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Codificación de Datos

Sistemas de Información Gerencia
by

Nelson Ugalde

on 4 July 2012

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Transcript of Codificación de Datos

Codificacion de Datos Caracteristicas Basicas de un Sistema de Codificacion Conciso Sistemas de Codificacion Significativo Flexibilidad Operabilidad Precision del Codigo (cc) image by nuonsolarteam on Flickr Debe permitir aceptar mas elementos en caso de ser necesario Ejemplo Flexibilidad Correcto 1-01-01-001 CxC Banco del Caribe
1-01-01-002 CxC Banco provincial
1-01-01-003 CxC Banco Mercantil
1-01-01-004 CxC Banco Latino Incorrecto 1-01-01-1 CxC Banco del Caribe
1-01-01-2 CxC Banco provincial
1-01-01-3 CxC Banco Mercantil
1-01-01-4 CxC Banco Latino Significa que cada elemento debe aceptar una sola codificacion Ejemplo Precision Correcto 013-22481-R Juan Garcia
013-22482-T Carlos Hernandez
013-22483-O Jose Meza
013-22484-W Juan Garcia (1) Incorrecto 013-22481-R Juan Garcia
013-22482-T Carlos Hernandez
013-22482-T Jose Meza (2)
013-22483-O Juan Garcia No se deben adicionar codigo que no tengan
relevancia para identificar elementos Ejemplo Conciso Correcto FC-32458 Factura del Proveedor A
FC-45849 Factura del Proveedor B
FC-96749 Factura del Proveedor X
FC-83835 Factura del Proveedor Z Incorrecto FC-32458 Factura del Proveedor A
FC-45849 Factura del Proveedor B
FC-96749-W Factura del Proveedor X
FC-83835-O Factura del Proveedor Z Cada elemento debe indicar alguna caracteristica diferencial de la codificacion Ejemplo Significativo Correcto GI-83412 Efectos por pagar proveedor M
GI-21225 Efectos por pagar proveedor W
GI-38452 Efectos por pagar proveedor X
GI-15238 Efectos por pagar proveedor U Incorrecto 83412 Efectos por pagar proveedor M
21225 Efectos por pagar proveedor W
38452 Efectos por pagar proveedor X
15238 Efectos por pagar proveedor U Debe facilitar el manejo de los codigos por un sistema de computo Ejemplo Operabilidad Correcto 1-01-01-001 CxC Banco del Caribe
1-01-01-002 CxC Banco provincial
1-01-01-003 CxC Banco Mercantil
1-01-01-004 CxC Banco Latino Incorrecto 1-01-A235 CxC Banco del Caribe
1-01-W531 CxC Banco provincial
1-01-X380 CxC Banco Mercantil
1-01-B201 CxC Banco Latino Fonetico Consonantes Nemotecnico Codificacion Alfabetico Numerico Por Bloques Por Grupo Codificacion Secuencial (cc) photo by theaucitron on Flickr (cc) photo by theaucitron on Flickr Quiz para Casa Codificacion Barras METODOS DE SISTEMAS DE CODIFICACION Consiste en la asignacion consecutiva de un numero a una lista de elementos Ventaja: Util en listas cortas Desventaja: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos Ejemplo: Codigo Nombre del Elemento 001

002

003

004 Cuentas por Cobrar Eduardo Diaz

Cuentas por Cobrar Raul Castro

Cuentas por Cobrar Adriana Garcia

Cuentas por Cobrar Victor Bolivar Los codigos se asignan secuencialmente pero en bloques consecutivos Ventaja: Util en el procesamiento de listas cortas Desventaja: Pueden presentarse problemas de flexibilidad Ejemplo Codigo 01
02
.
.
06

07
08
.
.
12

13
14
.
.
.
19 Nombre de Elemento Televisor 12 pulgadas
Televisor 16 pulgadas
.
.
Televisor 23 pulgadas


Licuadora 2 velocidades
Licuadora 4 velocidades
.
.
Licuadora 12 velocidades


Nevera 20 pies
Nevera 21 pies
.
.
.
Nevera de 26 pies Explicacion 01 a 06
Televisores 07 al 12
Licuadoras 13 al 19
Neveras Codificacion secuencial que se subdivide clasificaciones sucesivas Ventajas Facilidad de expansion
Rapidez en el Procesamiento de los datos Desventajas Si no es definida adecuadamente la estructura del codigo, pueden presentarse problemas de expandibilidad y confusion en su uso Ejemplo Codigo 2-000-000-000

