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SISTÉMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ERP

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by

Bicky Fernandez

on 20 October 2014

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Transcript of SISTÉMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ERP

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN ERP
Permite adaptar funciones del sistema a las necesidades concretas de cada empresa.
Exige un gran conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa.
Aspectos personalizables
Estructura física de la empresa
Localización a nivel de país
Tipología de productos
Reglas de negocios
Estructura Organizativa y funciones
Flujo de procesos

MÓDULO DE PRODUCCIÓN:
Se encarga de gestionar los materiales y servicios empleados en la cadena de producción así como los recursos utilizados en ésta: maquinarias, herramientas, personal, etc.

MÓDULO DE VENTAS
:
Se ocupa de la relación de la empresa con los clientes
Principales funciones:
Soporte preventa: contactos, presupuestos, etc.
Soporte post-venta: entregas, facturas, devoluciones, etc.

La necesidad de un software de gestión integral
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información de los distintos departamentos y áreas funcionales
Metodologías y criterios para La Selección de un Sistema
El mercado de los ERP
A la hora de seleccionar un producto o un proveedor de una solución ERP, las empresas se suelen formular preguntas como las siguientes:

Estructura de un ERP
ESTRUCTURA MODULAR
Módulo de gestión financiera
Modulo de aprovisionamiento
Modulo de producción
Módulo de gestión de ventas
Módulo de recursos humanos
Módulo de gestión de medios técnicos y mantenimiento

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ERP
El entorno cada vez más competitivo y exigente en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de forma drástica la gestión y a facilitar la integración de las distintas áreas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc
Los Sistemas Integrados de Gestión (ERP1) surgen en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha
La integración a nivel de procesos
En la estructura organizativa tradicional de una empresa cada departamento se centra en resolver las tareas que tiene asignadas de manera eficaz y eficiente.
La separación entre las distintas funciones puede dificultar la comunicación interdepartamental y el flujo de actividades que se desarrollan a nivel global por la empresa.
Al cliente le interesa el resultado final de la actividad global de la empresa y no el resultado de los trabajos realizados por cada uno de los departamentos. Por este motivo, es necesario adoptar una nueva visión del funcionamiento de la empresa, más orientada hacia el cliente y hacia el resultado global: la visión por procesos
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (ERP)
Los sistemas de gestión ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera todas las áreas funcionales de una empresa de forma integrada: finanzas, producción, compras, ventas, recursos humanos, etc.
Podemos definir un sistema ERP como un sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto por un conjunto de módulos funcionales (logística, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente.
Por ejemplo, si una factura ha sido registrada en el módulo de clientes, ya no es necesario introducirla de nuevo en el módulo de contabilidad y finanzas. importante.
1
Módulos interconectados y base de datos común:
coherencia e integración de datos
Implementación por etapas
: facilita la transición desde sistemas anteriores

MÓDULO DE APROVISIONAMIENTO:
Comprende la gestión de materiales y la relación con los proveedores
Gestión de materiales
Tratamiento de los materiales a lo largo de la cadena logística
Control de stock
Generación de nuevos pedidos
Relación con los proveedores
Precios y condiciones de entrega
Historial de compras
Disponibilidad

Facilita el proceso de toma de decisiones de compra

Valoración de los proveedores
: cumplimiento de plazos de entrega, estado de los materiales, fiabilidad, etc.

Facilita la planificación de los materiales y de las capacidades de los recursos
lanzando ordenes de montaje o fabricación dependiendo de los distintos sistemas:
Fabricación contra stock
Fabricación a medida contra pedido (build to order)
Montaje (ensamblaje de las distintas piezas que componen el producto

Facilita la gestión de pedidos, logística de distribución, preparación de entregas, transporte.

MÓDULO DE FINANZAS:
Se encarga de la contabilidad y de la gestión financiera
Funciones relacionadas con la operación financiera y contable:
Elaboración de los balances y cuenta de resultados
Elaboración de presupuestos, generación de informes y análisis de desviaciones

Gestión de la tesorería: control de flujo de cobros y pagos, gestión de cuentas corrientes, líneas de crédito y de depósitos, etc.

Gestión de Activos

Funciones administrativas:
Facturación
Liquidación de impuestos
Gestión de cobros y reclamos

MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS:
Permite gestionar la información relacionada con los empleados de una organización
Principales funciones:
Definición de estructuras organizacionales
Planificación de las necesidades de personal
Soporte al proceso de evaluación y selección de personal
Control de presencia (turnos, horarios, vacaciones, enfermedades y permisos, etc.).
Soporte a la contratación de personal (registro y modificaciones en los contratos laborales)
Gestión de acciones formativas
Registro de gastos de representación y viáticos


Facilita el control de los recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinarias, elementos de transporte y repuestos.
Mantiene el inventario de todos los recursos materiales de la empresa y asegura la disponibilidad de estos recursos para las operaciones empresariales.
Gestión de mantenimientos preventivos y correctivos, reparaciones, alquileres, etc.

