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BENCHMARKING

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by

Beky Reyes

on 24 August 2013

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Transcript of BENCHMARKING

BENCHMARKING
design by Dóri Sirály for Prezi
BENCHMARKING
TIPOS DE BENCHMARKING
METODOLOGÍAS
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO EN EL PROCESO DE BENCHMARKING.
Proceso de Benchmarking De Robert C. Camp (Xerox)
Fase De Planeación
Fase De Análisis
Fase de Integración
Fase de Acción
Fase de Madurez
Las cinco etapas para un Benchmarking de éxito propuestas por Spendolini.
Determinar a qué se le va a hacer benchmarking
Formación de un equipo de benchmarking
Identificación de socios del benchmarking
Recopilar y analizar la información de benchmarking
Actuar
Nueva propuesta para las etapas
del proceso de Benchmarking
Fase de Preparación y Presentación
a. Seleccionar claramente el proceso que será objeto de Benchmarking e identificar clara y explícitamente el objetivo del estudio.

b. Identificar y asegurar la participación y respaldo de los principales líderes del proceso y/o altos directivos de la organización.

c. Seleccionar y motivar al coordinador técnico del proceso.

d. Seleccionar el equipo coordinador del Benchmarking en la organización.

e. Llevar a cabo un proceso de introducción y entrenamiento.
f. Identificar los productos y/o servicios clave, sus clientes y necesidades.

g. Identificar y seleccionar los Factores Críticos de Éxito (FCE) para cada proceso.
h. Analizar y definir el flujo del proceso a estudiar.

i. Establecer los indicadores de resultados.
Fase de Recolección de Datos
a. Desarrollar los criterios para la investigación de fuentes secundarias.

b. Coordinar una extensa investigación y revisión de literatura.
c. Identificar aquellas organizaciones consideras “primeras en su clase” como potenciales socios cooperadores para el desarrollo de la investigación.

d. Revisar los aspectos éticos y legales que deben acompañar el desarrollo del protocolo de Benchmarking.
e. Diseñar la estrategia para realizar el plan de recolección de datos.

f. Conducir la búsqueda de información primaria con los “cooperantes o partners” institucionales ya identificados.

g. Contactar con las instituciones “colaboradoras ” seleccionadas y preparar la información sobre el proceso.

h. Preparar y conducir la agenda de visitas.
Fase Análisis Estratégico y Estudio de Diferencias
a. Determinar si todos los datos recopilados son comprensibles y útiles para el objetivo del trabajo.

b. Determinar e identificar las características de los procesos analizados en las organizaciones “colaboradoras”
c. Organice y reordene los datos que evidencien diferencias.

d. Estandarizar los datos de indicadores de desempeño recolectados.

e. Comparar los resultados y proyectar el futuro desempeño.

f. Aislar los procesos “facilitadores” y evaluar la naturaleza de estos frente a las “mejores prácticas” detectadas.

g. Resumir los métodos utilizados.

h. Seleccionar las metas para reducir, alcanzar, exceder las brechas de desempeño detectadas.

i. Incorporar el análisis de la cultura y la estructura de la organización durante el análisis y selección de mejores prácticas seleccionadas.
Fase de Motivación y Adaptación
a. Obtener respaldo, soporte, aceptación y respaldo institucional a los hallazgos y propuestas de cambio presentadas.

b. Desarrollar e implementar el plan de mejora derivado del proceso de Benchmarking.


c. Crear un “comité de coordinación del cambio” para llevar la dirección e implementación del plan.

d. Comunicar el plan de cambio a todos los potencialmente afectados.
Fase de Implantación de las Acciones de Mejora
a. Obtener los recursos requeridos para la debida implementación de las medidas de mejora derivadas del plan: Una vez el plan de mejoras sea aprobado e inmediatamente, asegurarse de la disponibilidad de recursos para llevarlo a cabo.

b. Implementar el Plan de Mejora: Iniciar el desarrollo del plan tal y como se ha diseñado previamente con el equipo, utilizando los instrumentos y herramientas que se han identificado previamente y que forman parte de su proceso de cambio.

Fase de Seguimiento y Control de Resultados
a. Controlar e Informar sobre los Progresos o Dificultades en su Implementación: Emitir informes regularmente sobre los avances y posibles dificultades encontradas. Confirmar que los recursos se están utilizando adecuadamente, y que el plan se desarrolla de acuerdo con los tiempos estimados. Si no fuera así, identificar rápidamente acciones de ajuste.
b. Verificar y Ajustar Regularmente la Estrategia de Implementación: Es claro que pocos procesos de implementación resultan como se habían planificado al 100%, o por lo menos la realidad enseña que siempre debemos contar con un cierto margen de maniobra, o plan de contingencia para direccionar determinado proceso sobre la marcha.
c. Identificar Nuevas Oportunidades para Nuevos Procesos de Benchmarking: Una vez que el estudio está completado y los cambios van en marcha, no olvidar que el proceso de búsqueda de la excelencia nunca termina, en la medida que la innovación tampoco se detiene; así como las necesidades y expectativas de los usuarios se transforman o se afectan por los cambios en las organizaciones.
VENTAJAS DEL BENCHMARKING
•Identificar oportunidades de innovación.
•Identificar aquellos procesos en los que existan diferencias significativas respecto al “mejor del sector”.
•Conocer la posición relativa frente a empresas del propio sector o de otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes alternativas.
•Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y direcciones estratégicas y, en función de éstas, gestionar adecuadamente el cambio.
•Detectar cambios y tendencias en los mercados
•Seguimiento a relaciones y desarrollo de planes de colaboración.
•Fomenta las posibilidades de ir de la competencia a la cooperación.
•Es un método simple y económico de mejorar la gestión.
DESVENTAJAS DEL BENCHMARKING
•Está de moda la aplicación del benchmarking. Esto puede crear expectativas en el personal, sin que la dirección se sienta comprometida con los resultados.
•Puede ser necesario impartir nociones de ética y cuestiones legales que rodean al intercambio de información de trabajo entre organizaciones, especialmente competidores.
•El benchmarking cuenta con la confianza de la compañía. Esta es la mayor resistencia a comparar de forma eficaz los procesos de los competidores, debido a que la mayor parte de la información es confidencial.
El término inglés benchmark proviene de las palabras bench (banquillo, mesa) y mark (marca, señal)

