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PLAN DE COMUNICACIÓN-COMUNÍC@TE

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CRISTINA RIJA DEL VALLE

on 26 March 2014

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PLAN DE COMUNICACIÓN
Comuníc@te
OBJETIVO
Desarrollar e implantar una política de Comunicación interna efectiva y de calidad, que permita:

Ofrecer a los empleados del GE información actualizada, objetiva y accesible sobre temas de interés general, ya sean relativos a la propia organización, o bien, noticias de carácter externo.
 
Asegurar que todos los empleados del GE reciban los mensajes adecuados en los momentos apropiados.

Crear un entorno dónde se compartan las mejores prácticas y el conocimiento, y que facilite y potencie las relaciones y la comunicación intra e interdepartamental.

Transmitir de una manera eficaz los valores y la cultura de empresa.
 
Reforzar la imagen y la identidad corporativa.
 
Incrementar la motivación y fidelización de los empleados y reforzar el sentimiento de pertenencia y el compromiso hacia la organización.

 



Para cumplir los objetivos anteriores se utilizarán diferentes medios o estrategias cuyo desarrollo y puesta en marcha se plasmará en una serie de
Acciones
de Comunicación.
 
El departamento de
CAPITAL HUMANO
será el responsable de liderar este proyecto y se encargará de coordinar, gestionar e implantar cada una de las estrategias, así como, de la elección de los empleados que participarán y colaborarán en las diferentes acciones.
 
Selección de empleados:
Los empleados serán seleccionados en función de sus conocimientos y experiencia y teniendo en cuenta las necesidades de cada momento y los recursos disponibles. En este punto es importante aclarar que siempre será con el previo consentimiento de su responsable o superior.
 
La
estrategia
será primero crear un grupo de colaboradores (voluntarios) estable y después ir rotando personal en función de lo que se requiera en cada momento.
 
Todas las acciones a implantar tendrán como referencia y transmitirán
la visión, los valores y la cultura del GE.


DESARROLLO
Puntualizaciones importantes respecto a
formato y estructura
de los contenidos:


En cualquier tipo de presentación o publicación se seguirán las normas de estilo establecidas respecto a imagen corporativa y ser cuidará de guardar el mayor grado de homogeneidad posible.
 

El
estilo del formato
se definirá a través de los siguientes parámetros de :
 
Letra: Tipo y tamaño (Century gothic).
Orden, tamaño y formato de los títulos y subtítulos.
Colores asignados en función de las categorías.
Párrafos y sangrías
Interlineado
Encabezados y pies de página

 
(*) Antes de poner en marcha el proyecto, sería recomendable realizar un análisis de las necesidades internas de comunicación utilizando como herramienta un cuestionario o encuesta de satisfacción que se enviará a todos los empleados del GE.
 
 


ESTILO Y FORMATO
Acciones
Infovives
Gastronomía
Cuadernos de viaje
Ocio y Cultura
Market Place-Edelvives
(espacio dedicado a la compraventa de artículos, entre emplead@s)
"El OJO Vives"
(Crítica literaria, cine,...)
¡Toma nota! (consejos prácticos)
Narrativa GE (cuentos, poesía,...escrita por empleados)
Contenidos variados (noticias del sector, noticias del GE y otros temas)

Se seguirá la anterior
línea de publicación INFOVIVES
(presentación de departamentos, eventos, reportajes, congresos, ferias, temas de interés, entrevistas a empleados y cualquier acontecimiento relativo al GE y al sector editorial).
 
Secciones:

Editorial
"Hoy visitamos…" (antes, El Tintero): descripción y presentación de las Unidades de Negocio.
"Mundo Edelvives" (antes, El Tintero): artículos convenciones, maristas, entregas de premios,...
"Uno de los nuestros"(antes, En el encerado hoy): entrevistas empleados
"Cuaderno de Notas": noticias del GE y del sector
"La voz Vives" (antes, El Pupitre): artículo elaborado por un empleado en relación a un tema de interés.
"+ GE" (antes, El Sacapuntas): breves, bodas, nacimientos, incorporaciones, recordatorios, etc.
Especiales
: nueva sección dedicada al ocio, cultura y otros temas de carácter periódico y cuyos artículos podrán variarse y combinarse de forma distinta en cada número.


