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Proyecto Final Comunicación Organizacional

Plan de Comunicación Organizacional
by

Karla Daniela Diaz Lopez

on 21 August 2013

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Transcript of Proyecto Final Comunicación Organizacional

-
PROMOCIÓN EN EL PUNTO DE VENTA
: los productos de consumo, especialmente de alimentación y cosmética, y en general aquellos que llegan al consumidor final a través de la venta autoservicio. Este tipo de promoción se apoya habitualmente con inserciones publicitarias en distintos medios de comunicación. I
ncentivos
a
la compra:
puede añadir ese pequeño valor adicional que justifica la decisión de compra

-
SOFTWARE PROMOCIONAL

: Es utilizado para la difusión de información sobre ciertos productos y servicios como, por ejemplo, servicios de ingeniería, proyectos de obra civil, arquitectura o decoración.

-
MISIONES COMERCIALES
: se trata de visitas de promoción realizadas por personal de la empresa a clientes potenciales en otros mercados. Suele utilizarse por firmas exportadoras que acuden a nuevos mercados.
Está resultando más eficaz las “misiones comerciales inversas”, donde las empresas invitan a sus clientes actuales o potenciales a visitar sus instalaciones.

-
FERIAS Y EXPOSICIONES
: concentración de la oferta y la demanda en lugar y tiempo determinados. Es una de las formas de promoción que mejores resultados ofrecen a las empresas exportadoras.
Plan de Comunicación Organizacional
Universidad Popular Autónoma del Estado de Puebla.

Nombre: Karla Daniela Díaz López.

Tema: Presentación Proyecto de Comunicación.

Catedrático: Lic. Sandra Karina Camacho Márquez.

Cátedra: Comunicación Organizacional.

Fecha: 12/06/2013.

Introducción
Diseño del Plan de Comunicación Interna
Diseño de Comunicación Externa
Conducción y Monitoreo
conclusiones
Comunicarse es una necesidad básica y forma parte de la interacción social de los seres humanos.

La labor de comunicación está irrumpiendo con fuerza como instrumento de los nuevos estilos de dirección empresariales.

Al analizar la comunicación en la empresa, nos damos cuenta que existen dos tipos de públicos principalmente; unos que viven dentro de ella (analizados en su comunicación interna) y otros que no viven dentro de ella, pero necesitan de ella.

No existe una buena comunicación externa sin una buena política de comunicación interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas en su planteamiento teórico pero que en la práctica de la empresa existe una disociación
Cronograma y Acciones
La comunicación interna tiene como destinatarios los directivos inicialmente, para luego extenderse en todos los puestos de la empresa. En este sentido se realizarán presentaciones del Plan a la Dirección y jefes de departamento, y se enviará la información a los empleados vía e-mail, de igual manera se difundirá un boletín donde se explicará el funcionamiento del plan.
Difusión
Correo electrónico

La videoconferencia

Página Web

Redes Sociales
Medios de Comunicación a Promover
Reuniones en grupo

Reuniones individuales

Tablón de anuncios
 
Carteles
 
Videos
 
Encuesta a los empleados

Buzón de sugerencias
Medios de Comunicación Interna ya Existentes
El público objetivo son los clientes internos, es decir, somos conscientes de las diferencias tanto cualitativas como cuantitativas, de las personas que trabajan en esta organización. Las expectativas, necesidades, grados de compromiso, etc son distintas en cada puesto. Identificando entonces a nuestro público objetivo como el personal de:

Dirección
Responsables intermedios
Otros profesionales de la Unidad de Apoyo a Gerencia


Destinatario o Blanco
El mensaje a transmitir es que: “Se debe tener prioridad la información interna, toda acción comunitaria hacia el exterior debe ir precedida de una comunicación hacia el interior de la compañía. Para ello además la información que vaya a ir hacia el exterior se recomienda que sea difundida por canales internos antes de hacerse pública”
El mensaje
Establecer líneas de comunicación internas.

