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Copy of WBS

Clase Master en Project Management
by

Victor Wolodarsky

on 16 October 2012

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Transcript of Copy of WBS

Alcance, definición, gestión
A la documentación generada para la gestión del proyecto se debe sumar la realidad del progreso de los mismos, los cambios aprobados según el Sistema de Control de Cambiosy el estado de la gestión de los riesgos

Aplicación de metodologías de control tipo EVM ( Earned Value Management), basados en KPI’s de relevancia para el proyecto en cuestión (tiempos y costos fundamentalmente)

Se utilizan los resultados del rendimiento del proyecto para evaluar la magnitud de la evaluación y definir la necesidad o no de acciones correctivas

Las solicitudes de cambios aprobadas generan actualizaciones del Plan de Gestión del proyecto Control del Alcance, (2) PMBOK 5.5
Es el proceso de obtener la aceptación formal por parte de los interesados del alcance del proyecto y los productos entregables relacionados

No es el control de calidad, en general el control de calidad ha de ser parte de la verificación del Alcance

Se realizan las inspecciones necesarias para verificar que los productos entregables cumplen los requisitos y criterios de aceptación del producto
Salidas:
Documentación de aprobación o rechazo (justificado)
Documentación de respaldo recibida del cliente
Reconocimiento de aceptación del interesado de los productos entregables Verificación del Alcance
PMBOK 5.4
Actualizaciones del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del Trabajo
Codificar de manera clara las sucesivas EDT, de forma que se puedan utilizar esta manera de identificar las tareas para informar sobre el proyecto (costes, cronogramas, recursos)

Diccionario de la EDT
Es un documento que acompaña la EDT
Por cada componente de la EDT se define un codigo, un enunciado de trabajo, la organización responsable y una lista de hitos del cronograma
Se incluirán las relaciones entre los componentes de la EDT que se consideren útiles para la compresión de los mismos entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:
Codificación
Alcance
Calidad
Tiempo necesario
Hitos
Especificaciones particulares
Dueño
Recursos necesarios
Riesgos específicos a la EDT
Criterios de aceptación
Referencias al contrato
Cuando sea posible se referirá el diccionario de la EDT al contrato Crear EDT (wbs), (9) Salidas (PMBOK 5.3.3)
Basar la creación de la EDT en los productos entregables y los subproyectos (ver fig. 5.6 del PMBOK)

Utilizar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición (desagregación)

Utilizar los sistemas que históricamente se hayan desarrollado en cada organización de PM para cada especialidad, edificación u obra pública

Se deben definir los productos entregables en cada nivel de descomposición o desagregación que se defina

Se ha de incluir al Project Management como un
trabajo a realizar más Crear EDT (wbs), (7) Formas de la estructura resultante
El ejercicio para crear la EDT de los ejemplos anteriores se repite las veces que se considere necesario para el nivel de planificación y definición que el proyecto demande en cada etapa del mismo

Regla del 100%
De arriba abajo (más usual)
De abajo a arriba

Reglas aproximadas de definición del mínimo nivel de desagregación
80 horas de trabajo
Un porcentaje del costo total del proyecto

A partir de la EDT se obtendrán las actividades individuales y estas se organizarán temporalmente Crear EDT (wbs), (5) Algunas reglas Crear EDT, (3)
Ejemplo (2)
La Estructura de Desagregación del Trabajo se implementa a partir de Alcance del Proyecto

Es una estructura jerarquizada que va definiendo elementos menores que deben completar la totalidad del proyecto (un proyecto de un millón es igual a 20 proyectos de cincuenta mil)

Son porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, se puede repetir la definición de la EDT ampliando una primera definición al introducir un nivel mayor de detalle hasta llegar a los paquetes de trabajo que nos permiten programar, supervisar, controlar y estimar sus costes