Notas de humor
Se ofrecerá a tod@s los emplead@s la posibilidad de colaborar en la redacción y edición de estos contenidos. Para ello, se seguirá un procedimiento específico.
Paso 1: Comunicación
Capital Humano enviará un comunicado por correo electrónico indicando normas respecto a redacción, contenidos, formato, estilo, plazos, etc.
Paso 3: selección y publicación
El área de Comunicación de CH se encargará de seleccionar y elegir las propuestas que se publicarán y se reserva el derecho de no aceptar una solicitud de publicación

*
Capital Humano también podrá participar en la redacción de algunos artículos

Paso 2: envío de artículos
El empleado interesado en publicar un artículo deberá enviar su solicitud y el contenido del mismo con un mes de antelación a Capital Humano para su valoración
Newsletter
3,2,1 Cámara y acción! (Somos GE)
Estrategia 2.0

 
 
Se ofrecerá a los empleados del GE la posibilidad de realizar un vídeo-presentación de su departamento o área, en el que puedan reflejar cual es su visión tanto de éste, como de la propia organización.
 
Existirán un procedimiento y unas condiciones de obligado cumplimiento para la creación y edición de los videos. CH será el encargado de coordinar todos los pasos y de comunicar estas normas a cada equipo.
 
Las normas serán las siguientes:
  
El formato deberá tener en cuenta la imagen corporativa del GE y los contenidos podrán presentarse en el estilo que elija cada equipo, pero tendrá que incluir la siguiente información:
 
Misión y funciones de área o departamento: su contribución a la organización, relaciones con otros departamentos, estrategia, objetivos, etc.
Presentación del equipo: Descripción de puestos y funciones de cada uno de los miembros.
Cual es su visión general de la organización.
Anécdotas que puedan ser interesantes.
 
La duración mínima será de 15 minutos y la máxima de 30 min.

Todos los miembros del equipo podrán grabar distintos momentos del video, pero se recomendará elegir a un responsable de grabación para asumir esta función la mayor parte del tiempo.
 
Los videos se publicarán en el apartado VIVES MULTIMEDIA y también podrán enviarse enlaces desde el correo electrónico.  
 


Especificaciones
Otra de las novedades será complementar el artículo escrito (entrevistas, eventos, etc.) con enlaces a VÍDEOS y reportajes relacionados con las mismas y que serán realizados por los responsables de cada noticia.
 
El
número de páginas
tendrá un mínimo de 10 y un máximo de 15 por ejemplar.

Creación de la
Biblioteca “Infovives"
, en la que se archivará toda la documentación utilizada en la elaboración de la revista, así como un archivo de los números publicados desde su inicio en 2005 hasta la actualidad.

La ubicación, gestión y cuidado de este archivo será responsabilidad de Capital Humano.

Recursos y condiciones
: Además de las horas efectivas de trabajo de los empleados implicados, será necesario contar con herramientas y medios audiovisuales como cámara de fotografía y vídeo, grabadora, micrófono, webcam para videoconferencia en el caso de reportajes que no se hagan de forma presencial, etc.

Contenidos
En la redacción, diseño, edición y maquetación de la revista se solicitará la participación y colaboración de personal del GE cualificado y especializado en cada materia.

El equipo mínimo de “Infovives” estará formado por los redactores de cada noticia, un editor-corrector, un maquetador, un diseñador, una persona de Marketing especializada en comunicación, personal de taller y logística.
 
Será recomendable crear un grupo de trabajo estable, excepto en la parte de creación de contenidos, dónde en función de los temas pueden ser personas distintas. Más adelante, puede ser viable también hacer equipos rotatorios.

