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MANEJO DE FORMULAS Y GRÁFICOS EN EXCEL

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marlon hernan reyes garcia

on 28 October 2012

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Transcript of MANEJO DE FORMULAS Y GRÁFICOS EN EXCEL

1.FORMULAS
2.FUNCIONES
2.2. ARGUMENTOS
2.3.ESTRUCTURAS
2.4. INTRODUCIR FUNCIONES
2.5. INSERTAR FUNCION
3. GRAFICOS
3.1 CREAR GRAFICOS
3.2. AÑADIR UNA SERIE DE DATOS
3.3. CARACTERISTICAS Y FORMATO DEL GRAFICO
3.4. MODIFICAR EL TAMAÑO Y DISTRIBUCION DE UN GRAFICO
3.5. MODIFICAR LA POSICION DE UN GRAFICO
3.6. MINIGRÁFICOS Manejo de formulas y gráficos en Excel Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta: Herramientas para Minigráficos. En ella encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).
A pesar de que el Minigráficos se contiene en una única celda, no es posible borrarlo seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello, debemos utilizar la opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para Minigráficos. Seleccionaremos el Minigráficos o Minigráficos a eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar. - La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.

Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlos donde desees.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.






La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles: Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar. En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna cambia los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas. Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato. Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Los gráficos comunican visualmente las relaciones entre los datos. Gráficos Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:












Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón Ir , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. CONTINUA Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Introducir funciones La estructura de una función comienza por el nombre de la función seguido de un paréntesis de apertura de los argumentos de la función separados por un punto y coma y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una formula, escriba un signo (=) delante del nombre de la función. A medida que cree una formula que contenga una función, la paleta de formulas facilitara ayuda Estructuras Pueden ser números, texto, valores lógicos como verdad o falsos referencias de celdas el argumento que se designo deberá generar un valor valido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, formulas u otras funciones. argumentos Las funciones son formulas predefinidas que ejecutan calculo utilizando valores específicos denominado argumentos en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas. Funciones Una formula es un conjunto de instrucciones referencias de celdas operadoras, números que se utilizan en Excel para calcular datos. Los operadores especificaban el tipo de cálculos que se desea realizar con los elementos de una formula. Excel incluye 4 tipos diferentes de operadores de calculo aritmético, comparaciones, texto y referencia.
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como la suma, la resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores.

+, -, *, / = Formulas Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los Minigráficos. Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico representativo en una única celda que representará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.
El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.





Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o pérdida. Minigráficos En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados:





En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...". Características y formato del gráfico Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.






Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Crear gráficos Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
Selecciona el gráfico.
Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.
Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación


Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Modificar la posición de un grafico También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta forma


podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminación. En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la Leyenda:
Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.). Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:




Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo: Añadir una serie de datos Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.






O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Insertar función
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