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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

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Kevin Posada serna

on 6 November 2013

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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
1. DEFINICIONES
1.1. MANUAL DE FUNCIONES:
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores.
Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido para la empresa.
1.2. FUNCIONES BÁSICAS:
En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.
1.3. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. (Estudios, Experiencia, Conocimientos).
1.4. REQUISITOS:
1.5 CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES

CARGO________________________ CÓDIGO__________________________ GRADO_____________
UBICACIÓN DEL CARGO________ DIVISIÓN _________________________ SECCION___________
UNIDAD _______________________ O CLASIFICACIÓN POR PLANTA MOVIBLE________________
SALARIO BÁSICO ______________ PRESTACIONES BÀSICAS_______________________________
PERFIL____________________________________________________________________________________
REQUISITOS__________________ ESTUDIO- HOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA_________
ANTECEDENTES_________________________ (INTERNO Y EXTERNO)__________________________
FUNCIONES BÁSICAS (BASADO EN PROCEDIMIENTO)_______________________________________
FUNCIONES ADICIONALES PERMANENTES O TEMPORALES__________________________________
RESPONSABILIDADES_____________________________________________________________________
OBLIGACIONES Y DEBERES (RENDIMIENTO Y ELEMENTOS)__________________________________
DERECHOS_____________________________ (DE CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN)
DEBERES:

FECHA DE ELABORACIÓN ___________ EVALUACIONES 1ª_________ 2ª__________
APROBACIÓN POR EL JEFE JERÀRQUICO___________________________________________________
FIRMA DEL EMPLEADO EN SEÑAL DE CONOCIMIENTO Y ACUERDO____________________________
OBSERVACIONES
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
es un instrumento administrativo que apoya el que hacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
DEFINICIÓN:
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
MANUALES & PROCEDIMIENTOS
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa
 Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
 Auxilian en la inducción al puesto.
 Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
 Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
 Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
 Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
 Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.
 Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
 Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
 Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
 Son guías del trabajo a ejecutar.

1. LAS VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SON:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
2. UTILIDAD
3. CONFORMACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
A) IDENTIFICACIÓN
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
C) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
F) RESPONSABLES
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos.

G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
A CONTINUACIÓN SE MENCIONAN ALGUNOS LINEAMIENTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN SU PLANTEAMIENTO:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
H) CONCEPTO (S)
I) PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a
sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
L) GLOSARIO DE TÉRMINOS.
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
A. Elaboración
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes procesos :
1. Definir el contenido:
• Introducción.
• Objetivos.
• Áreas de aplicación.
• Responsables.
• Políticas.
• Descripción de las operaciones.
• Formatos.
• Diagramas de flujo.
• Terminología.
2. Recopilación de información.
• Las fuentes de información más comunes son: Archivos de la empresa. Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
• Los métodos para compilar la información son: Encuestas, Investigación documental, Observación directa.
• La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
o Logotipo.
o Nombre de la empresa.
o Lugar y fecha de elaboración.
o Responsables de la revisión y autorización.
o Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
o Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
o Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.
o Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
o Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

B. RECOMENDACIONES GENERALES DE PRESENTACIÓN
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

C. REVISIÓN, APROBACIÓN, DISTRIBUCIÓN E IMPLANTACIÓN
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.
D. ACTUALIZACIÓN
FIN
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