MÓDULO DE GESTION DE MEDIOS TECNICOS Y MANTENIMIENTO:
FUNCIONALIDADES ADICIONALES DE UN SISTEMA ERP:

CRM (Customer Relationship Management)
Portal WEB
Gestión documental
Generación de informes
Movilidad
BPM (Business Process Management)

Capacidad de Parametrización
capacidad de personalizar la interacción del usuario con el sistema teniendo en cuenta su rol o nivel de acceso.
Que abarca?
-acceso a los programas más usados
-Menú que facilite la gestión
-Ventanas o widgets

Interfaz de Usuario Avanzada y Flexible
Integración con sistema de toma de datos en planta
Interface normalizado para entrada y salida de información
Generación de formatos estándar de integración de sistemas como EDI, XML, Factura Electrónica, etc
Capacidad de Acceso a Información
Funcionalidad del ERP
Criterios Técnicos
Criterio económicos
Criterios Organizativos
Facilidad de uso
Proveedores
Referencias de implantación

Procedimiento
Delimitación del alcance del proyecto
Identificación de posibles candidatos
Entrevista y demostración de la solución de los candidatos seleccionados.

¿Qué conviene mas, un producto-proveedor local, nacional o internacional?
Qué es más conveniente, incorporar un producto sectorial (aplicación vertical) o por el contrario merece más la pena un producto multisectorial?
¿Es posible que no exista nada en el mercado que satisfaga nuestras necesidades?

Tipología de productos ERP en función del segmento empresarial
Implantación de un sistema ERP
Modulo financiero, compras, ventas y gestión de inventarios como un proyecto completo o a lo sumo, separando el módulo financiero de los restantes módulos y estableciendo una interfaz de integración de datos.
Módulo productivo
Otros módulos: Recursos Humanos, mantenimiento, etc
La documentación del proyecto de implantación incluye

Documentación técnica del sistema.
Manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificación, etc.
Manuales de usuario final.
Materiales de formación (ejemplos, casos prácticos, etc.

Factores clave en la implantación de un ERP
Planificación realista, teniendo en cuenta las restricciones técnicas, económicas y organizativas.
Compromiso de la dirección con el proyecto.
Definición precisa de los objetivos.

Gestión del cambio organizativo.
Formación y soporte técnicos a los usuarios (redacción de procedimientos, diseño de manuales de usuario, diseño e impartición de cursos a usuarios finales, etc.)
Equipo de implantación con experiencia en el sistema elegido y dedicación a tiempo completo, integrado por usuarios funcionales del sistema, técnicos informáticos propios y consultores externos.
Análisis económico
Inversión en hardware y software básicos
Inversión en licencias del ERP
Coste de implantación
Migración de datos
Costes de los servicios de telecomunicaciones
Desarrollos específicos
Gastos de mantenimiento
Para evaluar desde el punto de vista económico el proyecto de implantación de un sistema ERP, deberíamos considerar las siguientes partidas:

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE
IMPLANTACIÓN
Disponer en la empresa de un estudio previo lo más completo
posible, antes de iniciar el proyecto de implantación
Contar con un equipo de trabajo que tenga conocimientos
profundos de la organización y capacidad para tomar
decisiones
Establecer un contrato lo más claro posible en el que se
establezcan las responsabilidades
Establecer fases , definir hitos y realizar seguimiento mensual.
Establecer plazos realistas
Fechas de arranque de los sistemas
Desviación de Presupuesto
¿ Cuáles son ?
Infraestructura y equipamiento:
Licencias del software
Consultoría/Implantación
Migración de datos
Desarrollos a medida y generación de listados
Puesta en marcha y soporte post-arranque
En lo que se refiere a las
desviaciones de presupuesto
, conviene
indicar que el origen de este problema se centra sobre todo en la
definición del contrato de implantación.

Para poder delimitar un presupuesto es necesario establecer con
el máximo nivel de detalle posible el alcance del proyecto y el reparto de
tareas que se realizará entre
la empresa y la empresa consultora.
Necesidad de integración de la empresa con los
agentes de su entorno
En el desarrollo de cualquier actividad empresarial es necesario
intercambiar una gran cantidad de información de forma cotidiana con los
distintos agentes con los que la empresa interactúa:
Los clientes y proveedores-
Se realiza la mayor parte de intercambios comerciales, presupuestos, pedidos, entregas, facturas.
La administración pública-
Suponen impuestos, seguros y declaraciones de renta.
Las entidades financieras-
Toda interacción con clientes y proveedores suponen transacciones bancarias de crédito y débito.
Unidades de negocio-
Colaboradores y socios.
La sociedad en general
Sistemas que facilitan la integración de sistemas
entre organizaciones
Lourdes Caballero - Irving Ponce - Jahir Sánchez - Kiren Pereyra - Belkis Camaño
Gracias!
EDI
Todos estos aspectos dentro de la integración de sistemas ERP, admiten una importante ventaja, permitiendole a la empresa operar de manera más ágil y reduciendo errores de manera significativa.
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