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LIBROS CONTABLES

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by

Diana Carolina Cruzado Cachi

on 1 October 2013

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LIBROS CONTABLES
DEFINICIÓN
• Conjunto de registros contables especializados donde se registran las operaciones que realiza una empresa, en forma cronológica y ordenada.
CLASIFICACIÓN
A. Libros Principales y Obligatorios
• En el sistema mecanizado: es un conjunto de listado en forma de reporte en hojas continuas, luego según importancia son no legalizadas.
IMPORTANCIA
• Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.
• Nos da garantía a segundas, terceras personas y a las que tienen interés en el resultado de las operaciones.
• Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen.
• Nos brinda una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa.
• Permite la división del trabajo con grades beneficios para la función de la empresa.
• Nos permite conocer nuestras deudas u obligaciones, así como las que nos adeudan.
• Nos muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado
FOLIACIÓN
Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de folio:

• Foliación Simple: Consiste en cada una de las páginas de los libros contables que tienen numeración correlativa y van de uno en uno.
Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5,6…etc.

• Foliación Doble: Consiste en que la numeración correlativas de las páginas de los libros contables van de dos en dos.
Ejemplo: 1, 1; 2, 2; 3, 3…etc.

LEGALIZACIÓN
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.
Contenido de la Constancia
Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.
Apellidos y nombres, denominación o razón sociales del deudor tributarios, según sea el caso.
Número de RUC.
Denominación del libro o registro.
Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordenó la diligencia de ser el caso.
Número de folios de que consta.
Fecha y lugar en que se otorga.
Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de togas las operaciones que se registran.
Libro de Inventario y Balances
Es un libro principal y obligatorio de foliación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la en el cual se va a registrar todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa.
Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado inventario inicial) y otro al finalizar el período económico (al 31 de diciembre, llamado inventario final o de cierre).
La legalización es en la primera página y tiene el siguiente rayado:
Una columna para el código de la cuenta principal.
La segunda columna para la divisionaria de la cuenta.
Columna para el nombre de la cuenta.
Columna auxiliar en la cual se registran las cantidades por menores.
Columna para las cantidades parciales y totales.

Inventario
Es una relación detallada, valorada, ordenada, clara y precisa de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa.
Esta relación se detalla en el libro de inventario y balances, con la finalidad de terminar los bienes y derechos que posee una empresa y también unas deudas.
Libro Diario
Es un libro principal y obligatorio de foliación simple, en el que se registran las transacciones operacionales que la empresa realiza.

Es importante porque, nos va a reflejar todo el movimiento operacional que la empresa efectúa en forma cronológica, clara y ordenada

Libro Caja y Bancos
Libro Mayor
Es un libro principal y obligatorio de foliación doble, si finalidad principal es de clasificar por cada cuenta o subcuenta (este último para fines de análisis de cuentas) sus partidas deudoras, con el objetivo de determinar el movimiento de cada una de las cuentas o subcuentas con sus respectivos saldos.
En este libro se registran todas las cuentas o subcuentas del libro diario, agrupando en cada una de las cuentas las partes del debe y el haber.
En el libro mayor se emplea un folio para cada cuenta o subcuenta, cada folio consta de dos páginas (foliación doble).
Rayado del Libro Mayor
B. Libros Auxiliares y Voluntarios
Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares tienen que ser legalizados y los libros voluntarios no necesitan ser legalizados sirven para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor actitud y facilidad.
1) En la parte superior se registra el nombre de la cuenta que se mayoriza.
2) Columna para flecha de las operaciones realizadas en el libro diario.
3) Columna para concepto o detalle para anotar el nombre o el código de la cuenta, que constituye la partida doble.
4) Columna para registrar el folio del libro diario, donde figura la cuenta y la cantidad que se ha mayorizado.
5) Columna para registrar las cantidades parciales, es decir los movimientos de un período.
6) Columna para registrar las cantidades de saldo inicial y el total de la columna parcial.

