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Gestion Documental

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by

Perla Carolina Montero

on 9 September 2014

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Transcript of Gestion Documental

Gestión Documental
GRUPO II
COMPUESTO POR:
GESTIÓN DOCUMENTAL
Introducción
Objetivo
Concepto
Enfoque clásico
Enfoque digital
Importancia
Ventajas
Conclusión
Importancia de la gestión documental.
INTRODUCCIÓN
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar almacenar información debido a esto la gestión documental de los archivos en papel y digital se consideran clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo.
Concepto
La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos
VENTAJAS
Conclusión
Enfoques
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos de información en una organización, es por esto que por su naturaleza puede ser clasificado como un enfoque clásico y un enfoque digital.
Digital
• Reduce los costos de captura manual
• Mejora el tiempo de procesamiento
• Aumenta la calidad de los datos
• Incrementa la productividad
• Acelera el manejo de documentos
(almacenamiento y acceso)-

Las ventajas de este están :
Clásico
Por lo general, las operaciones de una empresa u organización requieren de algunos documentos para dejar una constancia de su ejecución
Diseño
La preparación de una forma considerando su objeto , tipo de información que contendrá, origen , método de llenado, procedimiento en el que se utilizara y resultados esperados.
Condiciones para su llenado
Manual
Impresora+ equipo de Computo
Clases de formas

De uso comercial:
Solicitud de empleo


De uso interno:
Control de pedido
Fuentes de información
De linea
De columnas
De casillas
Combinado
En especial:
Visualización
Unidad
Claridad
Jerarquización
Saturación
Ritmo
Imagen residual
Toda la empresa usa formas
Diseño de una forma
¿Que información va a incluir?
¿Cómo se va a utilizar?
¿Por quién será utilizada?
¿Como sera utilizada?
¿Se llenará a mano o digital?
¿Datos variables o fijos?
Software para crear formatos
Software para generar formatos gráficos
Generar formatos para la red
Ray
Perla
Carmen
Cristina
Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla
Documentos e información
Personalización y seguridad
Organizar y recuperar
Se evita la pérdida de documentos

Se evita la pérdida de tiempo
Seguridad: Acceso a la información
Control de cambios de los documentos
Control de revisiones

Accesos que se realizan a los documentos.
Ahorro de costes en la empresa
GRACIAS
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