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La Gestión del Tiempo

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by

Berta Arruabarrena

on 31 March 2014

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Transcript of La Gestión del Tiempo

La Gestión del Tiempo
3.- OBJETIVOS
No siempre los tenemos claros, por lo que primero meditaremos sobre:

4.- LOS ENEMIGOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
Los Enemigos de la Gestión del Tiempo
3.- Estar demasiado ocupado


1.- El Tiempo: Definición
2.- Características del Tiempo
3.- Objetivos
4.- Enemigos de la gestión del Tiempo
5.- Consecuencias
6.- Conclusiones

La Gestión del Tiempo
El Tiempo es una dimensión que, hoy por hoy, el ser humano no puede controlar.
El Tiempo es inexorable y fluye sin que podamos comprimirlo, acelerarlo o ralentizarlo.

Definición
Es UNIVERSAL
- Nos afecta a TODOS, no importa donde nos encontremos, la cultura, el color ni la religión.
Es una CONSTANTE
- 24 horas hacen un día completo, ni más ni menos.
NO se DETIENE
- Va de forma continua, independientemente de si estamos activos o no, vivos o muertos.
NO se puede AJUSTAR
- Cada vez que pasa una hora determinada un día, no se puede volver a ella.
NO se puede COMPRAR
- No tiene un lugar de cambio en
el mercado.

Características del Tiempo
En realidad, más que “gestionar el tiempo” (cosa imposible hoy) debemos hablar de “cómo gestionar nuestro tiempo”.
O mejor todavía, de “cómo gestionarnos a nosotros mismos” en relación al tiempo.

Gestión Eficaz del Tiempo
La Percepción del Tiempo
2 Obviedades que no debemos olvidar:
1.- EL DÍA TIENE 24 HORAS Y LA SEMANA 7 DÍAS
Debemos cambiar nuestra perspectiva del Tiempo y tomarlo como un aliado, no como un enemigo contra el que luchar y al que sacar más minutos. Es nuestro amigo porque nos brinda la posibilidad de emplear 24 horas al día y 7 días a la semana en lo que decidamos hacer. Somos los únicos dueños de nuestro tiempo y, aunque en el trabajo tengamos determinadas tareas, al final, la decisión de cómo emplear el tiempo es nuestra.

2.- EL TIEMPO ES DINERO
Lo podemos emplear en lo que queramos. Podemos convertirlo en dinero mediante un trabajo remunerado. Pero debemos ser conscientes de que elegimos usarlo en esa actividad y del coste que eso conlleva.

La mayoría de las personas pone
“la falta de Tiempo” como
el motivo principal para no
hacer algo, aunque ese “algo” sea
de vital importancia en sus vidas.


Normalmente, la dedicación al TRABAJO es la causa primera de que no dispongamos de tiempo para otras cosas.

Así pues, una adecuada organización y eficiencia en la gestión del Tiempo no sólo es un valor profesional, sino que es un valor vital de primera magnitud.

La Falta de Tiempo
Uno de nuestros principales problemas es que REACCIONAMOS sistemáticamente a lo que ocurre y atendemos las cosas según nos van llegando.

Priorizar según mis Objetivos
El Tiempo en el Trabajo
Centrándonos en el ámbito profesional, la gestión del tiempo es una habilidad de suma repercusión en la eficiencia laboral. La existencia o ausencia de ella segmenta a las personas en dos categorías:

Llevan la iniciativa y marcan los tiempos. Son planificadores natos y deciden QUÉ hay que hacer y CUÁNDO hacerlo. Disponen habitualmente de tiempo extra para tener un estilo de vida equilibrado y satisfactorio. En el trabajo, ese tiempo extra les permite atender imprevistos y contingencias.

1.- Personas Proactivas
Van a remolque de los acontecimientos. Otras personas o cosas son las que marcan sus tiempos y parecen estar “apagando fuegos” todo el día. No planifican porque dedican toda su energía a trabajar en el corto plazo. Se consideran a sí mismos imprescindibles en su organización y deciden hasta los más mínimos detalles.

2.- Personas Reactivas
Entonces...
¡Seamos proactivos!




¿Por dónde empezamos?

¿QUÉ QUIERO CONSEGUIR?
¿CÓMO LO PUEDO CONSEGUIR?
¿QUÉ NECESITO PARA CONSEGUIRLO?
CORTO PLAZO
MEDIO PLAZO
LARGO PLAZO
Es esencial para cualquier Asesor/a que quiera planificar su tiempo.

