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Gestão de Projetos

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by

PMO TI Brasil

on 17 August 2016

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Transcript of Gestão de Projetos

Gestão de Demandas

Gerenciamento de Projetos

Treinamento Gestão de Projetos para Demandas
Acesse o portal do PMO!
http://trevolite/portalpmo/

Blog do PMO
http://trevolite/portalpmo/blog.html

designed by PMO Central
Mas afinal, o que é um projeto?
Iniciando um Projeto
Escopo
Definir qual trabalho é necessário e garantir que todo esse trabalho e, apenas este trabalho, seja realizado
Risco
Comunicação
Quem, como e quando devo passar/receber informações sobre o projeto
Eco Berrini
Dificuldades Encontradas
Papéis e Responsabilidades
Projetos Acompanhados pelo PMO
Ausência de Técnicas de Gestão de Projetos
Falta de Conhecimento dos Clientes em Gestão de Projetos
Clientes
Conscientização ANs para atuarem como GPs
Demandas com AN sem GP
EP x GP x AN
Gerentes de Projeto
Projetos sem PMO
Todos os Projetos e Demandas
Vixi! Lá vem mais trabalho!!!
Regras do treinamento:
Notebook
Celular
O que veremos hoje
Visão Geral e conceitos de Gestão de
Projetos
Áreas de Conhecimento:
Escopo
Tempo
Risco
Comunicação

Case prático
Iniciando um projeto (termo de abertura)
Que calor!!!
Chris Edington - VP - Tecnologia da Informação (I)
Denise Inaba - Diretora de Planejamento e Governança de TI (I*C)
Daniela Calaes - Gerente de Divisão de PMO (I*CP)
Leonardo Aleixo - Coordenador do PMO Central
PMO Central
Quem somos
Definir o tempo necessário para concluir o projeto e quando será realizado.
Tempo
É um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo
Escopo
O que quero fazer?
Onde quero chegar?
PMO Airlines
PMO Airlines
Tempo
Quando vou fazer?
Quanto tempo vou levar?
Custo
Quanto pretendo gastar?

Restrições:
Tempo, Custo, Escopo, Qualidade, Recursos Humanos, etc
Ciclo de Vida Produto

