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Referenten/innen gewinnen - Honorarverhandlungen und Preise

Prezi zum gleichnamigen Seminar von Bildungsbetrieb.de.
by

Peter K. Kuhn

on 25 May 2012

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Transcript of Referenten/innen gewinnen - Honorarverhandlungen und Preise

Erfolgreiche Honorarverhandlungen
Beispiel für einen Bildungsprojektverlauf
Motivation von Referenten

Berühmtheit,

Ideen verbreiten/Austausch,

Geld,
als Kenner/Experte bezeichnet zu werden,

sich einen Namen zu machen (-> Karriere)
,
Kontakte knüpfen
,
Fachlicher Austausch/Diskussion mit Kollegen,
Eigene Weiterbildung durch Besuch einer Konferenz,

Zwang zur schriftlichen Auseinandersetzung mit einem Thema,
Marketing/PR für das eigene Unternehmen,
unter den Besten zu sein,
neue Jobmöglichkeiten,

„Urlaub“/freie Tage, mal rauskommen,
Spaß,

Aufenthalt in einem guten Hotel
Honorarverhandlungen
Wer verdient wieviel?
Telefonübung
Schnelle Einführung
Grundsätzlich:

Der Handlungsspielraum bezüglich der Aufwandsentschädigung für die Referenten umfasst immer
Hotelübernachtung,

Reisekosten
und
Honorar.
Ausnahme: Produktanbieter, die referieren

Jeder Referent erhält generell eine Übernachtung; der Vorsitzende i.d.R. zwei

Die Honorarfrage bzw. „Aufwandsentschädigung“ muss immer aktiv angesprochen werden.

Sponsoren müssen alle ihre Kosten selbst tragen, mit ihnen wird nicht verhandelt
Normalfall:

Wenn ein Referent nicht explizit nachfragt, wird ihm im letzten Telefonat mitgeteilt, dass er eine Übernachtung gezahlt bekommt. (Ein Honorar und Reisekosten wird nicht übernommen, wenn keine Nachfrage/Einwand kommt)
Muss immer sein
: „Sie erhalten von uns als Aufwandsentschädigung eine Übernachtung im Konferenzhotel“ (Standardformulierung) d.h. Thema Honorar erst mal abwarten

Vorsitzender erhält i.d.R. ein Honorar, z.B. ab Euro 1.000,- plus Reisekosten.

Berater oder Anbieter von Dienstleistungen bekommen grundsätzlich kein Honorar/Reisekosten, denn sie können vor Ort Kunden gewinnen; dies wird offen kommuniziert.
Welche Arten von Referenten gibt es und wie gehen wir mit Ihnen um?

1. Solche, die noch nie für uns gesprochen haben
2. Solche, die schon für uns gesprochen haben
3. Unternehmensberater und Anbieter
4. Echte Gurus
5. Professoren
Die, die noch nicht für uns referiert haben

Grundsatz: Kein Honorar / geldwerte Leistung / Geld (AB = 500 Euro)

Argumente:

Wir kennen Sie nicht, sie kennen uns nicht. Unser Anfangshonorar beträgt Euro 500 Sollte es sich herausstellen, dass Sie öfter für uns referieren, ist die Bewertung Ihrer Vorträge durch unsere Teilnehmer eine neue Ausgangsbasis

Machen Sie ruhig klar, dass eine überdurchschnittlich gute Leistung auch honoriert wird.

Altbekannte

Erkundigen Sie sich bei dem zuständigen Konferenz Manger/Datenbank, wie der Referent angekommen ist und was er als Honorar erhalten hat. Sonst beim Referenten abfragen: Wo und wann er für uns gesprochen hat. Das ist dann auch die Verhandlungsbasis.. Sollte dieser Betrag zu hoch sein, es mit einer teilnehmerabhängigen Staffelung versuchen oder aber mit einem niedrigeren Honorar + Gastkarte.
Unternehmensberater / Anbieter

Sie bekommen weder ein Honorar noch eine Reisekostenerstattung. Eigentlich müssten Sie sogar dafür bezahlen, dass sie dabei sind. Es muss grundsätzlich immer mit dem Sales Manager abgestimmt werden, wenn ein Unternehmensberater oder Anbieter eingebunden wird, damit keine Anfragen doppelt laufen. Das wäre überaus peinlich.

