eventos
Suelen ser el punto central del tema y mensajes, es muy importante que los proyectos incluyan un evento o una acción central que los conviertan en noticiables, interesantes y eficaces a la hora de mejorar la imagen del cliente.
Tácticas no controladas
Tácticas controladas
Incluye la comunicación de informaciones sobre el cliente u organización a los medios de comunicación generales o de prensa especializada.
Implican comunicación del cliente pagada por el, los formatos de este tipo de tácticas incluyen materiales escritos como folletos, revistas de empresa, boletines internos, memorias, materiales audiovisuales y la comunicación interpersonal como cursos, reuniones y entrevistas.
FACTORES Y PRINCIPIOS
Credibilidad de la fuente
: comunicación persuasiva.
Información de interés
: debe ser motivador para el publico.
Comunicación no verbal
: cuidar la imagen del cliente.
Comunicación verbal
: utilizar las palabras exactas en los mensajes.
Comunicación bidireccional
: permiten tener respuesta de parte del publico.
Lideres de opinión
: grupos relevantes de una institución o comunidad.
Influencia en los grupos
: tener comunicación con los lideres.
Exposición selectiva
: cambiar actitudes y comportamientos existentes.
Participación del publico
: la autopersuacion.
Evaluación de los objetivos cognitivos:
Exposición del mensaje
: determinado por la cobertura informativa a través de los recortes de prensa, audiencias de programas de televisión, radio o internet.

Comprensión del mensaje
: determinado por formulas de legibilidad de los mensajes usados en proyectos de relaciones públicas.

Retención del mensaje
: formulando preguntas diseñadas para comprobar el conocimiento del público objetivo sobre el mensaje del cliente.
Evaluación de los objetivos afectivos:
Evaluación de los objetivos conativos:
Las mas frecuentes son los cuestionarios de respuesta con la escala de Likert y los diferenciales semánticos, midiendo la intensidad y dirección de las actitudes.
Preguntarle a los públicos objetivo sobre su comportamiento desde su exposición al proyecto de relaciones públicas.
Evaluación de los objetivos de producción:
La efectividad puede ser evaluada llevando un registro del número de comunicados de prensa enviados a los medios de comunicación, del numero de contactos, de parlamentos, de publicaciones o de reuniones.
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