Concepção
Desenvolvimento
Teste
Entrega
Ciclo de Vida do Projeto
Iniciação
Planejamento
Execução
Encerramento
Monitoramento e Controle
Tempo
Quando será?
Quanto tempo vou levar?
44%
das organizações estouram o orçamento com frequência
75%
utilizam o MS Project
23%
das empresas oferecem treinamento de gestão de projetos
Telefonica Vivo
6 bilhões
Orçamento para projetos em 2013
10%
Sucesso inquestionável
80% imparcial
10% Insucesso
+ de 4.000
projetos em andamento
Projeto x Operação
Termo de Abertura (Project Charter)
Objetivo
>> Onde se quer chegar?
>> De que se trata o projeto?
>> Ao final, o que será entregue?
Justificativa
>> Por que o projeto é importante?
>> Por que é urgente ou obrigatório?
>> O que acontecerá se não realizado?
Benefícios e Resultados
Premissas e Restrições
Fatores Críticos de Sucesso
>> Grandes riscos do projeto
>> Fatores sem os quais o sucesso é improvável
OBJETIVOS
BENEFÍCIOS
RESULTADOS
Disponibilizar tecnologia 4G nos produtos:
Planos Smartphone;
Vivo Internet Casa;
Vivo Internet Box;
Vivo Internet Móvel.
Após o leilão da frequência LTE, todos os concorrentes começaram a se movimentar para disponibilizar a tecnologia 4G ao cliente.
Envolve metas da Anatel na coberturta do 4G até a copa do mundo.
A não disponibilização gera multa
Upgrade de Planos (3G para 4G) em 10% da base de clientes pós pago
Disponibilizar serviço 4G para as cidades sede da copa do mundo
Líder em Market Share 4G
Melhora da imagem da empresa
Maior retorno para acionista
$100.000
Premissa
Restrição
Até $70 mil
70.000 -> Casa
30.000 -> Casamento
$100 mil
Cumprimento do cronograma de implantação da ANATEL
Integração de todos os sistemas envolvidos
Infraestrutura adequada para atender a velocidade ofertada
Projeto
Patrocinador
Ideia / Necessidade
Ativos da Empresa
Cultura e Sistemas
Processos e
Procedimentos
Selecionar Gerente de Projetos
Definir principais envolvidos
Iniciação
Planejamento
Execução
Monit e Controle
Encerramento
Integração
Escopo
Escopo
Tempo
Tempo
Custos
Custos
Qualidade
Recursos Humanos
Comunicações
Riscos
Riscos
Aquisições
Partes Interessadas
Áreas de conhecimento
x
Ciclo de vida
Planejar
Coletar Requisitos
Definir Escopo
Criar WBS (EAP)
Planejamento
Projeto
Produto
Que resultado final é esperado?
Requisitos que se relacionam ao produto do projeto
Características e funções associadas
Trabalho que será feito para entregar o produto
Atividades de planejamento, gerenciamento, coordenação, que garantam a realização do produto
Como realizar
Quais Ferramentas
Como criar WBS
Quais são os fatores ambientais da empresa
Como será gerenciado e controlado
Como obter aceitação
O que as partes interessadas precisam em um projeto/produto
Vou acrescentar tudo que quero!
Vou aproveitar e pedir mais coisas
Diretas já!!!
Algumas Técnicas:
Entrevistas
Grupos de Foco
Workshops
Brainstorming
Mapas Mentais (Diagrama de ideias)
Benchmarking
Protótipos
Técnica Delphi
Etc
O que está ou não incluído no projeto e nas suas entregas
Eis o que faremos no neste projeto
Escopo do Produto
Escopo do Projeto
Entregas
Critérios de Aceitação
O que não faz parte do escopo
Premissas e restrições
Mostra todo o escopo dividido em entregas gerenciáveis
Já tenho uma lista de tudo. Pra que isso Mr. Brain?
Te explico, entra aqui...
Lista facilita omissão de algumas entregas
Se o projeto for grande pode não permitir uma divisão clara
O envolvimento da equipe na criação da WBS permite:
Mapear todas as partes;
Maior comprometimento e adesão
Lista normalmente é elaborada por uma pessoa e é cansativa de ler
WBS mostra uma hierarquia completa do projeto, possibilitando ver seus relacionamentos
Entrega:
Trabalho necessário para realizar as entregas
Organizado em grupos de atividades
Boa prática: 8/80
Pacotes de trabalho:
O que gera valor para o cliente
Validar Escopo
Envolve reuniões frequentes e planejadas com o cliente ou patrocinador para obter aceitação formal
Monitoramento e Controle
Entrega
Escopo aprovado
Aceite
Controlar Escopo
Medir e avaliar os dados de desempenho do trabalho pela linha base e pelas mudanças aprovadas
Linha de Base
Trabalho realizado
Medir
Atualizar,Replanejar, Gerenciar mudanças
Trabalho Proativo!
Processos
Definir Atividades
Decompor os pacotes da WBS em atividades
Sequenciar as Atividades
Ordem em que o trabalho será realizado
Estimar os recursos
Tipo e quantidade de recursos e materiais
Quanto tempo demorará cada atividade
Desenvolver Cronograma
Colocar as informações na ferramenta
Planejamento
Planejar Gerenciamento Cronograma
Documentar como será o planejamento, gerenciamento e controle do cronograma
Quais são os processos e procedimentos
Quais ferramentas
Fatores Ambientais

