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Documentos comerciales y no comerciales

Descripción e importancia de los documentos comerciales y no comerciales.
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on 8 June 2014

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Transcript of Documentos comerciales y no comerciales

Documentos Comerciales
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Estos documentos comerciales son importantes porque en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.

Tipos de documentos comerciales

Factura: Es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa.

Además estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.

Existen tres tipos de facturas denominadas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.



La factura ordinaria: Es un documento que sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio.


La factura recapitulativa: Ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes.

La factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.



Orden de compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Recibo: es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado; el original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Tipos de cheque
Cheque a la orden de una persona determinada: Esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar.

Cheque al portador: Es aquel en el que el beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo. que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del beneficiario.

Cheque certificado: Para este caso el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido.

Cheque de caja: Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución.
Gracias
Documentos comerciales y no comerciales
Presentado por:
Diana Paola Corrales Brand
Diana Marcela Cárdenas Álvarez
Karen Alexandra Fernández Estacio
Karen Valeria Cárdenas Álvarez
Keren Liceth Gómez
Leidy Tatiana Agudelo Popayán

Los documentos comerciales constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio, constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Estos documentos son utilizados en procesos contables y son registrados en su respectiva área.
Características
La factura rectificativa: es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente.
Remito: Es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
Nota débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Cheque: Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Pagaré: Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
La nota de crédito bancario (o boleta de deposito): Es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Procedimiento contable de los documentos comerciales
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

Recepción de inventarios
Ventas de productos
Fabricación de productos
Registro de estimaciones
Registros de las operaciones
Deerminacón de los saldos de las cuentas





Soportes contables
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
Algunos soportes contables
Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Comprobante de pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.
Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.




Importancia de los soportes contables en la contabilización
Documentos no comerciales
Estos son documentos de caracter informativo y sirven como respaldo de un registro contable. Entre estos podemos encontrar hojas de vida, contratos, cotizaciones, solicitudes de crédito, planillas de sueldo e informes.



Normatividad
Decreto 2649 de 1993, articulo 123 Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Decreto 2649 de 1993, articulo 134: Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registros de aportes, los comprobantes de las cuentas, los comprobantes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
El código de comercio, artículo 124 Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde asientan en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad, elaborados previamente.
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