Permite:

- Planificar
- Organizar
- Priorizar
- Recordar

1.- Planificar: La Agenda
La planificación la realizaré según los objetivos marcados.

Seguramente serán AMBICIOSOS, pero también REALISTAS y ALCANZABLES (si no, no los haría nadie).

Además son MENSURABLES y tienen un TIEMPO FIJADO.

NO ADMITEN DISCUSIÓN: son los
que son.

2.- Los objetivos
Acometer las tareas por orden de importancia.

Pero…




¿QUÉ ES IMPORTANTE?

3.- Priorizar
Lo IMPORTANTE es todo aquello que me dé un alto rendimiento o que es esencial para mis objetivos o para los de mi empresa.

IMPORTANTE
Problemas apremiantes que hay que resolver de forma inmediata.
Normalmente las cosas urgentes son los distractores más efectivos que existen y nos pueden desviar la concentración de las actividades verdaderamente importantes y hasta sacarnos del rumbo de un proyecto o tarea vital.

URGENTE
Según la Ley de Pareto o Ley el 80/20 aplicada a la Gestión del Tiempo, el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80% del tiempo produce sólo el 20% de los resultados.

Distingamos lo Urgente de lo Importante
Matriz de Prioridades
…¿Lo llevaremos a cabo fácilmente o existirán dificultades?

Y esto...
1.- Nosotros mismos: Un sistema basado en la disciplina siempre constituye un proceso de lucha contra uno mismo.
2.- El excesivo Perfeccionismo. Hemos de asignar tiempos a cada tarea y tratar de ceñirnos a ellos.


Los Enemigos de la Gestión del Tiempo
Los Enemigos de la Gestión del Tiempo
4.- La adicción a permanecer en la oficina. Más horas en el puesto de trabajo no significa aprovechar el tiempo. Siempre habrá tareas pendientes y el día, recordamos, es finito.

Los Enemigos de la Gestión del Tiempo
Los Enemigos de la Gestión del Tiempo
7.- Los ladrones del tiempo.
Los Ladrones de Tiempo es un concepto que explica los diferentes factores negativos que nos impiden aprovechar efectivamente el tiempo de que disponemos. Algunos Ladrones de Tiempo son inevitables y necesarios, otros en cambio, deben tratar de reducirse.


Los Ladrones del Tiempo
2.- EL CORREO ELECTRÓNICO Y LAS REDES SOCIALES
- Mucha gente pierde horas leyendo correos que no les interesan o leyendo chistes. Además tienen las bandejas de entrada llenas de cosas pendientes o tareas por realizar.
- Para gestionarlo mejor:
Usa un buen antispam
Pedir estar en copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar enterado.
Leer los correos a determinadas horas fijadas por ti.
No dejar nunca los e-mails en la bandeja de entrada.
Usar reglas para dirigirlos a determinadas carpetas.
Usar carpetas especiales para archivar las cosas que tienes que hacer (ej @PENDIENTE).
Crear una carpeta tipo @SEGUIMIENTOS donde meter copia de todos los e-mails donde pides a otros que hagan cosas.


Los Ladrones del Tiempo
3.- PROCRASTINAR
Postergar actividades por otras más irrelevantes pero agradables.
Solemos posponer: tareas desagradables, tareas excesivas, tareas con objetivos poco claros, tareas que impliquen cambio o en las que nos de miedo fracasar.
- Tareas desagradables
Lo mejor es hacerlas a primera hora del día. Si la dejo para el final, me pasaré el rato pensando en que la tengo que hacer.
- Tareas muy grandes
Las dividiremos en tareas más pequeñas, procurando cometerlas sin interrupciones.

Los Ladrones del Tiempo
4.- EL TELÉFONO Y EL WHATSAPP
Cuando estemos en una tarea que requiera concentración no debemos contestar al teléfono. Tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena, tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene no es urgente ni prioritario, aunque lo que sí lo puede ser es el mensaje. Por esto debemos escuchar el mensaje nada más terminar la tarea. Si hay algo urgente o prioritario, lo acometeremos en el momento. Si no, lo programaremos en la agenda.

Los Ladrones del Tiempo
5.- LAS REUNIONES

Han de tener OBJETIVOS DEFINIDOS y en ellas se convocarán a las personas estrictamente necesarias. Si la reunión no tiene orden del día, dedicaremos unos minutos a establecerlo, ya que nos ahorrará tiempo.
Finalmente, tras la reunión ha de escribirse un ACTA con las conclusiones y con las tareas: QUÉ DEBE HACER QUIÉN Y CUÁNDO. Como Asesor debo pedirle a mi responsable que cumpla con estos parámetros.

