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Tablas de Retención Documental (TRD)

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by

Lorena Lobo

on 4 July 2013

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Transcript of Tablas de Retención Documental (TRD)

Tablas de Retención
Documental (TRD)

Definición TRD
Listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales, a los
cuales se les asigna un tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital del documento
Beneficios TRD
Las TRD desde el punto de
vista archivístico
Principios básicos TRD
Procesos técnicos
Marco normativo TRD
Acuerdo 004 de 2013
3. Elaboración y presentación TRD
Actividad
Organice lógicamente el siguiente rompecabezas identificando:

Fondo
Sección
Subsecciones
Series
Subseries
Tipos documentales
1
1
Actas
Actas Comité Archivo
Actas Consejo Municipal
2
2
Proporcionan un servicio
eficaz y eficiente
Facilita el manejo
de la información
Racionalizan la
producción documental
Facilitan el control y
acceso a los documentos
Garantiza la conservación de los documentos con valor permanente
Regula las transferencias
documentales
Racionaliza los procesos
administrativos
Identifican y reflejan
las funciones
institucionales
Controlan la producción
y trámite documental
Permite identificar los documentos de apoyo
o facilitativos
Integran los procesos
archivísticos (Decreto
2609 de 2012)
Facilitan la organización
documental
Estructura orgánico
funcional
1
1
Actas
Actas Comité Archivo
Actas Consejo Municipal
2
2
1)
2)
Tiempos de retención
Disposición final
TRD
Necesidades
administrativas
y

legales
3)
Tiempos
de
retención
4)
Avalar y difundir
las TRD
Selección
Valoración
Identificación
Eliminación
Distribución
Fondo: Entidad
Sección
Subsección
1
1
Actas
Actas Comité Archivo
Actas Consejo Municipal
2
2
1
1
Contratos
Contrato prestación servicios
Contrato de compraventa
2
2
Valor
primario
Valor
secundario
Administrativo
Jurídico
Legal
Fiscal
Contable
Fuente primaria:
Historia y la memoria
Los documentos que
perdieron su vigencia
Los documentos que
no ameritan su
conservación total
Series voluminosas, cuyo
contenido se encuentra
registrado en otras series
Di
Series simples
Serie
Subserie
Serie
Subserie
Series complejas
Aval Comité Institucional
de Archivo
Hace parte de las
transferencias
primarias y secundarias
Ningún
documento se
elimina sin estar
registrado en la
TRD
La eliminación
debe realizarse
atendiendo lo
estipulado
en la TRD
2. Análisis e interpretación información recolectada
1. Investigación preliminar
institución
4. Aplicación TRD
Pasos metodológicos
elaboración y aplicación
TRD
Compilación información
institucional
Entrevista productores
de documentos
Disposiciones legales
creación y evolución Entidad
Manuales de funciones y
procedimientos
Actos administrativos
funciones
.
Identificación
unidades documentales
Análisis producción y
trámite documental
Identificación valores
primarios
Elaboración TRD
Remisión TRD +
anexos: Entidad
competente
Presentación y aval - Comité
Institucional de Archivo
Fecha aplicación:
Obligatorio cumplimiento
Instructivo TRD
Instructivo organización
documental
Inspección aplicación TRD
Entidad Competente
Organigrama vigente
Ley 594 de 2000 Art. 24
Decreto 2578 de 2012
GRACIAS
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