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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Y ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA

EXPOSICIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
by

Anyela Cardenas Rodriguez

on 30 March 2016

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Transcript of AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Y ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA

AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
OBJETIVO
Establecer una metodología para la verificación de cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad así como la asignación de la responsabilidad.
Inicia con la elaboración del programa anual de auditoría interna para la vigencia y termina con la presentación de los resultados.
ALCANCE
Planificación de las auditorías:
CONDICIONES GENERALES
ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
DEFINICIONES
AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que permiten determinar el cumplimiento de los criterios definidos
HALLAZGO DE AUDITORÍA
Evidencia recopilada que indican no conformidad con los requisitos exigidos; se clasifican en observaciones y no conformidades.
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito establecido
OBSERVACIÓN
Situación que puede conllevar al incumplimiento de un requisito establecido
Cronograma de Auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito específico
Plan de Auditoría
Descripción de las actividades a desarrollar en un ciclo especifico de auditorías y que contiene los detalles como: proceso a auditar, auditor asignado, auditado, sitio, fecha y hora de la auditoría.
El período entre auditorías internas no debe ser mayor de ocho (8) meses.
La auditoría se realiza en el sitio en donde se desarrollen las actividades.
El plan de auditoría es generado al inicio de cada ciclo y comunicado con una anticipación de ocho días calendario.
El auditor líder es responsable por asegurar que cada auditor interno cumpla lo siguiente:
- Revise la información necesaria para verificar la existencia de métodos, registros y reportes de auditorías anteriores.
- Preparar la lista de chequeo, de acuerdo al alcance del proceso.
- Comunicar a los auditados la fecha y hora de la auditoría
- Informar a los auditores internos sobre las disposiciones que se deben tener en cuenta en el desarrollo de la auditoría.
Ejecución de la Auditoría
-En la reunión de apertura, es necesario contar la participación de los directivos, responsables de procesos y equipo de auditores internos.
-Los conflictos que puedan suceder en el desarrollo de una auditoría, debe ser dirimida por el administrador de la auditoría, quien se apoyara en el auditor líder o en un auditor con suficiente experiencia.
-El auditor líder debe colaborar con los auditores internos brindando la orientación requerida.
-Cuando por motivos de fuerza mayor se debe aplazar una auditoría, esta debe ser aprobada por el administrador de la auditoría y no podrá aplazarse por más de tres días hábiles.
Finalización de la Auditoría
-Una vez finalizada la auditoría, el auditor interno tiene un día para entregar el informe.
-La reunión de cierre debe realizarse máximo un día después de finalizada la ultima auditoría. La revisión por la Dirección, debe realizarse antes de la auditoría externa.
Pasos
1. Elaborar, aprobar y divulgar el Cronograma de Auditoría
2. Elaborar, aprobar y divulgar el plan de auditoría
3. Seleccionar el equipo de auditores internos y realizar inducción.
4. Elaborar la lista de chequeo
5. Ejecutar la reunión de Apertura
6. Ejecutar la auditoría
7. Reunión de Cierre:
- Presentar Conclusiones
8. Elaborar Informe de Auditoría
9. Generar las acciones correctivas o preventivas
de acuerdo a los resultados de la auditoría.
Objetivo
Asegurar que se toman las acciones correctivas y preventivas adecuadas para eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales
Alcance
Inicia con la detección de la no conformidad u observación y termina con el cierre de la acción implementada
Definiciones
Acción correctiva:

conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción Preventiva:
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Acción de Mejora:
Conjunto de acciones tomadas para optimizar los resultados de un proceso
Causa:

Es el medio o circunstancia que provoca una no conformidad
No Conformidad:
incumplimiento de un requisito
Condiciones Generales
El responsable de proceso es quien define la fecha de cierre de la acción correctiva o preventiva.
Toda acción correctiva o preventiva se debe solucionar en tiempo máximo de dos meses, si requiere de más tiempo, es necesario justificarlo.
El auditor verificara que todas las acciones planificadas se hayan cumplido y que el problema se ha solucionado antes de cerrar la acción correctiva o preventiva
El Asistente de Calidad verificará la el cumplimiento y eficacia de las acciones implementadas antes de cerrar el plan establecido
Si un plan de acción no es suficientemente eficaz se puede elaborar uno nuevo para solucionar la no conformidad detectada y sus causas
Pasos
1. Identificar el problema
2. Diligenciar la sección 1: identificación del formato
RE-GC-001 ANÁLISIS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Identificar el Proceso
El área de origen
Si afecta a algún procedimiento o instructivo
Entrada de la Acción
Descripción detallada del problema
3. Diligenciar el punto 2 del formato: Análisis de Causas
4. Diligenciar el punto 3 del formato: Plan de Acción
6. Una vez concluidas las actividades programadas, se le solicita al auditor o al asistente de Calidad, verificar la eficacia de las acciones, quien deberá registrarlo en el formato en el punto 4.
7. Cerrar la Acción
5. Enviar a calidad la acción desarrollada para ser radicada
Número Consecutivo de Radicación
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