Libros Obligatorios
Registro de Venta
Es un auxiliar obligatorio de característica tributario, de foliación doble, en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones. Los documentos que sustentan las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, etc.
Registro de Compra
En este libro se anotan en forma cronológica las compras de bienes y servicios que realiza la empresa. Es un libro que puede ser de foliación simple o doble. Desde el punto de vista técnico contable, es auxiliar. Desde el punto de vista legal, es obligatorio para las empresas que deben llevar contabilidad completa. También es obligatorio para las empresas que, no estando obligadas a llevar contabilidad completa, realizan operaciones gravadas por el Impuesto General a las Ventas.
Entonces, normalmente en este libro habrá que anotar comprobantes de compra como facturas, boletas, tickets, recibos por servicios públicos, notas de crédito y notas de débito.
Rayado: como mínimo debe contener los siguientes datos:
1. Fecha de emisión del comprobante de pago emitido por el proveedor (factura, boleta, ticket, nota de débito o crédito comercial)
2. Tipo de documento.
3. Número de serie y número correlativo del comprobante.
4. Número de RUC del proveedor.
5. Nombre o razón social del proveedor.
6. Referencia, cuando se anota a nota de crédito o una nota de débito.
7. Valor de las compras no gravadas con el IGV.
8. Valor de las compras gravadas con el IGV.
9. Importe del IGV.
10. Precio de compra (total valor más IGV).


Planilla de Pago de Remuneraciones
Las planillas de pago son un registro contable. Brindan elementos que permiten demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relación laboral del trabajador con mi empresa, su remuneración y los
demás beneficios que se le pagan. Estos registros pueden ser llevados en libros, hojas sueltas o micro formas.


Libro de actas
Es el libro que según la legislación mercantil deben algunas sociedades anónimas, para registrar en él, las actas de las sesiones de su consejo de administración, y de sus juntas de accionistas.
LLENADO O LLEVADO DE LIBROS CONTABLES
• Contar con datos de cabecera: Denominación, periodo RUC y apellidos y nombres o razón social.
• Contener el registro de sus operaciones: En orden cronológico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
• Totalizar sus importes por cada folio, columna o cuenta contables hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda: VAN y VIENEN.
• De no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable: “SIN OPERACIONES”.
• Ser llevados en monedad nacional y en castellano, salvo que las excepciones previstas por el código tributario.
• Incluir los registros o asientos de ajuste, clasificación o rectificación que correspondan.
• Contener folios originales, no admitiéndose a adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.
• Tratándose del libro de inventarios y balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicios gravable, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el CPC o CM responsable de su elaboración.

¿QUÉ HACER EN CASO DE DESTRUCCIÓN O PERDIDA?
Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de libros y registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecidos en el código tributario.
Plazo para Rehacer los Libros y Registros
En caso de pérdida o destrucción, el deudor tributario que hubiera sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, tiene un plazo de 60 días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a los asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes. De requerirse un plazo mayor por razones debidamente justificadas, las SUNAT otorgará la prorroga correspondiente, previa evaluación.
Para efecto de lo señalado:
a. El deudor tributario deberá contar con la documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción.
b. Los plazos se computaran a partir del día siguiente de ocurrido los hechos.

La SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente viera sufrido la pérdida o destrucción señalada, a efectos de acogerse al cómputo del plazo antes mencionado, de verificarse la falsedad los hechos comunicados, la SUNAT podrá la página directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta en aplicación del numeral 9 del artículo tributario 64° del Código Tributario.
SANCIONES
Configurada la infracción, ésta es sancionada con una Multa equivalente a:

Cuando la sanción aplicada se determine en función de los Ingresos Netos Anuales, no podrá ser menor al 10% de la UIT ni mayor a veinticinco UIT’S.