Argumente:

Wir servieren Ihnen Ihre Zielgruppe auf einem silbernen Tablett.

Im Vergleich zu Messen gibt es viel weniger Streuverluste, da unsere Teilnehmer alles Entscheidungsträger sind.

Sie erbringen keine Beraterleistung auf der Konferenz. Es soll sich um einen fachlichen Vortrag handeln und nicht um eine Beratung. Deshalb ist es unpassend, hier mit Ihrem Beratersatz zu kalkulieren.

Das entspricht nicht unserer Unternehmenspolitik, es wäre schade, wenn ich Sie nicht von dem Vorteil, den zweifelsohne Ihr Unternehmen davon hätte, überzeugen kann. Bei Ihren Kollegen ist das kein Diskussionspunkt, wir haben da sehr gute Erfahrungen gesammelt und bekommen auch immer wieder positives Feedback von Seiten dieser Unternehmen (kleine Drohung, wenn er nicht will, es gibt genügend andere UB)
Echte Gurus

sind Referenten, die zusätzliche Teilnehmer bringen. Sie sind i.d.R. teuer. Also genau überlegen, wie viele zusätzliche Teilnehmer er einbringen wird.

Vorgehen:
Meistens sind die Preise für Gurus bekannt. ist dies nicht der Fall, checke das in seinem Büro. Dieses ist diese Anfragen gewohnt und kann sie handeln, bzw. eine Hausnummer nennen.
Verhandlungsspielraum gibt es am ehesten durch eine Staffelung. Da Gurus ihre Publikumswirkung nicht in Frage stellen, sind sie auch leicht gewillt eine erfolgsabhängige Staffelung zu akzeptieren oder Mengenrabatt für mehrere Veranstaltungen.
Professoren

Auch sie sind je nach Fachrichtung häufig hochpreisige Referenten und manchmal besonders harte Verhandlungspartner. Hier also eine gute Vorbereitung treffen. Oft eignen sich Professoren für die Moderation, aber nicht immer.

Argumente:

Sollten Sie eine/n Professor/in für ein Referat ansprechen wollen, aber sein/ihr Preis ist Ihnen zu hoch, dann versuchen Sie ihn für denselben Preis oder wenig mehr für die gesamte zweitägige Moderation zu bekommen.

Staffelung („Erfolgsbeteiligung“ gestaffelt -> bis 30 TN mind. / 30-50 TN seine Forderung / > 50 TN max.)

Professoren/innen lieben es, hofiert zu werden. Also machen Sie es, wenn es dadurch billiger wird.

Versuchen Sie ihn/sie mit Ihrem Konzept zu überzeugen und ihn als „praxisnahen Wissenschaftler“ zu gewinnen.

Ziehen Sie sich vorerst zurück mit der Bemerkung, „ich muss das leider erst mit meinem Chef absprechen, da dadurch mein Budget erheblich überschritten wird.“

Wenn er nicht von seinem Preis abrückt, Sie ihn aber dringend benötigen, können Sie immer noch versuchen, ihm zusätzliche Dinge aufzubürden; Referentenhinweise, Gestaltung des Seminars, Tipps für zukünftige Veranstaltungen, Listen etc.
Allgemeine Argumente für Verhandlungsfälle:
(vorher schon überlegen was und wie viel man ihm anbieten kann)

Leistungen seitens xxx sehr groß:

Plattform zu aktuellem Thema bei professionell organisierter Konferenz

20.000 Programme auf den Tischen von Entscheidungsträgern

Referent erfährt durch uns persönliche Etablierung als Brancheninsider (Kenner / Experte) -> Eigenwerbung

