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Copy of PROJETO CADE SEM PAPEL - FASE 1

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by

Mariana Rosa

on 4 September 2016

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Transcript of Copy of PROJETO CADE SEM PAPEL - FASE 1

PROJETO CADE SEM PAPEL
30/06/2015
1
2
FASE 1 -IMPLANTAÇÃO DO SEI
6 meses sem papel
100% dos processos da área meio e da área fim tramitando exclusivamente no

100% dos usuários capacitados

Mais de 6 mil processos cadastrados

Redução de 66% de impressões

Redução de 93% no fornecimento de cópias
POR QUE DECIDIMOS ADOTAR O SEI
Roteiro
1. Órgãos presentes e suas expectativas

2. Alguns resultados do projeto Cade sem Papel

3. Por que decidimos adotar o SEI

4. Nossa estratégia de implantação do SEI

5. Recomendações da equipe do projeto



Agência Espacial Brasileira - AEB
Agência Nacional de Energia Elétrica - ANEEL
Arquivo Central/MEC
Arquivo Público do Distrito Federal
Banco Central do Brasil
Casa Civil - Governo do Distrito Federal - GDF
Departamento de Policia Federal.
Embrapa
Empresa de Planejamento e Logística - EPL
IBAMA
Ipea
Ministério do Desenvolvimento Agrário
Ministério da Defesa
Ministério da Educação
Ministério da Saúde / DATASUS
Ministério do Meio Ambiente
Ministério do Trabalho e Emprego
Ministério do Turismo
Ministério dos Transportes
Presidência da República
SUFISA/SEMOB - DF

Apresentações e Expectativas
Gestão do conhecimento
Ganhos obtidos com o
Maior transparência
Segurança
Agilidade processual

Melhoria na gestão dos processos
Racionalização da força de trabalho
NOSSA ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO

RECOMENDAÇÕES DA EQUIPE
Patrocínio
Gestão do Projeto
Cooperação
Equipe e Estrutura
Obtenção de patrocínio da alta direção a partir de planejamento prévio e apresentação de impacto
Metodologia de Gestão de Projetos
Ferramenta de gerenciamento
Boa documentação
Pontos de controle periódicos
Benchmark
junto a outros órgãos
Celebração de ACT com o TRF4
Cooperação com o MPOG - PEN
Formação de Base Padrão do Executivo Federal
Sem Papel
Produtividade
Seguro
Gestão
Processo
nasce eletrônico
Assinatura virtual
sem necessidade de certificado digital
Permite
trabalho colaborativo à distância
Anexa
arquivos em diversos formatos
, inclusive áudio e vídeo
Perfil para usuário externo
assinar documento virtualmente
Simples e intuitivo
Atende todo tipo de processo administrativo:
área meio e área fim
Otimiza produção de documentos
Integrado com servidor de
e-mail
Editor de texto
integrado
Permite tramitar processo
com prazo
para retorno
Possibilita encaminhamento para
mais de uma área
simultaneamente
Não engessa o fluxo
, por isso não é necessário mapear todos os processos de trabalho
Estatísticas pré-formatadas
: gráficos e relatórios analíticos com atualização on-line
Permite
monitorar produtividade
das unidades
Permite
monitorar prazos
e
identificar gargalos
Tem
sinalizadores
Bloco de assinatura para
despacho virtual
Trilhas de auditoria
premitem rastreabilidade - trilhas de auditoria
Flexibilidade
para desfazer os comandos, com registro do que foi feito
Controle de acesso por
perfil
Contra-senha
para assinar documentos e acesso a informações restritas
Pronto para uso do
certificado digital
Adequado ao padrão de
protocolo integrado do governo federal
Bem documentado
- sistema e tutorial em vídeo
Características do
Realizar um sonho de 6 anos
em 6 meses
Solução a custo ZERO
Processo Eletrônico Nacional
Área fim e área meio
Apoio do TRF4 e MPOG
Infraestrutura de TI adequada
Eliminação de custos com sistemas legados
Estratégias Possíveis
Unidade piloto
Processo piloto
Virada de chave total
COMO?



