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Présentation Alfresco aux étudiants Bachelor ID

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by

Aurélie Cardinaux

on 8 May 2013

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Transcript of Présentation Alfresco aux étudiants Bachelor ID

Présentation Aurélie Cardinaux
Gestionnaire documentaire Aux Distribuer Préserver Gérer Capturer Stocker Intégrer le document
Classer le document
Décrire le document Modifier les documents
(contenu ou méta données)
Indexer en version
Gérer des workflows Permettre aux utilisateurs de partager l’information Garder le document et pouvoir le présenter Archiver le document selon un temps défini Les documents publiés ne sont pas versionnés
La re-publication d’une version d’un document déjà publié écrase la version publiée par la nouvelle Tous les documents publiés sont en PDF Publication Recherche simple Différents supports Gestion des accès D'enregistrer un document De modifier un document De partager le document avec ses collègues De retrouver des documents De trier ses documents L'utilisateur à besoin Création Validation Diffusion/utilisation Archivage Versement en définitif L'espace de travail : environnement de préparation des documents avec notamment la gestion des versions, etc.
L'espace publique : environnement dans lequel sont publiés les documents, par défaut accessibles au public tl
et un espace externe (pour les mandataires) Comment cela se décline ? Quelques liens Les solutions d' Document Management
Business Process Automation
Records Management http://www.alfresco.com/fr/node/2247 Descriptions des solutions Alfresco - Site d'Alfresco Vidéo présentant les fonctions principales du module Document Management http://www.youtube.com/embed/vtRzszuazdY?autoplay= Site d'Alfresco http://www.alfresco.com/fr Inscription pour un compte free (10 GO) - Site d'Alfresco http://www.alfresco.com/products/cloud/signup Forum Alfresco - Site d'Alfresco https://forums.alfresco.com/fr Fonctions:
Espaces de travail
Contrôle des versions
Workflow
Visualisation en ligne
Intégration avec MS Office
Groupement de méta données
Recherche
Plan de classement/arborescence Environnement tl Actuellement, il y a 2 espaces : On peut distinguer les étapes suivantes du cycle de vie des documents : Autres importations possibles Par l'intermédiaire d'une application métier Par dématérialisation Les contrats sont insérés dans Alfresco par l'interface de SAP-ERP (planification des ressources en entreprise) Documents scannés et automatiquement intégrés à Alfresco, utilisé par l'Unité Maintenances pour les procédure de sécurité, de travail et les fiches techniques Intégration d'un document Création en ligne Fonctions
Edition
Téléchargement
Méta données
Suppression Plan de classement
=
Arborescence Apparaît que les éléments dont l'utilisateur a accès Fil d'ariane Méta données techniques Obligation Attribution des méta données Héritage des propriétés Microsoft Héritage du dossier Sélection dans une liste définie Tableau de bord Alfresco Intégration
manuelle Tableau de bord des workflows personnels Exemples de workflows disponibles aux tl
Revue de document
Approbation de document Alertes automatiques
(par mail) Modifications Action : visualiser les détails => Méta données Action : Modifier Bloque la modification par d'autres collaborateurs Mise à jour sans bloquer le document préalablement Mise à jour du document Associer un workflow au document Modification avec Copie de travail (bloque les autres modificateurs) Extraire une copie de travail : Bloque la modification par une autre personne Action : Archiver la copie de travail Possibilité d'annoter la nouvelle version Préciser l'importance de la mise à jour Intégrer la nouvelle version Consulter l'historique des versions Diffusion Publication d'un document
=
Partage avec l'ensemble des collaborateurs des tl Contrôle de la version à publier Caractéristiques de la publication Diffusion du lien sur le document (à l'aide du numéro GEDTL) Dans la vue détaillée Lien sur la version publiée Rendre applicable : permet l'action de publication Groupe d'utilisateurs Ensemble des collaborateurs Par dossier Liens entre publication et partage Accès Document publié Non publié Groupes Les groupes sont définit par appartenance à une unités ou une sous-unité, appelée "entité" selon l'arborescence (héritage dossier) Rôles Public : tout utilisateur du réseau tl a accès aux documents publiés pour tous, avec la recherche, la visualisation, l'impression et la sauvegarde en local (lecture seule)
Lecteur : a accès, en plus, aux documents publiés et aux documents non-publiés du groupe de travail auquel il est affecté
Opérateur : peut, en plus, créer ou mettre à jour les documents dans un périmètre défini par son superviseur et y gérer les autorisations, il peut lancer un workflow
Opérateur de classement : il peut mettre à jour les méta données d'un document, il fait partie d'un groupe qui fait évoluer les méta données de l'entreprise
Superviseur : il peut, en plus et pour son unité, gérer l'organisation de la GED (aspects, dossiers, sauvegardes des recherches, …), gérer la sécurité, la destruction des documents, la publication et l’archivage, il est le répondant vis-à-vis de l’administrateur
Administrateur du système : c’est le répondant à SI qui est responsable de la disponibilités des fonctionnalités convenues, et qui anime le groupe des superviseurs pour assurer une utilisation et une évolution optimale du système. Accès à deux niveaux : par mail mais aussi sur l'Intranet Document Aspect Aspect Aspect Méta donnée Méta donnée Méta donnée Méta donnée Méta donnée Méta donnée Organisation des méta données Au niveau informatique : Méta donnée "Etat de vie" est décrite commet tel :
En création : stade de la création du document, non applicable
En validation : Stade de validation, inclus dans un workflow d’approbation
En modification : Stade de modification après la validation
En suspension : Stade de suspension et d’attente sur son utilisation
Archivé : Document archivé et transféré dans l’environnement d’archivage
Sera révisé durant 2013 Statut applicable :
version officiel donc validée (peut être publiée)
Action rendre applicable
A la suite d'un workflow Il faut distinguer :
La mise à jour du document lui-même
La mise à jour des méta données du document

La mise à jour du document génère une validation et la création d'une nouvelle version
La mise à jour des méta-données du document ne génère pas de nouvelle version du document
Les méta données n'ont pas de version Modification des méta données Visualiser les détails => Diffusion => Gestion des versions => Workflows Création Validation Diffusion/utilisation Archivage Versement en définitif Méta donnée "durée de vie" Statut périmé
N'apparaît plus dans la recherche Date d'intégration dans la GED
"Standard" Action : Publier Étapes du cycle de vie (gestion des dates) : Date de modification
"Standard" Attribution de règles (gestion au niveau du dossier) Dossiers et sous-dossiers 1er niveau de l'arborescence Niveaux suivants dans l'espace supérieur de travail Actions sur les dossiers : Génère un envoi de mail qui peut être automatique et selon un modèle donné Autres fonctions possibles : Envoi d'un lien sur le dossier Attribution de méta données au dossier
Peuvent être transférées par héritage aux documents ou sous-dossiers Règles applicables au dossier Information par flux RSS sur l'activité du dossier Soit par dates
Soit par dossier
Ou à l'aide des deux Modification du contenu => diffusion Droit de modification Document original en lecture seule Établir des règles :
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