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SELECCIÓN DOCUMENTAL

Desde que los Archiveros aceptamos que la administración de documentos a partir de su creación, la Selección Documental se convierte en una tarea central de nuestra profesión
by

JOHN DANYS SANCHEZ MORENO

on 26 September 2012

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Transcript of SELECCIÓN DOCUMENTAL

1. PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 4. TRAMITE 5. ORGANIZACIÓN 6. CONSULTA 7. CONSERVACIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL ACTIVO SEMIACTIVO PERMANENTE ARCHIVO ADMINISTRATIVO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS ADMINISTRATIVOS
LEGAL
FISCAL
CONTABLE CIENTIFICO
HISTORICO
CULTURAL Criterios para la selección La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total. Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo. ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad COPIA: Reproducción exacta de un documento, pero que no ha sido escrito o grabado con intención de cumplir el objetivo por el cual fue creado. COPIA AUTENTICA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original COPIA DE SEGURIDAD: Copia de un documento realizada para coservar la información contenidad en el original en caso de perdida o destrucción del mismo. fascimilares: cuando repite el texto y la diamagración del original, a modo de calco, copia carbónica, fotocopia. No fascimilares: no son exactamente iguales al original Documento borrador Es un documento preparatorio, provicional, previo a un ejemplar original. VALORACIÓN DOCUMENTAL COMISIÓN EVALUADORA Ee un grupo de alta Es un equipo de expertos que coordinados por el archivero, evalúa los documentos de archivo con el fin de determinar el plazo de su retención( luego de agotarse su vigencia) y su destino final. RESPONSABILIDADES Velar por la integridad y conservación de los documentos Velar por la integridad y conservación de los documentos del archivo.

Decidir y aprobar los tiempos de permanencia de los documentos en el ciclo vital del archivo.

Participar en la elaboración de Tablas de Retención.

Establecer políticas y procedimientos acerca del manejo de la información, de la administración de documentos y de la organización de los archivos de la Empresa Tabla de Retención y Destino final: Es el documento fundamental de la comisión evaluadora. Lista de eliminación: Redacta la lista definitiva de eliminación. Jucio del valor primario: Tiene como objetivo principal establecer la tabla de retención documental Juicio del valor secundario: tiene como objetivo principal seleccionar los documentos de conservación total TRABAJA EN DOS ETAPAS La evaluación por el criterio de importancia y la selección de documentos Producción o
Recepción Tramite Distribución consulta Retención Almacenamiento Recuperación protección Preservación
temporal Disposicion final Eliminacion conservación
permanenete GRACIAS DISPOSICIÓN FINAL Es el que tienen los documentos mientras sirven a la Institución que los produce y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un tema o asunto Es el valor histórico o cultural de algunos documentos, y que interesa a los investigadores de información histórica en cualquier campo. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente en su soporte original. Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase de archivo TRANSFERENCIA PRIMARIA

Son los traslados de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central sin alteración de sus propiedades para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado el proceso de atención de trámites TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Consiste en el traslado de los documentos del Archivo Central al Archivo Histórico o permanente. Con estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en la Institución y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor secundario. Fuente: Archivo General de la Nación. http://www.archivogeneral.gov.co/version2 del 22 de noviembre de 2003, 24/09/2012

http://archivonorma.com/news/showByTitle/title/tablas-de-valoracion-documental/src, 24/09/2012 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización V conservación. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente. http://www.youtube.com/watch?v=Yv6BTGlD2SI, 24/09/2012 Desición resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las
Tablas de retención y/o Tablas de Valoración documental,
con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reprodución. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias. http://tecnicosarchivisticos.blogspot.com, 25/09/2012 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DECRETO 1382 DE 1995

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

ACUERDO 09 DE 1995

Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.

LEY 594 DE 2000

ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002

CIRCULAR EXTERNA No. 001-2001

Elaboración y adopción de tablas de retención documental, para alcaldes municipales

ACUERDO 39 DE 2002

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

DECRETO 173 DE 2004

"Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"

Igualmente, las entidades señaladas en el artículo primero, están obligadas a transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. Ver el Acuerdo del Archivo General de la Nación 39 de 2002 CONSERVACIÓN TOTAL

Organización de los documentos para disponerlos al servicio de los usuarios ELIMINACIÓN

Documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Valoración avalada por el comite de archivo MICROFILMACIÓN

Técnica que permite registrar fotográficamente- documentos imagenes en peliculas de alta resolución SELECCIÓN

Disposición final señalada en la TRD y/o realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de caracter representativo para su conservación permanente. http://www.slideshare.net/aracelosa/gestin-documental-1113021, 25/09/2012 BIBLIOGRAFIA Metodología

Etapa No. 1: Compilación de la información


Etapa No. 2: Análisis de la información

Etapa No. 3: Elaboración de la TRD y presentación

Etapa No. 4: Aplicación

Etapa No. 5: Actualizaciones y ajustes 1st step Finished 2nd step Spark Last step Start (cc) image by nuonsolarteam on Flickr La TRD es el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico Identificación:nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación.

La identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental,debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad,procedimiento denominado clasificación.

La identificación va de lo general a lo particular así:

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

Estructura del fondo documental La estructura del fondo documental es:

-fondo,
-secciones,
-subsecciones,
-serie,
-subserie y
-tipos documentales. LABOR POR LA CUAL SE DETERMINA LOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS CON EL FIN DE ESTABLECER SU PERMANENCIA EN LAS DIFERENTES FASES DEL CICLO VITAL Big and.... ... small FONDOS ACUMULADOS

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios. PROCESOS DE VALORACIÓN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad supere los 30 años.

... TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS

Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada dependencia
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