La EDT ayuda a definir los productos entregables del Proyecto, es más, son los productos entregables los que definen la EDT según algunos autores Crear EDT (wbs), (1) PMBOK 5.3 incluye lo siguiente:
Objetivos del Proyecto
Descripción del alcance del producto
Requisitos del Proyecto
Limites del Proyecto (que está y que no está incluido)
Productos entregables
Criterios de aceptación del producto
Restricciones del Proyecto (Contrato)
Asunciones del Proyecto (enumerarlas para validarlas)
Organización inicial del Proyecto
Riesgos iniciales
Hitos del Cronograma
Limitación de financiación
Estimación de Coste
Requisitos de gestión de la configuración del Proyecto
Especificaciones del Proyecto
Requisitos de aprobación
¿Para que sirve el Plan de Gestión del Alcance?
Definir, documentar, verificar, gestionar y controlar
Es un documento que es una de las bases del Plan de Gestión del Proyecto
¿Qué procesos se definen en el mismo?
Como preparar un enunciado de alcance del proyecto detallado
Orienta como crear la EDT, como se aprobará
Como se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto
Gestión del cambio referido al Alcance Planificación del Alcance, (2) salidas PMBOK 5.1.3
Quienes son los “stakeholders” (personas u organizaciones que serán afectadas por el proyecto)
Cuales son los requisitos de los stakeholders
Evolución de los requisitos a través del tiempo
La matriz que lo refleja debe incluir los siguientes elementos:
Identificación
Descripción
Justificación
Responsable
Fuente
Prioridad
Versión
Situación actual
Fecha de terminación
Otros elementos a considerar Planificación del Alcance, (2) salidas PMBOK 5.1.3
¿Qué tipo de proyecto estamos gestionando?
¿Con que recursos contamos?
Contrato
Acta de constitución del proyecto
Recursos internos
Personal
Experiencia histórica
Formularios, etc.
Planificación temporal (¿nivel, hitos?), etc.
Estimación inicial de costos
¿Sabemos lo suficiente?
¿Sabe el cliente lo que quiere? Planificación del Alcance (1)
Es una de las funciones de la Gestión Integrada de Proyectos
Define lo que hay que hacer para completar el Proyecto: Los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente; (PMBOK Capítulo 5, introducción)
Actualizaciones en la documentación del Proyecto
Enunciado del Alcance del Proyecto
EDT
Diccionario de la EDT
Línea de Base del Alcance

Cambios solicitados

Acciones correctivas recomendadas

Otras actualizaciones
Activos de los procesos de la Organización
Plan de Gestión del Proyecto Control del Alcance, (3) PMBOK 5.5 (Salidas)
Se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios

Es parte del proceso de Control Integrado de Cambios del proyecto

Se debe intentar imponer un proceso en el control de cambios dada la naturaleza de los proyectos

En ciertos proyectos no es posible (por su dimensión temporal) estructurar la totalidad del mismo, en esos casos se aplica la técnica de “rolling wave planning” que significa dar tiempo a que el mismo proyecto haya madurado lo suficiente hasta que se pueda definir el entregable o el sub-proyecto asociado a la EDT Control del Alcance, (1) PMBOK 5.5
No es un organigrama

No es una planificación temporal

No es una lista de actividades Crear EDT (wbs), (8) Que NO es la EDT

El nivel de confianza de las estimación de los costes también viene determinado por el nivel de definición del la EDT

La EDT está en relación directa con los productos entregables
TODOS los productos entregables (servicio-producto) han de estar incluidos
Ha de aplicarse el “SMART principle” en especial a partir del nivel 2

Existe software específico para desarrollar este proceso (algunos se relacionan directamente con Ms Project)
Visio
Mind Mapper
WBS chart pro…

