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COMITE ORGANIZADOR DE EVENTOS

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by

Eva Angelica

on 30 April 2015

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Transcript of COMITE ORGANIZADOR DE EVENTOS

COMITE DE PUBLICIDAD:

Promueve la asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.
COMITE DE PROGRAMA

Se encarga de organizar e informar la serie de actividades que se llevarán a cabo.
FUNCIONES:

*Preparar un cronograma estableciendo fechas topes.
*Escoger temas tratar y actividades a realizar.
*Estructurar el programa técnico.
*Seleccionar coordinadores de actividades.
COMITE HONOR
Solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas y desempeñan un papel único en la organización del evento.
FUNCIONES
*Generación de ideas principales para el evento,
*Selección y control de los comités participantes,
*Control general de tiempos y movimientos de la plantificación y puesta en marcha del evento,
*Responsabilidad total ante los ponentes, patrocinadores y participantes del evento,
*Control de documentos entrantes y salientes para el evento, Generación de los formatos de control.
CLASIFICACIÓN DE COMITÉS
COMITE ORGANIZADOR:


De acuerdo a lo planeado en la organización se designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de subcomité.
COMITE

Conjunto de personas elegidas para desempeñar una labor determinada, especialmente si tiene autoridad o actúa en representación de un colectivo.
*Coordinar las actividades como: presupuestos, costos, cuñas y vídeos de publicidad.
*Elabora un plan, programa y presupuesto.
*Determina logotipo.
*Diseña cartel y folletos
*Redacta cartas de información.
COMITE DE ALOJAMIENTO

Los participantes que forman parte del programa del evento cuentan con una habitación conforme a sus necesidades antes, durante y después del evento.
FUNCIONES

*Seleccionar a los hoteles que mas se apeguen a las necesidades de los empresarios.
*Obtener amplia información de los hoteles seleccionados con anticipación.
*Verificar que no hay ninguna inconformidad por parte del hotel asi como de los huésped.
FUNCIONES
*Excelente presencia,
*Dominio del lenguaje,
*Don de gente y ser sociables,
*Hablar como mínimo el inglés como lengua extranjera, si dominan otro idioma es mucho mejor.
COMITE DE FINANZAS:

Manejará todo el aspecto económico.
*Generación de los formatos contables,
*Control de ingresos y egresos del evento,
*Autorización de gastos ordinarios y extraordinarios,
*Control de patrocinios internos y/o externos.
FUNCIONES
FUNCIONES
COMITE DE FESTEJOS

Tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.
FUNCIONES

*Encargado de coordinar las actividades recreativas
*se encargan de la administración de los Salones.
COMITE DE REGISTRO
Su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido.
FUNCIONES
*Cordinar todo lo referente a la inscripción.
*Suministrar información.
*Diseñar las plantillas de inscripción.
*Entregar material.
COMITE DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD


Su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos.
FUNCIONES
*Da la bienvenida a todos los participantes del evento.
*Recibir un Taller de Etiqueta y Protocolo.
*Coordinar con la Comisión de Transportes los horarios.
*Portar carteles de identificación del Congreso.
*Mantener un Directorio con los nombres de los asistentes.
COMITE DE TRANSPORTE

Se encarga del traslado e información de los detalles del viaje.
COMITE DE EXPOSICIÓN

Realiza los trámites necesarios para contar con el espacio para las exhibiciones, y proporciona información a quienes se interesan en hacer uso de él.
*Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca de los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la distribución de áreas de exposición.
*Envía el folleto a los posibles expositores.
*Verifica que dentro del área de exposiciones estén disponibles los servicios.
FUNCIONES
COMITE DE SERVICIOS GENERALES

Verificará los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos.
FUNCIONES
COMITE DE ORNATO Y ROTULACIÓN

Se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos.
FUNCIONES

*Supervisar y cordinar
*Colocación de letreros en lugares estratégicos
*Fijación de avisos y cambios de ultima hora
*Decoración del salón principal y sus anexos.
GRACIAS
ORGANIZADO

*BAYONA LAGUADO LEIDY JOHANNA
*CONTRERAS PEREZ JENNIFER
*CONTRERAS TRIANA LUIS ENRIQUE
*PABON MANTILLA YOSELYN ANDREA
*TAPIAS RODRIGUEZ WILSON
INSTRUCTORA
PULIDO DIAZ SANDRA VIVIANA
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
SENA CEDRUM
CUCUTA-NTE DE SDER
812270 B
COMITES ORGANIZADORES DE EVENTOS
2015
FUNCIONES

*Contratar los buses y autos con el numero acordado por el Comité Organizador.
*Disponer en el aeropuerto los autos o buses para el traslado de los Delegados al Hotel.
*Asignar al Delegado que por su rango lo amerite, un auto para su uso exclusivo.
*Solicitar las listas de las personas por hoteles, para poder disponer de los buses.
*Solicitud de mesas, sillas, pódium, manteles, mantas promociónales de los patrocinadores.
*Señalización apropiada de los servicios sanitarios, comedor, casetas telefónicas y centros de cómputo con Internet.
*Control y cuidado de todo el material promocional del evento.
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