Por onde começo?
Projeto
Projeto
Fase A
Fase B
Entrega 1
Entrega 2
Entrega 2
Entrega 3
Pacote X
Pacote Y
Pacote P
Pacote W
WBS
Projeto
Projeto
Fase A
Fase B
Entrega 1
Entrega 2
Entrega 2
Entrega 3
Pacote X
Pacote Y
Pacote P
Pacote W
WBS
GPI
Projeto X
Atividade 1
Atividade 2
Atividade 3
Atividade 4
Atividade 5
Atividade 6
Tipos de relacionamento
Início - Início
Término - Início
Término - Término
Início - Término
Latência
Atraso
Adiantamento
Estimar Duração
Revisar disponibilidade
Estimativa de custos
Revisar riscos
Informações históricas
Política de recursos
Opinião especializada sobre recursos
Como estimar os recursos:
Importante que o recurso que executará a atividade realize a estimativa
Conferir o calendário do recurso
Consultar ativos de processos organizacionais e lições aprendidas
Prover toda a informação necessária para os recursos estimarem
Impedir a inserção de "gordura" e tratar as incertezas através da gestão de riscos
Pontos a considerar:
Hora usar as ferramentas!
Temos 2 opções:
Lista de tarefas no GPI (Gestão de Projetos Integrados)
Cronograma Microsoft Project 2007 e 2010
Vamos praticar!!!
Monitoramento e Controle
Controlar Cronograma
Medir em relação à linha base
Ser proativo!
Criar ações corretivas
Registrar Lições Aprendidas
Processos
Linha de base:
Conjunto de valores importantes como:
datas
,
custos
e
atribuição de recursos
que foram planejados aceitos pelos principais envolvidos no projeto.
Planejar
Analisar Quantitativamente
Planejamento
Monitoramento e Controle
Controlar Riscos
Identificar
Analisar Qualitativamente
Planejar Respostas
Metodologia
Papéis e Responsabilidades
Orçamento para os riscos
Frequência
Categorias de Riscos (interna, externa, etc)
Definições de probabilidade e impacto


Relatórios
Rastreamento
Combinar as regras do jogo
Esforço iterativo para envolver todas as partes interessadas afim de detectar novos riscos
Todos devem ser envolovidos
Algumas Técnicas
Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças)
Análise de Premissas
Técnicas de coleta de informações (Brainstorming, Delphi, Entrevistas e Análise de Causa Raiz)
E se...?
Numero 2
Tenho que tratar tudo???
O que devemos realmente tratar?
Análise numérica da probabilidade x impacto e como afetam os objetivos do projeto
Categorização
Urgência
Qualidade dos dados de risco
Grau de compreensão e precisão das informações sobre riscos
Qual a prioridade?
Técnico, externo, qual pacote afeta, etc
Qualitativa
Quantitativa
Risco de atraso no cronograma = 5
Risco de atraso = um milhão em multas
Impacto
Quais riscos exigem resposta?
Qual o risco geral do projeto?

da gestão do Risco
de aceitar o Risco
Custos
O que será feito a respeito a cada risco
Fazer algo para eliminar ameaças
antes
que elas ocorram
Fazer algo para
potencializar
oportunidades
Diminuir
a probabilidade e/ou impacto das ameaças
Aumentar
a probabilidade e/ou impacto oportunidades
Estratégias:
Ameaças
e
Oportunidades
Evitar
- eliminar a ameaça eliminando a causa (
Explorar)
Mitigar
- Reduzir probabilidade/impacto (
Melhorar)
Transferir
- tornar outra parte responsável (
Compartilhar)
Aceitar
- "Se acontecer, aconteceu
criar planos de contingência
Monitorar riscos residuais
Identificar novos riscos e criar planos para eles
Avaliar eficácia do plano de riscos. "Os processos estão funcionando?
Desenvolver novas respostas. "aparentemente aquele plano não funciona mais"
Coletar e comunicar situações de riscos
Determinar se premissas ainda são válidas
Reavaliar riscos: identificação e análises qualitativa/quantitativa
Solicitar mudanças (utilizando reservas de contingência)
Verificar se a gestão dos riscos está ocorrendo conforme o planejado e quais ações são necessárias para garantir os desvios do plano
Atender fora da sala
Utilizar somente para o treinamento
Break
15 minutos (10:30 e 16:30)
1 hora - (13:00 as 14:00)
Almoço
Processos
O que ele quis dizer?
Prefiro por email!
Preciso fazer alguma coisa?
Eu prefiro ser...
Planejar Comunicações
Planejamento
Gerenciar comunicação
Reunir e fornecer informações e garantir que elas fluam em todas as direções necessárias
Execução
Controlar Comunicação
Avaliar a eficiência e eficácia da comunicação na direção certa, para as pessoas certas e na hora certa
Monitoramento
e Controle
Processos
Tipos de Comunicação
Escrita Formal