Conocer los programas de acogida para las nuevas incorporaciones.

Informar a los trabajadores sobre lo que ocurre en la empresa.

Hacer partícipes a los trabajadores de las decisiones, proyectos, actualizaciones e  iniciativas en la empresa.

Crear una mayor motivación por parte de los trabajadores.

Dar a conocer nuevos programas formativos.

Evitar confusiones.

Mejorar el clima laboral.

Crear imagen corporativa y de esta forma fortalecer los lazos con los clientes.

Mejorar la implicación de los trabajadores en la organización.

Estrategias de comunicación Interna.
Mejorar la comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo y promover su participación.

Contribuir a construir la identidad corporativa.

Promover el conocimiento de la Gerencia.

Impedir el bloqueo interdepartamental.

Mejora de la eficiencia y la participación de todas las personas.

Mejora de relaciones entre los niveles jerárquicos.

Mayor identificación con la organización.

Disminución de la confidencialidad mal entendida (rumores).

Mejora el clima laboral
Objetivos del Plan de comunicación Interna
El contenido de lo que comunicamos y los canales a través de los cuales comunicamos esos contenidos son la base para que el proceso de la comunicación sea eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y concreción en el contenido, así como la eficiencia del medio.
 
Con este plan se procurará que las necesidades básicas de comunicación que se tienen, para realizar bien el trabajo sean cubiertas, todo esto a través de la comunicación vía redes sociales, evitando así, el papeleo y los cuellos de botella de la información.

Planteamiento y Justificación

La comunicación interna tiene en nuestros días más importancia que nunca, debido a la llegada de grandes cambios a las organizaciones.

No comunicar de la manera más adecuada tiene sus consecuencias directas en el funcionamiento de las empresas.

La información y participación de los trabajadores resulta esencial para el logro de los objetivos empresariales.


Cronograma
La comunicación corporativa externa es una de las principales herramientas de proyección con las que cuenta la empresa a la hora de transmitir sus valores, su filosofía y la misión por la que lleva a cabo su actividad. Es decir, se trata de la forma que tiene como organización de comunicarse con su entorno y hacerle partícipe de sus inquietudes y de su razón de ser, a la vez que trata de establecer unos canales de recepción de feedback.

Debemos pensar que la importancia de la comunicación es inmensa, sobre todo en el momento actual donde el acceso a la información de los potenciales clientes ha variado el concepto de marketing clásico hacia el de la comunicación. Por eso, la relación de la empresa con su entorno y la capacidad para externalizar sus valores y el porqué de su existencia, se traducirá en una aceptación por parte del entorno.
Hasta el año 2012 la presencia del comercio denominado “Distribuidora Ferroeléctrica Díaz” en la Web 2.0 había sido meramente testimonial, fruto de actuaciones individuales y faltas de coordinación.
 
La comunicación externa tiene como destinatarios la nuestros clientes. En este sentido se realizarán se enviará la información vía e-mail a la cartera de clientes con los que contamos, se pondrán Links directos hacia los perfiles sociales en la página web, se incluirán las direcciones http de manera impresa en cada factura, comprobante de pago y cotización, se promoverá dentro de los mismos perfiles, sorteos y descuentos relacionados con los mismos.
Difusión
Creación de blog corporativo y/o personal sobre algún aspecto de la empresa o negocio.

Estudiar sobre qué redes sociales va a girar la campaña.

Debido a la cantidad de redes sociales existentes y a su variedad de público e idiosincrasia se necesita hacer una criba previa de redes en las que actuar.

Crear un usuario con el que participar en foros y redes de temática o finalidad similar a la de nuestra web.

Crear los perfiles y webs en las redes en las que se va a actuar.

Mantener activos todos los elementos 2.0 creados.

Interactuar con miembros de las diferentes comunidades y redes elegidas, es la forma más rápida de dar a conocer nuestro web o servicio entre los consumidores potenciales.
Acciones
Correo electrónico: En aquellas empresas con utilización masiva de ordenadores, es cada vez más frecuente el establecimiento de direcciones de correo personalizadas a diversos mandos y empleados de la empresa.