2-001-000-000

2-001-001-000

2-001-001-001 Nombre Elemento Pasivo

Pasivo Corriente

Cuentas por Pagar Proveedores

Cuentas por Pagar Ferreteria RyR Se asigna un codigo alfabetico junto a un codigo numerico que tiene en cuenta las caracteristicas del elemento a codificar Ventaja Util en Procesamiento de listas cortas Desventaja Pueden presentarse problemas de
expandibilidad si la estructura del
codigo no es adecuadamente definida Ejemplo Placas Vehiculos XEH-301
LVA-203
VEC-100 Combinacion de numeros y letras para identificar por
varias caracteristicas a cada uno de los elementos Ventaja Util cuando los items a usar son numerosos Desventaja La codificacion de los items puede ser engorrosa Ejemplo NT 670151 Neumatico Tamaño 670x15 banda blanca
NT 670152 Neumatico Tamaño 670x15 sin banda
NT 670153 Neumatico Tamaño 670x18 banda blanca
.
.
PFDCF750 Pastillas Freno Delantero Camion Ford 750
PFDCF800 Pastillas Freno Delantero Camion Ford 800 Consiste en eliminar todas las vocales posteriores
a la primera letra Ventaja Facilidad Aplicacion Desventaja Uso Limitado
Requiere conocimiento del metodo para que tenga significado Ejemplo PRZ Perez
ALFR Alfaro
CDG Codigo
CRBRDR Carburador
CSRDNT Casa Rodante Codifica los elementos de acuerdo al sonido Ventaja Util en una busqueda alfabetica en una lista Desventaja Aplicable a situaciones muy especificas asignacion de lineas y espacios de distintos anchos y que son impresos a un producto para su identificacion Ventaja Permite aplicar facilmente un control sobre todos los inventarios de productos de una cia Desventaja El desconocimiento en su aplicacion Problemas Aplicados
Pagina 153, ejercicio 9.01 Flexibilidad Adecuada Clasificacion Jerarquizacion Claridad en las Descripciones Caracteristicas de un Codigo Contable El Codigo Contable es la estructura principal de un sistema contable que permitira generar informacion optima y relevente.

La complejidad y volumen de operaciones de una entidad pueden ocacionar que el sistema sea mas complicado y por ello se haga necesario una mayor supervision para el procesamiento de los datos Caracteristicas de un Codigo Contable Un codigo contable debe permitir
agregar nuevas clasificaciones o detalles Correcto 4 Ingresos Operacionales
4-01 Zona Oriente
4-01-01 Producto "A"
4-01-02 Producto "B"

4-02 Zona Central
4-02-01 Producto "A"
4-02-02 Producto "B" Incorrecto 4 Ingresos Operacionales
4 Ingresos Operacionales
4-01 Producto "A"
4-02 Producto "B" Un codigo contable debe estar clasificado
de acuerdo a las NIIF Correcto 1 Activo
1-01 Corriente
1-01-01 Disponible
1-01-01-01 Caja
.
.
.
1-01-02 Bancos
.
. Incorrecto 1 Activo
1-01 Realizable
1-01-01 Caja
.
.
.
1-01-02 Cuentas por Cobrar
.
. El codigo contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros 1 Activo
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-01-01 Fondos Fijos Tiendas
.
.
.
1-01-02 Bancos
1-01-02-01 Bancos Nacionales
1-01-02-02 Bancos Extranjeros Correcto Incorrecto 1 Activo Circulante
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-02 Bancos Nacionales y Extranjeros
.
.
.
1-02 Realizable Un codigo contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas que lo integran 1-01-01-01 Bancos Nacionales
.
.
1-01-01-02 Bancos Extranjeros
.
.
1-01-02-03 Cuentas a Cobrar Comerciales Correcto Incorrecto 1-01-01-01 Bancos
.
.
.
.
.
1-01-02-03 Cuentas a Cobrar Comerciales PASO 1 Paso 2 Paso 3 Pasos para Diseñar
un Codigo de Cuentas Especificar o asignar numeros a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y perdidas Ejemplo Codigo Grupo 1
2
3
4
5
6
9 Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Costos y Compras
Gastos
Cuentas Orden Definir o especificar el formato del codigo contable en digitos y niveles. Esta definicion estara seimpre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se este usando y a la definicion de los parametros de las cuentas Ejemplo 9-9-999 Cinco Digitos, tres niveles
9-99-99 Cinco Digitos, tres niveles
9-9-99-99 Seis Digitos, Cuatro niveles
9-999-999 Siete Digitos, tres niveles
9-99-99-99 Siete Digitos, Cuatro niveles
9-9-9-9-999-99 Nueve Digitos, seis niveles Uan vez realizadoos el paso 1 y 2 debemos de empezar a desarrollar el codigo contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoria contable y las necesidades de informacion de la empresa
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