Los Ladrones del Tiempo
Antídotos para los Ladrones del Tiempo
Cada ladrón del tiempo tiene su antídoto, pero si resumimos los remedios más importantes, apostamos por la receta:
- Planificación
- Fijar prioridades
- Comenzar siempre por la tarea más importante
- Saber dividir y estructurar el tiempo en las tareas importantes
- Ser realista en la fijación de tiempos de trabajo
- Concentrarse y focalizarse en la tarea que se está desarrollando cada momento
- No hacer más de una tarea a la vez
- Conocer nuestros ritmos biológicos
- Aprender a decir “NO”

Consecuencias de la Falta de Tiempo
Produce estrés
- De hecho, el 80% del estrés se debe a la falta de tiempo para cumplir con nuestras tareas.
- El efecto principal del estrés en el trabajo es la reducción de la productividad y de la calidad del mismo.

Los Ritmos Biológicos
Si bien el rendimiento de cada persona depende de numerosos factores, se considera, como regla general, que un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos (y si es a primera hora del día mejor) es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea. Una vez agotado ese tiempo y tras un breve descanso, el trabajo puede reanudarse por otro periodo igual de tiempo.
Favorece el rendimiento el compaginar el trabajo (especialmente en los descansos o entre trabajos exigentes) con actividades que nos sean agradables y nos gratifiquen.

Los Ladrones del Tiempo
5.- No saber decir “NO”. No tenemos que hacer todo lo que la gente nos pida. Para decir “NO” he de:
- Dar una razón
- Ser diplomático
- Sugerir otra persona si no soy el indicado
- No retardar la decisión de aceptar la tarea

6.- La no delegación. Nos sobrecarga de trabajo innecesariamente. Delegar en personas con la destreza y formación suficientes para hacer la tarea.



1.- EL DESORDEN
Perdemos hasta ¼ de la jornada laboral buscando cosas. Además, produce mala imagen y nos angustia, porque vemos toda la cantidad de cosas en las que estamos metidos. Hay que tener ordenado:

La mesa
Los ficheros
La documentación
El material de oficina

Los Ladrones del Tiempo
Los ladrones del tiempo no atacan a todo el mundo con la misma eficacia, sino sólo cuando se producen las condiciones adecuadas, es decir, cuando hay desorganización permanente; a primera hora del día; cuando nos despistamos y distraemos; cuando lidiamos con tareas complicadas, etc.
En definitiva...
Dos Consejos
1.-Pregúntate constantemente
¿QUÉ DEBERÍA ESTAR HACIENDO AHORA?

2.- Si cuando llegas a casa tienes la sensación de que has hecho lo previsto aunque no te acuerdes con exactitud de las tareas que has hecho, no te preocupes, estás en el buen camino de terminar las tareas “con tiempo” y no “a tiempo”.

Conclusiones
1.- Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa.

Conclusiones
2.- La mayoría de las personas NO pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas.

6.- CONCLUSIONES
3.- Los que se concentran en trabajar eficientemente no son los más eficaces. La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.


Conclusiones
4.- Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración.

Conclusiones
5.- La mayoría de personas NO tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto. El tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer, es necesario elegir.

Conclusiones
6.- Siempre se puede elegir en función de las prioridades. Habrá cosas más importantes que otras para conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.

Conclusiones
7.- Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario respetar ciegamente esta planificación si luego surge una actividad alternativa de mayor interés.

Conclusiones
CONCLUSIONES
8.- En general, NO solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo ni cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces.

Conclusiones
9.- Los individuos más atareados y activos NO son los que obtienen mejores resultados. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce mejores resultados, pero una gran actividad, por sí misma, no garantiza nada.

Conclusiones
10.- Manejar bien el tiempo NO supone trabajar como un robot. La libertad se preserva con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo, no dejándonos arrastrar por las circunstancias.

Conclusiones
11.- Las personas de mayor responsabilidad NO deben trabajar más tiempo para dar ejemplo.
La responsabilidad, la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por un mayor número de horas trabajadas.

Conclusiones
12.- Mi responsabilidad NO me exige estar siempre disponible para el que me necesite. La responsabilidad y disponibilidad son conceptos independientes.

Conclusiones
Una anécdota
Alguien se ufanó ante Unamuno:

-“Yo duermo menos que usted”.

