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Gestión de la Correspondencia

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by

Sergio Díaz

on 8 May 2015

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Transcript of Gestión de la Correspondencia

GESTION DE LA CORRESPONDENCIA
GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN
Protección de datos de carácter personal
En cumplimiento de la normativa existente, las empresas deben aplicar el tratamiento de su correspondencia, procedimientos que aseguren el respeto a la confidencialidad de los datos incluidos en la misma y que impidan el acceso a los mismos por personal no autorizado.
FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
-Recepción
-Conservación
-Envío

Seguridad y confidencialidad de la información
Protección legal
Artículo 18.3: Garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegráficas y telefónicas, salvo resolución judicial.

Libros de registro de entradas de correspondencia
-Debe contener los siguientes elementos:
Número de orden de registro
Fecha
Remitente
Destinatario
Asunto
Clase de documentos
Anexos

Urgente: Paquetes urgentes y bajo firma, tanto nacionales como internacionales. No mas de 24 horas en España.
Nacional (Paquete Azul): Paquetes o documentos voluminosos a España o Andorra. Se entregan bajo firma en el domicilio. En caso de no entrega, se depositarán en la oficina de Correos más cercana.
Internacional:
EMS Postal Exprés: Paquetes urgentes y entregados bajo firma. De mayor calidad y garantís, porque de modo adicional se ofrece el reembolso, prueba de entrega y seguro.
Paquete Internacional Prioritario: Se entregan bajo firma, y cuentan con garantía de perdida o extravío.
Paquete Internacional Económico: El modo más económico, se entrega bajo firma y puede combinarse con aviso de recibo, reembolso y valor declarado.
Paquete prepago Internacional: Con justificante del envío realizado.
Valijas: Servicio destinado a empresas que necesitan intercambiar correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España. Pueden elegirse los días y horarios de recogida y entrega mas convenientes parea el cliente, de modo que se agrupen en un embalaje autorizado todos los envíos deseados.

Servicio de Correos
Los servicios consistentes en la recogida, clasificación, transporte y distribución de los envíos son de interés general. En España, se presta por Correos.
La Red Postal Pública:
Recogida de envíos postales depositados en los puntos de acceso al servicio.
La expedición y tratamiento de estos envíos desde el punto de acceso a la red postal hasta el centro de distribución.
La distribución, a las direcciones indicadas en los envíos.
Los puntos de acceso son las instalaciones físicas donde se pueden depositar los envíos postales. Bien en la vía publica (Buzones), o en las oficinas de Correos.


El envío
Informatización del envío de correspondencia
Redacción: En esta fase está profundamente afectada por el proceso de informatización. Estas aplicaciones informáticas permiten automatizar algunas de las tareas que se dan en el proceso de envío. También existen las llamadas máquinas direccionadoras destinadas a escribir la dirección de los sobres, con lo que se ahorra tiempo.
Numeración y registro: Las nuevas tecnologías aportan soluciones que la agilizan y la hacen más eficaz, como ocurre con el registro de entrada. Se utiliza igualmente etiquetas con código de barras que son leídos por los lectores.
Franqueo: Cada vez se usan mas las llamadas máquinas franqueadoras con tecnología digital, que pesan, cierran y franquean el correo saliente. Están conectadas por modem al sistema de gestión informatizada de correos, que emitirá una factura mensual detallada. Las tarifas postales se autorizarán automáticamente a través del sistema online.
Paquetería internacional
Envío de mercancía y objetos de hasta 20 kg. Se entregan al destinatario bajo firma y cuenta con garantía por pérdida o extravío.
Salida de la correspondencia de la empresa
Plegado y ensobrado: La forma de doblar las cartas y el sobre tiene importancia. Las cartas se suelen doblar en 3 partes y en tamaño A4, de forma que el membrete queda a la vista según se abre la carta. Respecto al tipo de sobre el mas utilizado es el sobre de ventana.

Postal exprés
Son envíos urgentes de paquetería con entrega garantizada en 48 horas. Se entregan bajo firma, hay amplia cobertura en todo el territorio nacional y tarifas sin suplementos de reexpedición para cualquier población del territorio nacional, trazabilidad y seguimiento online.
La Recepción
El primer filtro: Lo realiza la persona que la recibe, rechazando la correspondencia errónea, repartiéndola, bien de manera personal, o por medio de un subalterno. Siempre teniendo en cuenta la privacidad de los documentos, como los documentos “reservados” o “confidenciales”.
Numeración y Registro: Consiste en numerar los documentos, para una mayor facilidad en su registro de entrada.
Distribución: Tras ser registrada la correspondencia, se debe proceder a entregar a su correspondiente destinatario. Teniendo predilección aquellos documentos considerados “urgentes”.
Informatización de la recepción de la correspondencia
Recepción:
A través de programas informáticos de gestión documental que a través de la digitalización convierte los documentos en papel en archivos informáticos. Tiene importantes ventajas, una de ellas es que se pueden consultar fácilmente.