Benchmarking es una forma de determinar qué tan bien se desempeña una empresa, comparada con otras. Es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores reconocidos como líderes en su sector.
PERSPECTIVA HISTÓRICA
La cronología que se presenta aquí es la de Xerox Corporation
“Es el proceso continuo de medir productos, servicios y practicar contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria”.

“Una marca del agrimensor de una posición previamente determinada y que se vea como punto de referencia estándar mediante el cual se va a medir o juzgar algo”

“Es la búsqueda de las mejoras prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente”

“Es un proceso sistémico y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y practicas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia”

“Para mejorar uno mismo se deben de estudiar a los mejores en todo el mundo y se adoptan las mejores prácticas
DEFINICIONES
Por tanto Benchmarking es el proceso sistemático de investigar, identificar, comparar y aprender de las mejores prácticas de otras organizaciones aprender de sus logros y aplicarlos en nuestros propios procesos para mejorarlos.
Conceptos resaltados en la definición de Benchmarking
•Calidad
•Productividad
•Tiempo
Dentro de la definición de Benchmarking encontramos varios elementos Clave

•Competencia
•Medición
•Satisfacción de los clientes
•Apertura de nuevas ideas
•Mejora continua

EL BENCHMARKING SE ADECUA A LAS SIGUIENTES SITUACIONES
1.- Cuando tenemos la necesidad de mejorar la satisfacción de nuestros clientes.

2.- Cuando queremos o necesitamos competir a un nivel de mucha mayor exigencia en materia de calidad y/o servicio.

3.- Cuando buscamos establecer mejores prácticas.

4.- Cuando requerimos general un alto valor competitivo.
BENCHMARKING COMO HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN
Se trata de un proceso de evaluación de productos, servicios y procesos entre organizaciones, mediante el cual una de ellas analiza cómo otra realiza una función específica para igualarla o mejorarla.
Benchmarking Interno
El proceso se lleva a cabo dentro de la propia organización, de la propia empresa comparando acciones internas de sus diferentes sucursales, divisiones o departamentos.

En este tipo de benchmarking se da por hecho que existen diferencias entre los distintos procesos de trabajo de una misma organización como resultado de la geografía, la historia local de la organización, la naturaleza de la administración y la de los distintos empleados.
Benchmarking
Externo
Benchmarking competitivo:
Es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras).

consiste en efectuar pruebas de comparación así como investigaciones que nos permitan conocer todas las ventajas y desventajas de nuestros competidores más directos, este trata de evaluar los productos, servicios y procesos de la organización con actividades similares que ha identificado como las más exitosas de la competencia.
Benchmarking genérico:
Es la comparación de los niveles de logros de una organización, con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado se encuentre.

Consiste en la comparación de funciones o procesos afines con independencia del sector al que pertenecen sus empresas.

Benchmarking Funcional
Se lleva a cabo entre empresas de un mismo sector, pero que prestan servicios o suministran productos que no son competitivos directamente entre si.

El objetivo del benchmarking funcional es identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de organización que posea una reputación de excelencia en el área específica que se esté sometiendo a benchmarking.
Benchmarking de Diagnostico
Se centra en la identificación de debilidades y fortalezas internas de la empresa, ayudándose del análisis DAFO y a la búsqueda de diferencias mejorables externas en base a evaluaciones comparativas que enfoquen los puntos débiles encontrados para proceder a posibles áreas de mejora.

Benchmarking Completo
Este proceso puede ser denominado como una herramienta de gestión estratégica, que procuraría la mejora en la empresa, la innovación y la creación de ventaja competitiva sostenible, en base al aprendizaje.

Nivel 1.- Define una área amplia o tema para la investigación, que puede comprender desde un departamento hasta una función organizacional. El tema suele ser demasiado amplio para acordar cualquier tipo de medida.

Nivel 2.- Define un área mucho más específica de investigación con respecto al nivel 1, se define con frecuencia por medio de algún tipo de medidas agregadas.

Nivel 3.- Es el más específico, ya que particularmente por algún tipo de medida o descripción de procesos específico permitan a su socio del benchmarking producir información comparable a la de usted.
1. ¿Cuál es el factor más crítico de éxito para mi función/organización?
2. ¿Qué factores están causando el mayor problema? (por ejemplo, no cumplir las expectativas)
3. ¿Qué productos se les proporcionan a los clientes y qué servicios se les prestan?
4. ¿Qué factores explican la satisfacción del cliente?
5. ¿Qué problemas específicos (operacionales) se han identificado en la organización?
6. ¿En dónde están localizadas las presiones competitivas que se sienten en la organización?
7. ¿Cuáles son los mayores costos (o costos “conductores) de la organización?
8. ¿Qué funciones representan el mayor porcentaje de costos?
9. ¿Qué funciones tienen el mayor espacio para hacer mejoras?
10. ¿Qué funciones tienen más influjo (o potencial) para diferenciar a la organización de los competidores en el mercado?
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