Implantar o SEI desenvolvendo funcionalidades acessórias essenciais:
Consulta processo no site
Desenvolvimento de botão Cade

Inserir todos os processos finalísticos em instrução no SEI
Ilha de digitalização
Critérios de Priorização
Força tarefa de cadastramento
Vedação de juntada e trâmite em papel
em GESTÃO DA MUDANÇA
Virada da chave para o processo eletrônico foi agendada para
Elaboração de
cronograma reverso
, para garantir o cumprimento do
prazo
, entregando todo o
escopo
com
qualidade
O projeto foi organizado em sete grupos de entregas
1. Gerenciamento do Projeto
2. Acordos de Cooperação
3.

Implantação do SEI
4. Soluções Complementares
5. Gestão da Mudança
6. Atos Normativos e Estrutura Organizacional
7. Encerramento do Projeto
LOGOMARCA
HOTSITE WWW.CADE.GOV.BR/SEMPAPEL
MANUAL PERSONALIZADO
JINGLE DE NATAL
BOTTOM PARA A EQUIPE
Fatores Críticos de Sucesso
Gerente do Projeto
Gerente de TI
Equipe de Parametrização
Treinamento
Comunicação
Sala de Guerra
Obrigada!
Contatos:
cadesempapel@cade.gov.br
(61) 3221-8431

Visite:
www.cade.gov.br/sempapel

1. Prever processo para mudanças no projeto
2. Elaborar indicadores e metas desde o início
3. Detalhar o cronograma para evitar tarefas demasiado longas e facilitar o monitoramento
4. Distribuir melhor as atividades de modo a evitar a concentração em um período de tempo para os mesmos membros da equipe

1. Obtenção de forte patrocínio pela Alta Direção
2. Formalização de uma equipe de projeto permanente
3. Suspensão de novos projetos para as áreas envolvida no projeto
4. Tomada de decisões rápida
5. Reuniões periódicas com a equipe do projeto, com a alta administração e com o MPOG
6. Utilização de metodologia e ferramenta de gerenciamento de projetos
7. Criação da sala de guerra do projeto
8. Envolvimento de todas as áreas do Cade no projeto
9. Plano de capacitação para 100% dos usuários com focos geral e pontual por especialidade
10. Participação dos colaboradores na campanha de endomarketing
11. Preparação da TI com antecedência



1. Atraso na nomeação dos servidores aguardados para formação do núcleo gestor e help desk do SEI
2. Perda de alguns membros da equipe do projeto
3. Processo de alteração de escopo não definido
4. Indefinição de critérios de avaliação de resultados desde o início do projeto
5. Carga excessiva de atividades concentradas em determinado período
6. Necessidade de execução de atividades não previstas no cronograma e houve necessidade de alteração de escopo
7. Atividades de longa duração dificultaram o acompanhamento do progresso do projeto
PONTOS FORTES:
PONTOS FRACOS /
DIFICULTADES ENCONTRADAS:
SUGESTÕES PARA UM
PROJETO SEMELHANTE
PRÓXIMOS CAPÍTULOS
Cade sem Papel - Fase 2
- Novos formulários no site para serviços ao público externo:
Clique denúncia
Requerimento de Acordos
Notificação de atos de concentração

-
Fichas no SEI para preenchimento de dados dos processos finalísticos

-
Integração com ferramenta de
Business Intelligence
31/12/2014
Foco
Vencendo a Resistência
Apropriando-se dos problemas dos usuários e encontrando soluções
Antecipando necessidades
Buscando aliados influentes
A implantação do SEI consiste:

1. Nas providências de TI para instalação completa dos 4 ambientes (desenvolvimento, homologação, produção e treinamento) do SEI e do SIP (Sistema de Permissões)

2. Na parametrização do SEI e do SIP com os dados do órgão
Base padrão do Executivo para processos da área meio
Campanha de Endomarketing
Engajando toda a organização
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