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Normas ISO y el Control Interno

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Indira Colmenarez Bandres

on 23 July 2015

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Normas ISO y el Control Interno
Julio 2015
Por qué es importante un sistema de Gestión de Calidad
Qué son las normas ISO
Conjunto de normas y directrices internacionales para la Gestión de la Calidad.
En 1987, han obtenido una reputación mundial como base para el establecimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad.
Iso 19011
Orienta sobre la gestión de un programa de auditoría
Programa de auditoría
Realización de una auditoría

Clientes exigentes
Mercado competitivo
Evolución tecnológica
Calidad es la clave para sobrevivir
Misión
Promover la normalización para facilitar el intercambio internacional de bienes y servicios.
Estimular y fomentar la cooperación recíproca en las actividades intelectuales, científicas, tecnológicas y económicas.
Sus trabajos son publicados como normas internacionales o como documentos técnicos de apoyo.
Principales normas ISO
Iso 9000 Principios y vocabularios
Iso 9001 Requisitos
Iso 9004 Modelos de excelencia
Iso 19011 Auditoría ambiental y de la calidad
Conceptos que debemos manejar
Calidad y Requisitos
Producto
Proceso
Sistema y Sistema de gestión
Política
Objetivo y Planificación
Control de la calidad, aseguramiento de la calidad y mejora de la calidad.
Mejora continua, eficiencia y eficacia.
Principios que sustentan un sistema de gestión de la calidad
1. Enfoque al cliente
2. Liderazgo
3. Participación del personal
4. Enfoque basado en procesos
5. Enfoque de sistema para la gestión
6. Mejora Continúa
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
8. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor
Mejora continúa
Medición, análisis y mejora
Cuál es el rol del auditor?
Enfoque anterior
Verificación de cumplimiento de cláusulas
Énfasis en procedimientos e instrucciones de trabajo.
Apoyo en la norma.
Nuevo enfoque
Evaluación eficacia SGC
Énfasis en mejoramiento
Mayor criterio y experticia del auditor.
Auditorías Internas y Externas según ISO
Auditorías Internas
:
De primera Parte.
Auditorías externas
:
De segundas y terceras partes
Auditorías combinadas;
2 ó más SGC de distintas disciplinas
Auditorías conjuntas
:
Cuando 2 ó más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado.
Conceptos claves
Criterio
Evidencia
Hallazgos de auditoría (Conformidad, no conformidad, cumplimiento y mejoras)
Conclusión de auditoría
Programa y Plan de auditoría
Riesgo y competencia
Principios de auditoría
1. Integridad
2. Presentación imparcial
3. Debido cuidado profesional
4. Confidencialidad
5. Independencia
6. Enfoque basado en la evidencia
Flujograma
Para los objetivos debe considerar aspectos como: prioridades de la dirección, característica de procesos y negocios, requisitos legales, necesidad de evaluar al proveedor, nivel de servicio del auditado, partes interesadas,etc.,.
Seguimiento, revisión y mejora
Gestión del resultado del programa de auditoría y mantenimiento del programa.
Objetivos, alcances y criterios
Identificación y evaluación de riesgos
Implementación de un programa anual de auditoría
Contacto inicial el auditor
Propósitos
Preparación del plan y documentos de auditoría.
Revisión de la documentación
Comunicación
Recopilación y verificación de información
Cierre
Informe y Seguimiento
Competencia
Debe planificarse, implementarse y documentarse.
a) Competencias del auditor para completar el programa.
b) Establecer criterios de evaluación
c) Seleccionar método de evaluación apropiado
d) Realizar la evaluación
Comportamiento, conocimientos y habilidades
Comportamiento:
Ético
Mente abierta
Diplomático
Observador
Perceptivo
Vérsatil
Tenaz
Decidido
Conocimientos y Habilidades:
Principios, conocimientos y métodos de auditoría.
Sistemas de gestión y documentos de referencia
Contexto de la Organización
Requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado.
Criterios de evaluación y métodos
Criterios:
Cualitativos (habilidades)
Cuantitativos (desempeño)
Métodos
Revisión de registros
Retroalimentación
Entrevista
Observación
Revisión después de la auditoría
Mantenimiento y mejora continúa
Desarrollo profesional continúo:
Cambios en las necesidades de los individuos y organización
Técnicas de auditoría
Normas pertinentes
Otras consideraciones
Cambios significativos para el auditado y sus operaciones
Ocurrencia de sucesos internos o externos
Grado de conformidad de las operaciones
identificación de áreas de mejora potencial
Los objetivos definen qué es lo que se va a auditar
Planificación, auditorías pertinentes.
Recursos, tiempo.
Competencia del equipo
Implementación ineficaz (comunicación)
Registros y controles de la documentación soporte (por el área de CI)
Seguimiento ineficaz
Comunicar e informar periódicamente el progreso de la ejecución.
Definir objetivos, alcance y criterios.
Coordinar y programar auditorías y otras actividades relativas a la auditoría
Asegurar la selección del equipo (competencia)
Ejecución de acuerdo a lo planificado
Registro y resguardo de documentos y actividades
La persona responsable del programa de auditoría debe:
Revisar y aprobar los informes de auditoría
Revisión del análisis causa - raíz y eficacia de las acciones correctivas y preventivas
Distribución de informes a la alta gerencia y otras áreas pertinentes
Necesidad de alguna auditoría de seguimiento
Mantenimiento del programa
Programa de auditoría, deben detallar objetivos, alcance, riesgos y revisión de la eficacia del programa
Auditoría, deben detallar, planificación, informe, no conformidades, acciones correctivas y preventiva y seguimientos (si aplica).
Personal, deben detallar, evaluación de competencia y desempeño del auditor, mantenimiento y mejora de la competencia
Factores que determinan la necesidad de modificar el programa:
Los hallazgos
La eficacia del SGC
Cambios en el SGC del auditado
Cambios en las normas y políticas
Cambios de proveedor
Revisión y mejora
Resultados y tendencias del seguimiento del programa
Conformidad
Evolución de las necesidades o expectativas de las áreas interesadas
Registros del PA
Métodos nuevos o alternativos de auditoría
Eficacia de las medidas para los riesgos
Confidencialidad
Establecer comunicación con el auditado
Confirmar la autoridad
Informa objetivos, alcance, método y equipo auditor
Solicita acceso a los documentos
Determina y solicita requisitos
Grado de difusión
Establece fechas de entrega y recepción
Determina áreas de interés para el auditado
El líder debe considerar aspectos como:
Técnicas de muestreo apropiadas
Composición del equipo y su competencia colectiva
Riesgos de la Organización
Los documentos de trabajo deben incluir lo siguiente:
Listas de verificación
Planes de muestreo
Formularios (PT)
La documentación del auditado se revisa para:
Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría
Reunir información.
La ejecución del trabajo de auditoría no debe parar las operaciones de la compañía
Comunicación oportuna con el auditado
Reuniones periódicas del equipo auditor
Ante una limitación debe indicarse a tiempo al auditado.
Los hallazgos de auditoría deben indicar la conformidad y no conformidad, y las buenas prácticas que las apoya, buscar consenso y documentar los puntos divergentes.
El informe debe contemplar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría.

En nuestro caso, deberíamos incluir una declaración del grado de cumplimiento en el que se han cumplido los criterios de la auditoría.

Las conclusiones pueden indicar la necesidad de correcciones, acciones correctivas, preventivas o de mejora.

Deben verificarse el grado de cumplimiento y la eficacia de estas mejoras.
“Para ser exitoso no tienes que hacer cosas extraordinarias.
Haz cosas ordinarias, extraordinariamente bien”.
Jim Rohn
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