Darstellung des Unternehmens als führend (Vorreiter) zu der Thematik (auf Deckblatt der Broschüre genannt!) -> Imagegewinn

Referent kann die ganze Veranstaltung mitverfolgen (Networking), erhält eine Hotelübernachtung im x-Sternehotel sowie Dokumentationsunterlagen aller Vorträge

Viele sehen unsere Kosten nicht: hohe Marketingausgaben (!!), aufwendige Marktrecherche, hohe Hotelkosten, perfekte Organisation, wir investieren auch in neue Veranstaltungen, break-even liegt bei xx TN

Wir tragen immer auch ein Risiko: wenn wir z.B. nur xx Teilnehmer haben, tragen wir trotzdem alle anfallenden Kosten! Nicht alle unsere Veranstaltungen tragen sich.
Verhandlungsbausteine:

Sachleistungen, Freikarten = Wertschätzung ausdrücken

zwei statt einer Übernachtung!

Gastkarte anbieten:

entweder für die jeweilige Konferenz (d. h. für einen Kollegen oder Kunden) für eine unserer Konferenzen nach Wahl (hat einen Wert von xxxEuro!!) Kalkulatorisch kostet Dich eine Gastkarte ca. xx Euro

Eine Gastkarte kann statt Honorar eingesetzt werden, aber auch zur Kürzung des Honorars dienen.

Natürlich zahlen wir nicht den Gegenwert einer Gastkarte aus.
Teilnehmerabhängige Staffelung

ist eine erfolgsabhängige Vergütung. Für den Referenten bedeutet das je mehr Teilnehmer sich anmelden, desto mehr Honorar bekommt er. Er trägt mit seinem Ruf, seiner Stellung, etc. also zum Erfolg der Konferenz bei, weshalb er auch vom Erfolg profitieren soll.

Der Anfangsockel für eine Staffelung sollte so niedrig sein, dass man ihn gut verkraften kann, aber nicht so niedrig, dass der Referent abgeschreckt wird. Ebenso ist es wichtig, dass er bei gutem Verlauf mehr verdienen kann als er gefordert hat, damit er einen Anreiz hat, sich auf die Staffel einzulassen.

Kalkuliere immer mehrere Varianten, bevor Du mit dem Referenten sprichst. Und nach oben muss Deine Staffel immer einen Deckel haben.

Honorar mit Staffelung, Staffelung frühestens ab 50 zahlenden TN!!
z.b. 500 Euro unter 50 TN
600 Euro ab 50 TN
700 Euro ab 60 TN
800 Euro über 70 TN (-> immer „deckeln“!)

Weiters Beispiel: ein Referent hat 1000 Euro gefordert. „Herr X sie können sogar mehr als 1000 Euro erhalten. Ich würden Ihnen eine Staffelung vorschlagen: bei

einer Teilnehmerzahl von 50 erhalten sie 800 Euro. Ab 60 Teilnehmer erhalten Sie 1000 Euro, ab 70 Teilnehmer 1200 Euro und ab 80 Teilnehmer sogar 1500 Euro.
Reisekosten

Mit der unbedarften Frage „Übernimmt die Reisekosten Ihre Firma?“ können Sie evtl. einen Teil der entstehenden Reisekosten (insbesondere wenn sie drohen sehr hoch zu sein) als Honorar dem Referenten zahlen. Dieser veranlasst dann die Übernahme der Reisekosten durch seine Firma. Viele Unternehmen haben ein großes Interesse an der Wirkung von Vorträgen über die Leistungsfähigkeit ihrer Organisation.

Dokumentaionsmappen aus alten Veranstaltungen
Wert ca. xxx Euro

Link auf unserer Homepage


Wenn Sie „nachgeben“, immer Gegenleistungen verlangen:

z.B. Referent bringt Teilnehmerlisten, empfiehlt weiter Referenten, fungiert als Türöffner für Kooperationen (Verbände etc.)