No por mucho planificar se va más rápido, en término medio está la virtud (y la economía de medios) Crear EDT (wbs), (6) Algunas consideraciones relevantes Crear EDT, (4)
Ejemplo (3)
Cambios solicitados
Proceso de definición del Alcance, solicitud de cambios y seguimiento del Control integrado de Cambios
Quien los puede solicitar
Quien los gestiona
Como se gestionan
Aprobaciones, rechazos e introducción de los cambios en el Proyecto
Actualizaciones del Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Definición del Alcance, (3) PMBOK 5.2.3 (Salidas)
¿Cuándo se define el Alcance? O mejor, ¿Qué podemos definir en cada paso que da el proyecto?
El proyecto sufre de forma continuada (y planificada) procesos que limitan las indefiniciones iniciales
Quienes definen el Alcance
Cliente
PM
Requisitos Administrativos
Stakeholders
¿Cómo se define el Alcance?
Requisitos de los stakeholders
Experiencia histórica
Traducción a entregables de los objetivos (que pueden ser subjetivos del cliente)
Metodología generales de gestión empresarial
¿Cuándo se cierra la definición del Alcance?
Va en relación con la Gestión de Cambios
En casos extremos se puede decir que con el cierre del Proyecto Definición del Alcance, (1) PMBOK 5.2
EDT: Estructura de desagregación del trabajo
WBS: work breakdown structure Actualizaciones en la documentación del proyecto
Cambios solicitados Productos /Servicios entregables
Acciones correctivas Crear EDT (wbs) Estructura de Desglose del trabajo
Diccionario EDT
Línea de base del Alcance Enunciado del Alcance
Cambios Identificación y gestión de los requisitos
Matriz de trazabilidad de los requisitos Control del Alcance Verificación del Alcance Definición del Alcance Requisitos previos Gestión del Alcance del Proyecto Es el primer paso para la planificación del proyecto Es una herramienta del PM para gestionar el proyecto, basada en los entregables Es parte del contrato del PM Los define el cliente Actividades EDT, WBS Objetivos
del
proyecto Contrato / Alcance NIVEL 3 NIVEL 2 NIVEL 1 Diseñar las instalaciones y equipamiento eléctrico
Contratar las instalaciones y el equipmiento eléctrico
Instalar equipamiento e instalaciones Diseñar las instalaciones y equipamiento mecánico
Fabricar y contratar el equipamiento e instalaciones
Instalar el equipamiento e instalaciones Diseñar la Planta
Construir Fase 1
Construir Fase2 Diseñar la estructura metálica
Fabricar y erigir la estructura metálica Diseñar los interiores de la Planta
Contratar los interiores
Instalación de los interiores Diseño de Interiores Instalaciones Eléctricas Instalaciones Mecánicas Planta Estructuras Planta Industrial
Proyecto y Obra Crear EDT, (2)
Ejemplo (1)

Victor Wolodarsky
Arquitecto / Consultor
Independiente Alcance Alcance y definición del Proyecto
Gestión del ALCANCE
Cambios

Es una definición contractual
Definida inicialmente por el cliente
Aceptada (y, en algunos casos, puesta en cuestión por el PM) • Alcance del producto. Las características y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado.

• Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. Gestión del alcance ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO STAKEHOLDERS Hay que saber quienes son y que grado de importancia relativa tienen en el desarrollo y aceptación final del proyecto

¿Cuales son sus intereses y expectativas?

Ejemplos Organismos de la administración
Asociaciones afectadas tales como ONGs
Vecinos
Proveedores
Trabajadores afectados por el resultado del proyecto
Cliente
Organización del cliente
Oficina de proyectos
Equipo de gestión del proyecto
Usuarios
Patrocinadores
... y todo grupo o persona que considere que tiene un interés legítimo en el resultado y gestión del proyecto Objetivos de un proyecto

Es la razón por la cual el proyecto se pone en marcha
El conseguirlo se considera como el éxito en un proyecto:
Por ejemplo:
Construir un puente dentro de los parámetros de calidad,
plazo y costo fijados inicialmente Debe ser fijado en función de lo que desea el cliente y los stakeholders principales involucrados en el proyecto Para su definición aplicaremos el "smart principle"


Es un documento vivo a lo largo del proyecto
Es la piedra angular para referir los cambios
Por definición ha de ser FLEXIBLE
Ha de ser de tener una cualidad gráfica fácilmente identificable

Las relaciones entre los diferentes niveles se definen como de Padre-Hijo
Los diferentes niveles de desagregación se deben referir exclusivamente a los niveles previos en su rama correspondiente



El PM debe controlar personalmente los 3 primeros niveles, a partir de este nivel los diferentes miembros del equipo deben responsabilizarse de los trabajos

Línea de Base del Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto detallado y aprobado
EDT
Diccionario de EDT Project scope creep
¡Peligro! ¡HAY QUE ESCUCHAR Y ENTENDER AL CLIENTE!
Full transcript