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GTC 185 DOCUMENTOS COMERCIALES

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by

Mariluz Pinzon

on 9 May 2014

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Transcript of GTC 185 DOCUMENTOS COMERCIALES

PARTES DE LA CARTA
Código, lagar de origen y fecha de elaboración, destinatario, denominación, nombre del destinatario, denominación, nombre del destinatario, organización, dirección, nombre del lugar de origen y país.
CIRCULARES
son comunicaciones escritas de interés común, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externa en la organización

existen dos clases de circulares:
general: dirigida a un grupo de personas personalizada: dirigida a una persona
OBJETIVO DE LA NORMA 185
MEMORANDO
Son comunicados escritos que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

GTC 185 DOCUMENTOS COMERCIALES
UTILIZACION DE LA CARTA
La carta u oficio tienen los siguientes usos:informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto determinado; entre otros.
PARTES DEL MEMORANDO
Se debe escribir centrado y con mayúscula sostenida debe tener un código y fecha de elaboración
Características de redacción y presentación de circulares
Las circulares deben tener en cuenta los siguientes pasos:

Se debe tratar un solo tema
Redactar en forma clara y concisa.
utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de la organización.
emplear un estilo gramatical, natural, sencillo.
iniciar y finalizar el texto con una frase cortesía.

Esta dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios e involucrados que elaboran distintos tipos de documentos en las organizaciones
PARTES DE LA CIRCULAR
Se recomienda que la circular:

grupo destinatario
encabezamiento razón social de la empresa, dependencia,titulo, lugar y fecha de elaboración
despedida y nombre de remitente
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico, etc.

Existen varias clases de actas:
Actas de comité
Actas de consejos
Actas de asambleas
Actas de reuniones administrativas
Actas de eliminación de documentos entre otras.
características de redacción y presentación de actas
Las actas deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
se debe expresar lo tratado en la reunión, sin describir detalles.
redacción en tiempo pasado, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales , ni de puntuación.
párrafos concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas
debe contener el nombre del grupo que se reúne, carácter de la reunión: ordinario o extraordinario
INFORME
Es un documento escrito, con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.

La expedición de informes esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados.

Características de redacción y presentación de informes
Los informes deben tener en cuenta los siguientes aspectos.

Se debe tratar un solo tema
Debe tener un tratamiento cortes y respetuoso
Se debe organizar las actividades o acontecimientos que se van a contar o a describir
Lenguaje técnico y un tono adecuado para presentar los hechos
Redacción clara, concreta y concisa.
Partes de una certificación y constancia
Se recomienda que la certificación y constancia incluya:

Código, lugar y fecha de elaboración, cargo, identificación del documento
Textos
Remitente y firmas responsables
EL REMITENTE DEBE TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES USOS

EXPRESA NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS

REITERAR UNA INFORMACION O UNA SOLICITUD URGENTE

PRESENTACION DE DETALLES DE UN ASPECTO DETERMINADO

TRAMITAR, DESARROLLAR Y AGILIZAR UN ASUNTO

ACLARA O CORRIGE UNA SITUACION

INFORME

UTILIZACION DEL INFORME

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
El certificado es un documento de carácter probatorio, publico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho.

Las constancias son un documento de carácter personal.

INFORME EJECUTIVO
Este informe es breve

Informar sobre el desarrollo de una actividad organizacional
Dejar constancia sobre asuntos administrativos
Reportar eventos ocurridos en una reunión
Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación
Elaborar un resumen del comportamiento inadecuado de un individuo o grupo
Resumen de visitas administrativas y de verificación.
PARTES DEL INFORME CORTO
Se recomienda que el informe corto lleve:

Encabezamiento, razon social de la empresa, dependencia, codigo, titulo, lugar y fecha de elaboracion.
Autoria del informe corto
Objetivos
Capitulo o capitulos
Conclusiones y recomendaciones
Firma
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Este documento se genera en la organizacion y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral.

CARACTERISTICAS:

Cada organizacion establece los datos que sean necesarios y relevantes
La informacion debe ser breve, clara, precisa y veraz.

SOBRES COMERCIALES
Es la cubierta de los documentos para su entrega o envio

CARACTERISTICAS:

Los datos del destinatario deben ser escritos de forma clara y completa se recomienda que el sobre tenga el color, calidad y diseño con la papeleria de la empresa al igual que el membrete. hay sobres con ventana o sin ventana, carta u oficio.
MENSAJES ELECTRONICOS
Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos circulares y cualquier otro documento que sea necesario, se aconseja que se identifique bien el destinatario y en lo posible enviar con copia oculta.
TARGETAS PROTOCOLARIAS
Son manejadas para relaciones publicas y de negocios. Buscan facilitar a quienes las reciben informacion para contactar al directivo o funcionario requerido.

CARACTERISTICAS:

Logo de la empresa, razon social, nombres y apellidos, cargo que desempeña, direccion y telefonos fijos.
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