Referent kann auch selbst Broschüren von uns verschicken, bekommt dann pro Anmeldung von seinen Leuten z.B. 100, bzw. 200 Euro (bietet sich an bei Beratern mit vielen Kontakten. Überschneidung mit Sales! Oder bei Verbandsreferenten, Redakteure Fachzeitung.)
Uneinsichtige Referenten:

Falls Sie „überrumpelt“ werden von Fragen seitens der Referenten oder ein Referent sich uneinsichtig zeigt, dann seine Honorarerwartungen abfragen und sagen, dass man sich am nächsten Tag noch mal meldet. Argument: wir haben auch begrenzte Budgets für die Referentenkosten, hohe Honorare müssen intern abgeklärt werden. Vorteil: Ihr habt Zeit zum Überlegen und wenn man den Referenten wieder anruft, hat dieser seine Erwartungen schon heruntergeschraubt!

Überlegen, ob der Referent ein hohe Honorar wert ist! Wenn nicht, dann absagen!!

Ehemalige Referenten, die ein (hohes) Honorar erhalten haben, versuchen runterzuhandeln. – Als neue Knotaktperson haben Sie eine gute Chance dazu!

Unter Umständen ist ein Referent / Guru ein (hohes) Honorar wert.
Formulierungen:

Nicht Formulierungen verwenden wie „… ich würde Ihnen ein Honorar anbieten in Höhe von…“ (Konjunktiv), statt dessen „Sie erhalten von uns eine Aufwandsentschädigung…“

„Für Ihr Referat und die termingerechte Übersendung Ihrer Vortragsunterlagen zahle ich Ihnen eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 1000 Euro, womit auch Ihre Reiskosten abgedeckt sind“.

Immer offen mit den Referenten sprechen und die Kostenstruktur verdeutlichen.

Wir sind „Partner“ und haben auch etwas zu bieten!

Lassen Sie sich keine Unsicherheit/Druck anmerken, Handeln ist erlaubt und macht Spaß!! In fast allen Fällen wird eine Lösung gefunden, in einigen wenigen Fällen müssen wir auf den Referenten verzichten - das ist „Business“
Einwände + Argumente im Beispiel:

„Die Konkurrenz zahlt aber mehr“
„Da ich deren Kostenstruktur nicht kenne und dies auch nicht nachprüfen kann, kann ich darüber keine Aussage treffen und mich nicht an ihnen orientieren. xxx bietet in jedem Fall sehr hohe Qualität!“

„Ich arbeite nicht für nichts!“
„Sie werden doch wohl kaum unbezahlten Urlaub nehmen müssen. Sie repräsentieren doch Ihre Firma und werden während des Einsatzes von Ihrem Arbeitgeber bezahlt.“

„Mein Chef unterstützt den Vortrag nicht. Ich muss die Präsentation in meiner Freizeit erstellen.“
„Wir bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit einer Gastkarte an, d.h. es spart deutlich an Weiterbildungskosten.“

„Ohne mich wird Ihr Programm nichts!“
- wahr:-> verhandeln
- unwahr -> „Das Programm enthält genau die Themen, die der Markt sich wünscht und hervorragende Referenten haben zugesagt. Es wäre sicher schade, wenn Sie nicht dabei wären, aber ich denke das Programm ist auch sehr gut“

„Ich habe einen Tagessatz von DM XY“
„Nutzen Sie den Tag / die Konferenz zum Networking und Sie haben die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kontakten und Folgeaufträgen zu generieren (mehr Wert als ein Tagessatz!)

„Mein Kollege bekommt bei Ihnen auch…..“
„Wir kennen Herrn XY bereits und haben auch die Qualität seiner Vorträge schätzen gelernt. Er war stets ein wertvoller Ideengeber, hat Hinweise auf weitere Referenten gegeben und uns damit bei der Vermarktung des Programmes unterstützt."
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