INGRESOS NETOS
Total de ventas netas y/o ingresos por servicios y otros ingresos netos o rentas netas comprendidas en un ejercicio gravable:
I.- Cuatro veces el límite máximo de cada categoría de los ingresos Brutos Anuales del Nuevo Régimen Único Simplificado (RUS) por las actividades de ventas o servicios prestados por el sujeto del Nuevo RUS, según la categoría en que se encuentra o deba encontrarse ubicado el citado sujeto.
*Multa no menor al 5% de la UIT (5% de S/.3 600 = S/.180)
IMPORTANTE:
Cuando la sanción aplicada se calcula en función a los ingresos netos anuales no podrá ser menor a 10% UIT ni mayor a 25 UIT´S.
-Para las infracciones sancionadas con multa o cierre, excepto las del artículo 174º del código tributario, se aplicará la sanción de cierre, salvo que el contribuyente efectúe el pago de la multa correspondiente antes de la notificación de la Resolución de cierre.

QUIENES DEBEN LLEVAR LOS LIBROS CONTABLES
Están obligados a llevar los libros de contabilidad, todos los comerciantes sin distinción alguna cualquiera que sea el monto de los ingresos pudiendo hacerlo por sí mismos o por intermedio de otras personas a quienes dan autorización.
Están obligados a llevar contabilidad completa todas las personas jurídicas y naturales que ejerzan actividad comercial, servicios e industrial, y deben llevar un sistema de contabilidad utilizando libros de inventarios y balances, caja, diario, mayor y libros auxiliares de carácter obligatorio

LIBROS ELECTRÓNICOS
I. Definición
Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite efectuar, entre sus funcionalidades, las validaciones necesarias a la información de los Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado al Sistema de Libros Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepción de un libro electrónico por parte de la SUNAT.
II.Función
La principal funcionalidad del PLE es la validación de los archivos (de formato texto) que contienen la información de los libros y/o registros contables susceptibles de ser llevados de manera electrónica, que el contribuyente previamente ha obtenido de sus propios sistemas de contabilidad. Dichas validaciones el PLE las realiza de acuerdo a las estructuras y con los parámetros señalados en la normativa dispuesta por la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
El PLE también tiene otras funcionalidades, como:
• La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado.
• La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva.
• La consulta del historial.
• Los reportes de los libros y registros electrónicos.

III. Pasos para los Libros Electrónicos
Paso 1:
Una vez afiliado o incorporado al Sistema debe obtener el software Programa de Libros Electrónicos - PLE desde SUNAT Virtual (disponible en sistemas operativos Windows, Linux y Mac), e instalarlo en su computadora
Paso2:
Generar, en sus propios sistemas informáticos, los libros y/o registros (archivos de formato texto) de acuerdo a las estructuras señaladas en el Anexo N° 2 y con los parámetros señalados en las tablas del Anexo N° 3 de La Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
Paso 3:
El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la información de los libros y registros elaborados por los sistemas informáticos del contribuyente en base a las estructuras a las que hace referencia el paso 2, y genera automáticamente un archivo denominado Resumen.
Paso 4:
Enviar dicho Resumen a la SUNAT a través del PLE haciendo uso de su Clave SOL.
Paso 5:
La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de Recepción respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepción así como la firma electrónica de la SUNAT.
Paso 6:
El contribuyente recibe la Constancia de Recepción y procede a almacenarla junto con el archivo validado de formato de texto que contiene la información del libro electrónico correspondiente, en su domicilio fiscal. Los Principales Contribuyentes deberán almacenar un ejemplar adicional en otro domicilio, el que deben comunicar antes de la generación de su primer libro electrónico.



En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.
En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.
Estará integrado por los siguientes formatos:
a) FORMATO 1.1: "LIBRO CAJA Y BANCOS – DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO".
b) FORMATO 1.2: "LIBRO CAJA Y BANCOS – DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE".
Registro de Activos Fijos
Se deberá registrar anualmente toda la información, proveniente de la entrada y salida de los activos fijos, así como la depreciación respectiva.
Estará integrado por los siguientes formatos:

a. FORMATO 7.1: "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS – DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS".

b. FORMATO 7.2: "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS – DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS".


c. FORMATO 7.3: "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS – DETALLE DE LA DIFERENCIA DE CAMBIO".

d. FORMATO 7.4: "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS – DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO AL 31.12".

ATRASO MÁXIMO EN LOS LIBROS CONTABLES
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