La videoconferencia: permite que varios asistentes, ubicados en lugares o poblaciones distintas, puedan conectarse por video y sonido, para conversar o escucharse entre si o a un conferenciante, en tiempo real.

Página Web: Si bien una página web o un portal en internet es, por naturaleza, abierto a todo el mundo que accede a este medio, puede ser utilizada para la comunicación interna en la empresa. Esta podrá ser restringida a través de claves de acceso o abierta a todo el que quiera entrar.

Redes Sociales: En los últimos años, el uso de las redes sociales a nivel empresarial a tenido un crecimiento constante. La mayor productividad que nos permiten conseguir sobre el correo electrónico es su gran ventaja. Por eso no es raro que muchas organizaciones busquen implantar las redes sociales para mejorar la comunicación interna en la empresa.
Medios de Comunicación a Promover
El público objetivo son los los clientes potenciales y reales, así como los proveedores y promotores de venta.
Destinatario o Blanco
El mensaje a transmitir es que: “Distribuidora Ferroeléctrica Díaz está comprometido con sus clientes tanto internos como externos, en ofrecer calidad, calidez, trato amable y serio, pero sobre todo, los clientes pueden estar seguros de que sus peticiones serán respondidas a la inmediatez”
El mensaje
Crear la imagen de una marca: Una de las principales estrategias en Social Media es mejorar la imagen de la marca y el posicionamiento de una empresa, en la mente de público .

Ventas Online: Se puede comenzar a ofrecer los productos dentro de la misma red social para promover su venta, o bien, podemos promocionar la venta de los mismos en una página adicional.
 
Fidelización del cliente: Todos sabemos que cuesta más conseguir un nuevo cliente que fidelizar uno que ya tenemos, y en base a esta regla, se ha decidido utilizar las redes sociales como herramienta de fidelización.
 
Captación de Leads: Generar de bases de datos de potenciales clientes, es una de las estrategias de marketing más rentables a mediano y largo plazo ya que nos permite abrir un canal de comunicación con personas interesadas en nuestro producto o servicio
Estrategias de comunicación Interna.
La organización no tiene una comunicación con el público externo y esto es de cubrir las necesidades de comunicación externa de la Ferretería.
 
Generar una cultura en el personal acerca de las redes sociales
 
Establecer y asegurar las políticas y directrices para las redes sociales
 
Asegurar que la marca este protegida y que sea coherente el uso de la misma en las diferentes redes sociales
 
Crear una presencia social en las diferentes comunidades
 
Utilizar los medios de redes sociales en pro de las relaciones públicas
 
Monitorear y medir las actividades en redes sociales
 
Controlar la reputación de marca online
Objetivos del Plan de comunicación Interna
Las funciones de la comunicación externa son, principalmente, las relativas al envío de información a todo el entorno de la empresa, pero al mismo tiempo también de búsqueda de la información necesaria. Con este intercambio de información, logramos que fluya en la dirección que nos conviene, consiguiendo que se extiendan el mensaje y los contenidos que nos interesan.
 
Ahora bien sabiendo que Internet está cambiando la forma de comunicarse, compartir ideas y difundir información, las redes sociales son herramientas de comunicación que crean grandes oportunidades en torno al tema de comunicación. Hoy en día son pocas las empresas que no disfrutan de los beneficios que pueden ofrecer las redes sociales, a través de campañas de social media.
 
Dicho lo anterior éste presente manual surge por la necesidad actual y los beneficios que se derivan de una gestión eficaz de la comunicación a todos los niveles. Junto con la exigencia de modernizarnos en la gestión de la comunicación exterior de nuestra empresa, a través de redes sociales, dándole un uso positivo a las nuevas tecnologías.
Planteamiento y Justificación

Tabla de Indicadores de Comunicación Externa
Tabla de Indicadores de Comunicación Interna
La estrategia de comunicación, tal como la define y formaliza el plan, debe recordarse continuamente para mantenerla vigente. Esto puede lograrse a base de diversas modalidades:

Política: Deberá denunciarse de inmediato cualquier mensaje de un miembro del equipo que no se ajuste a la estrategia de comunicación.
 