Verbal Formal
Problemas complexos, plano do projeto e termo de abertura
Apresentações, palestras
Escrita informal
email, sms, etc
Verbal Informal
reuniões, conversas
Comunicação é uma via de duas mãos
Usaremos o GPI, Core Team, Comitês executivos, workshop de requisito...
Como armazenar, manter, distribuir e obter informações, e o que acontecerá com as informações do projeto após sua conclusão.
Emissor
Mensagem
Receptor
Modelo de plano
Agentes da comunicação
O que precisa ser comunicado
Por que
Entre quem
Método de comunicação
Responsabilidade envio
Quando e qual frequência
O que pode atrapalhar uma comunicação
Ambientes ruidosos
Distância entre as pessoas
Fazer declarações negativas
Hostilidade
Idioma e Cultura
Bla bla bla bla!
#*!$#¨&!
Oi!
Ah?!?
Vamos ao que importa!
Aff...
Grrrr!!
Setembro chove?
No tengo!
Relatórios de Desempenho
Fornecer detalhes de acordo com as necessidades solicitadas
Melhor método
Comparação com o planejado (linha de base)
Real e confiável
Análise a futuro
Obter feedback
CORE TEAM
GPI
Qualidade
Processo de identificar os padrões de qualidade a serem adotados e determinar como satisfazê-los.
Devem ser identificados níveis de qualidade do projeto, dos produtos e a qualidade percebida.
Planejar Qualidade
Planejamento
Garantir Qualidade
Verificar se os requisitos de qualidade, políticas e processos organizacionais estão dando os resultados esperados
Execução
Controlar Qualidade
Monitoramento
e Controle
Processos
Análise Custo benefício
Identificar todos os padrões, práticas e requisitos organizacionais para qualidade do Projeto/Produto
Planejar como atender tudo isso
O que é necessário?
Definição de Qualidade
Definida como nível de cumprimento dos requisitos
Ativos da empresa
Registro de partes interessadas
Documentação dos requisitos
Gold Plating
Benefício não solicitado (extras)
Teorias de qualidade não recomendam tal prática
Vale a pena controlar tudo?

Qual nível de controle?
Custo da Qualidade
Assegurar que o projeto não esteja gastando demais para atingir o nível de qualidade
Custo da Conformidade
Treinamento em qualidade
Estudos
Custo da não conformidade
Retrabalho
Sucata
Alguns dos resultados desta atividade
Solicitação de mudança, ações corretivas/preventivas recomendadas e reparo de defeitos
Padrões, processos, e sistemas de qualidade atualizados
Plano de projeto atualizado
Examinar as entregas reais produzidas;


Encontrar fonte dos problemas e recomendar soluções
Garantir que as entregas estejam corretas, cumprindo o nível de qualidade;
Lições Aprendidas
Maioria das empresas possuem uma área específica
Trata-se de medir os resultados: Os resultados do trabalho estão cumprindo os padrões? Qual a variação real em relação aos padrões? A variação está fora dos limites aceitáveis? Estamos seguindo as listas de verificação?
Lista de verificação
Itens a serem inspecionados
São criados em referência aos critérios de aceitação
São eventos ou condições incertas que, se ocorrerem, terão efeitos positivos ou negativos sobre pelo menos um objetivo do projeto.
Venham crianças! Está seguro aqui...
INÍCIO
Entrega
Férias
Fora do Escopo
Dentro do Escopo
SD
E quem são vocês?
Início - Fim
Mudanças
Urgentes
Contínuo
Estável
PMI
Project Management Institute
PMP
Project Management Professional
PMBOK
Project Management Body of Knowledge
PMO
Project Management Office
Áreas de Conhecimento
Escopo, Tempo, Custo, Comunicação, Risco, Qualidade, Aquisições, Recursos Humanos, Stakeholders, Integração.
Entendendo as siglas
WTC
Cadê a informação?
Outras Áreas
Recursos Humanos
Aquisições
Stakeholders
Integração
GPI
Apresente o status geral de uma de suas demandas/projetos em 5 minutos
Termo de Abertura
WBS
Status Geral e Próximos Passos
Riscos e ações
Tempo

E mais...
Vídeo
Qual a probabilidade de cumprir os objetivos?
Determinar reservas de custo e tempo
Custos
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