Numeración y registro:
A través de los programas de digitalización se imprime un sello en la copia digital. Esto hace que haya un correcto archivado de los archivos y que haya una manera fácil de buscarlo a través de un escáner.

Distribución:
Si los documentos de han digitalizado la distribución será muy simple, los documentos se envían a los destinatarios y pueden consultarse online.

Una vez que la correspondencia ha sido registrada, el último paso será pesar, franquear, cada una de las cartas, paquetes… que van a ser enviados.
El pesado innecesario, dado que la mayoría de las tarifas postales, toman como indicador el peso del envío.
En cuanto al franqueo consiste en pagar el precio correspondiente al envío. Hay diferentes formas:
-Sellos: Es el sistema tradicional de franqueo que sirve de comprobante de previo pago en los envíos efectuados por correo
Tu sello: Correos ofrece la posibilidad de comprar pliegos de 25 sellos personalizados con las imágenes que la empresa desee.
Franqueo pagado: Pensado para usuarios que efectúen depósitos masivos de cartas e impresos son periocidad. La identificación de estos envíos se realiza con la impresión mecánica de un rectángulo en la esquina superior derecha del sobre.
Franqueo en destino: Es el destinatario del envió quien paga su precio. Para las empresas es una manera de garantizar la respuesta de las comunicaciones a los clientes.

Carta ordinaria
De ámbito nacional o internacional. Correos ofrece servicios de devolución modificación y recogida a domicilio.
Plazos de entrega:
Local 1 día
Provincial 2 días
Nacional 3 días
Europa de 2 a 4 días
Y el resto de destinos: según el país

Carta certificada
Se garantiza su entrega mediante firma, bien del interesado o de persona autorizada. En casa de que no se reciba se depositara en la oficina de correos mas cercana durante un periodo de quince días.

Carta certificada urgente
Para envíos urgentes. La entrega se realizara en un periodo de 24 horas para el correo nacional.
En Europa plazo varia entre 1 y 3 días
Postal exprés
Para documentos que necesitan ser enviados con carácter urgente y entrega registrada.

En España la entrega no supera 24 horas, para el resto de ciudades de Europa y estados unidos el plazo es de dos días.

La carta urgente
Siempre se entrega en el domicilio del destinatario pueden ser certificados que requieran firma.

Envío de documentos
Correo urgente internacional (CUI)
Para el envío de documentos de hasta dos kilos, de manera rápida y económica.

Notificaciones administrativas
Servicio exclusivo de entidades administrativas y judiciales, que requieran tener constancia de su entrega.
De esta manera se cumplen los requisitos que establece el procedimiento administrativo común.

Correo digital
Permite enviar cartas o postales desde el ordenador.
Se pueden enviar a múltiples destinatarios bien siendo correo normalizado o certificado a cualquier destino.

Telegramas
Nacional:
Internacional:
Internacional urgente:
Online:

Fax: Correos permite el envío desde oficinas de correos de documentos a terminales de Fax de cualquier lugar del mundo.
Burofax: Servicio para enviar de modo urgente y bajo firma documentos relevantes que tienen carácter de prueba frente a terceros, o notificaciones de las que se quiere su constancia. Online o a través de oficinas de correos.

Fax y Burofax
Envío de Paquetería
Servicios Privados
Nacional
Muchos servicios a nivel nacional:
Inmediato
Urbano
De hoy para hoy
De hoy para mañana, entrega antes de las 8:30 h
De hoy para mañana entrega antes de las 10:00h
Entrega antes de las 13:00h
Servicio día de la semana

Internacional
La forma más rápida y fiable para la entrega de documentos y paquetes en cualquier lugar del mundo a través de servicio aéreo.

Complementarios
Las agencias de mensajería prestan otros servicios a los clientes como por ejemplo:
Reembolso
Comprobante o confirmación de entrega
Valor declarado
Servicio de buzón
Agencia-agencia

Procedimientos de seguridad y confidencialidad en la información
Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.
En cuanto a la conservación de los datos de las personas, el responsable de los ficheros en que consten deberá adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

Nacional:
Internacional
Online
Para documentos breves y de entrada registrada, en territorio nacional (< 24 horas), en Europa y EEUU el periodo es de unos dos días.
Mensajes internacionales ordinarios o urgentes. Su característica es que pueden cursarse por medio del teléfono, sin la necesidad de personarse en la oficina de Correos.
Internacional urgente:
Se diferencia en la prioridad en la trasmisión y la entrega a domicilio.
A través de los medios telemáticos, conservando los mismos valores legales y características que el modelo tradicional. Disponible solo en España y Andorra.
Recorrido de una Carta
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