Directiva: Antes de adoptar una posición en el exterior, es conveniente que la dirección de comunicación recuerde el mensaje esencial por entregar. El mensaje se adaptará de acuerdo con el lugar y el público al que va dirigido, pero siempre expresará el objetivo de comunicación.
 
Funcional: En este caso la acción se dirige a todos los actores de la función comunicadora en la empresa. Para ser plenamente eficaz, la comunicación global debe realizarse en el marco de una relación clara, ininterrumpida y de calidad entre los comunicadores externos y los internos. Por ello es necesario establecer un flujo que no sea únicamente descendente, ni limitado a la forma escrita (notas, cartas, folletos, etc.) o virtual (redes sociales, foros, notas, intranet), a fin de garantizar la comunicación, por medio de reuniones generales o temáticas regulares efectuadas en la matriz o en otras oficinas, donde se pondrán en claro los nuevos ejes del plan de comunicación y así situar cada nueva acción ya sea local o a nivel general.
Recordatorio Continuo del Interés del Plan
El hecho de que exista un procedimiento de control refuerza la credibilidad del plan estratégico. Para ser plenamente eficaces, esta etapa requiere de una reflexión profunda alrededor de tres ejes: la tabla de indicadores, el comité de monitoreo y el recordatorio continuo del interés del plan.
Al comité de monitoreo se le asignaran dos objetivos principales: Política interna y eficacia práctica. Para ofrecer las mayores garantías de objetividad, el comité estará integrado por miembros distintos de los que han elaborado el presente proyecto.
 
Función: Será recordar en todo momento que cualquier acto, cualquier mensaje, debe tener el propósito de implementar o acatar la estrategia de comunicación.
Comité de Monitoreo

A partir de lo expuesto, podemos concluir que es de gran importancia desarrollar una comunicación a partir de la cultura empresarial de nuestra organización, debemos hacer una reflexión profunda de qué es lo que queremos expresar y qué percepción queremos generar y a partir de eso desarrollar un conjunto de tácticas de comunicación interna y externa. Como ya lo he mencionado, hoy en día la comunicación es de vital importancia en el ámbito organizacional y debemos recordar que a todo momento comunicamos algo. La comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad. De igual manera nos permite conocer al recurso humano y evaluar su desempeño y productividad, a través de entrevistas y recorridos por las diversas áreas de trabajo.

Por todo lo anterior, en las organizaciones, los mecanismos de comunicación deben estar debidamente estructurados, para que la información sea difundida de manera clara y oportuna. La gestión de la comunicación en la empresa. Algunas de las razones se encuentran en la necesidad de que haya coherencia entre la comunicación interna y externa, que la imagen no resulte arbitraria y sobre todo el imperativo de crear valor en la empresa y darlo a conocer.
La comunicación en la organización se tiene que dar tanto de forma interna como de forma externa, hoy en día se considera un aspecto fundamental para el funcionamiento de una empresa y su desempeño. Lo más importante es identificar la cultura de la empresa y darla a conocer dentro y fuera de la organización, de esta manera los públicos objetivos y audiencias podrán conocerla como se debe y tener una buena percepción de esta al igual que la gente que la conforma, ambas partes son de crucial importancia.
La comunicación en las organizaciones es fundamental para el cumplimiento eficaz de sus objetivos. Es un medio que, en conjunto, permite el desarrollo de sus integrantes para enfrentar los retos y necesidades de nuestra sociedad.
Fuentes Bibliográficas
Nombre: El plan de comunicación organizacional
Autor: Thierry Libaert
Editorial: Limusa
Año: 2012
283 Páginas.

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