-“Sí” replicó Don Miguel
“Pero yo, cuando estoy despierto, estoy más despierto que usted”

13.- La calidad de las decisiones NO mejora por tomarlas con tiempo. Una vez recogida la información suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda la información que se querría tener.

Conclusiones

Planificación a Largo Plazo (1 año): Obtener mis objetivos, tanto en número de mutualistas como en Producción.

Planificación a Corto Plazo (1 semana): Realizar, al menos, 20 visitas de acción comercial.
En el Largo Plazo: Cumpliendo los objetivos semana a semana, mes a mes, trimestre a trimestre.

En el Corto Plazo: Priorizando el tiempo para:
- Prospectar
- Concertar
- Visitar

- Un lugar adecuado desde el que concertar las visitas.

- Una cartera de mutualistas, además de la prospección que obtenga por mí mismo/a.

- Dedicar el TIEMPO necesario. No puedo olvidar que es prioritario tener las visitas concertadas.
Estructurar el mes dividiéndolo por semanas, tal y como aparece en la Agenda. Marcar aquellos hitos ineludibles que van a minorar mi tiempo (cursos de formación, Convención Comercial, Viaje de Incentivos, reuniones del equipo) siempre que estos ya estén previstos.
De esta forma, sabré el tiempo REAL del que dispongo y podré actuar sobre este hecho para modificar el número de visitas
Organizar
Distribuir las visitas en el tiempo disponible, considerando la distancia entre unas y otras para así optimizar las rutas.

No podemos escudarnos en los imprevistos, en las anulaciones, en el lugar donde nos cita el mutualista (que no suele ser en su domicilio sino en su centro de trabajo), ya que eso son cuestiones inherentes a nuestro negocio.

Siempre he de tener un plan "B":

- Prospección en la zona.
- SI no estoy en la mía, tener previstas posibles visitas de cortesía a mutualistas próximos al lugar donde me encuentre.

PRIORIZAR
Establecer un orden de importancia en función de:
- Lo avanzadas que estén las negociaciones con un mutualista.
- El interés que ha demostrado por mantener una visita conmigo.
- Ser referencia de un mutualista "apóstol".
Repasar con cierta frecuencia mi agenda me permitirá recordar mi planificación y fijarla en la mente, para así, tener mejor capacidad de respuesta ante los imprevistos
Además seré capaz de contemplar el horizonte temporal en un plazo más lejano.
RECORDAR
Dividir el objetivo anual, restándole el mes de vacaciones, entre 11.
Lo haremos tanto con el número de mutualistas como con la producción y número de pólizas.
Ese objetivo mensual dividirlo a su vez entre 4 semanas y así obtendremos...

¿QUÉ TENGO QUE CONSEGUIR ESTA SEMANA?
EJERCICIO
Actividad Nº 3



PLANIFICACIÓN DE RUTAS
Conocer a mi cartera
Si conozco a los mutualistas que voy a visitar, sabré si habitualmente me reciben en su casa o en su centro de trabajo, por lo que podré planificar, a priori, la ruta en función de la proximidad.
Tiempo - Coste
Además de la ruta, he de planificar el medio de transporte que voy a utilizar. Si dispongo de transporte privado, valoraré la conveniencia de utilizarlo o no. Como ya hemos visto...

Tener siempre un
Llevar anotados los teléfonos de aquellos mutualistas residentes en las zonas colindantes a mis visitas. De esta forma, tendré opciones para aprovechar mejor mi tiempo en caso de retrasos, anulaciones, olvidos y otras incidencias que me impidan cumplir el plan previsto.
En cualquier caso...
Nunca demos un día por perdido.
Si las visitas de hoy me han fallado, sé que debo "reponerlas".
Volveré a la oficina para concertar nuevas y completar así el objetivo de mi semana.
Tener planificada la Agenda exige tener en cuenta la ruta que he de recorrer para visitar a los mutualistas de ese día
...MI TIEMPO VALE DINERO
EJERCICIO


ACTIVIDAD Nº 4
Relacionado con las interrupciones y distracciones
EJERCICIO
ACTIVIDAD Nº 2
Tomar decisiones para organizar mejor el tiempo
ACTIVIDAD 5ª
Estudio del Caso
Análisis de la planificación y gestión del tiempo
ACTIVIDAD Nº 1


ANÁLISIS DE LOS PRINCIPIOS DEL TIEMPO DEL ASESOR
Análisis de la distribución del tiempo de ventas
Muchas gracias
IMPORTANCIA
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URGENTE
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