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CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE ARCHIVOS

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Transcript of CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE ARCHIVOS

CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE ARCHIVOS
Todas las personas que toman decisiones importantes, requieren de un archivo bien llevado para ahorrar tiempo y no desperdiciar ni cometer errores, de allí la importancia de la clasificación de documentos
La Clasificación Documental
Tipos de Clasificación
Se pueden utilizar:
Alfabético
Numérico
Geográfico
Temático
Cronológico
Reglas Básicas para Clasificar
ALFABETIZAR
Es una técnica para la identificación y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según característica comunes que pueden ser diferenciados.
La codificación
consiste en asignar números, letras y otros símbolos a los documentos
UNIDAD
Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia elfabetica de sus letras

por ejemplo:

Sin ordenar:
Peréz, Rojas, Lopéz, Roca

Ordenado:
Lopéz, Peréz,Roca, Rojas
Se denomina a cada palabra que forma parte de un título
Asi tenemos :
Iniciales, abreviaturas, letra separada
por ejemplo:
El nombre: Jorge R. Suárez
Contiene tres unidades

Jorge(1)
R.(2)
Suárez(3)
División de las Reglas de Clasificación

Nombres de Personas
Nombres de Empresas
a. Por orden alfabético


b. Por nombres iguales


c. Por nombres con iniciales


d. Por nombres con prefijos



e. Reglas de mujeres casadas

f.Por títulos y grados académicos
1.Cuando NO llevan el nombre completo de una persona

2. Cuando Si llevan el nombre completo

3. Cuando el nombre de las empresas presentan:artículos preposiciones y conjunciones

4.Cuando en el nombre de las empresas o instituciones presentan números

5.Cuando el nombre de la empresa se presenta en abreviaturas y siglas

6.Cuando las empresas presetan direcciones
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