Todas las acciones serán coordinadas por personal de CH (que podrá también participar en la redacción de contenidos). La elección de colaboradores se hará siempre con el consentimiento de los responsables.


Equipos de Trabajo
Formato
El
formato
será DIGITAL y PAPEL.

La versión
digital
, se publicará en una de las categorías de la sección “Infórmate” del Portal del Empleado, y también podrá ser enviada por correo electrónico a todos los empleados del GE (antes de ello, habrá que tener en cuenta el tamaño del documento).

Los ejemplares de
papel
serán impresos en nuestros talleres y serán distribuidos por todas las oficinas del grupo. CH se encargará de coordinar con ETG y Logística su impresión y distribución.

El
número de ejemplares
por oficina será calculado en función de total de empleados de cada centro, teniendo en cuenta especialmente la cifra de trabajadores que no disponen de correo electrónico de empresa.

Para su correcta distribución física será necesario detectar qué ubicaciones son las más adecuadas y accesibles. Se contará también contar en estos casos con la colaboración de los gerentes y responsables.

Etapas del proceso y asignación de tareas


CREACIÓN Y REDACCIÓN DE CONTENIDOS
: Empleados GE (ya sean del equipo “Infovives” o colaboradores temporales) y CH.

CORRECCIÓN Y EDICIÓN
: Personal especializado-editores

MAQUETACIÓN
: Personal especializado de Producción-maquetadores.

IMPRESIÓN:
Personal especilizado-ETG. Sería recomendable disponer desde un principio con una persona asignada para esta función.

DISTRIBUCIÓN
: Puede ser de dos modos.

Si es por correo electrónico, o, a través del Portal del Empleado (Informate/Noticias/“Infovives”), se encargará CH.

En papel, será distribuido desde el departamento de Logística a todas las oficinas.
Periocidad y calendario de acciones
NOVEDAD!!
Procedimiento
La
PERIOCIDAD
de la publicación será cada 4 meses (3 veces al año), pero se permitirá cierta flexibilidad.

CALENDARIO DE ACCIONES

Capital Humano se encargará de organizar y coordinar el calendario de acciones.

3 meses antes de la publicación se convocará a las personas implicadas a una primera reunión de equipo para fijar objetivos, plazos, contenidos y asignación de tareas.

Una vez puesto en marcha el proceso, habrá una serie de reuniones de seguimiento que irán organizándose en función de las necesidades. Será recomendable una reunión mensual, otra, 15 días antes de la publicación y una última, 7 días antes de la fecha final, en la que se cerrarán definitivamente los temas y se enviarán los “artes finales” (borradores) a Talleres Gráficos para su impresión y a Logística para su distribución.



Especiales
Comunicados internos
MENSAJES CORPORATIVOS
relativos fundamentalmente a normas, procedimientos, nuevas incorporaciones y cambios organizativos.

Objetivo:
mejorar y potenciar la estrategia de comunicación de este tipo de información, con el fin de que todos los miembros de la organización reciban estos mensajes de forma clara y oportuna, en el momento adecuado y por las personas a quienes corresponde.

Difusión
: esta información seguirá comunicándose por los dos canales que se utilizan actualmente.

Correo electrónico
Portal del Empleado: categoría COMUNICADOS de la sección Infórmate

Contenidos y temas

Nuevas incorporaciones y promociones
Cambios de estructura organizativa
Normas y protocolos de actuación
Eventos internos
Comunicados sobre nuevos productos y servicios editoriales
Acciones del Plan RSC

Estos mensajes serán elaborados por Capital Humano y/o la cúpula directiva.
En todos los casos, salvo excepciones, Capital Humano se encargará de su difusión y publicación.

Formato:
se utilizarán plantillas específicas para cada tipo de comunicado





ACCIONES

Mejorar la presentación, imagen y contenidos de las cuentas de SELECCIÓN Y EDELVIVES dentro del perfil empresas de LinkedIn, añadiendo enlaces, vídeos, etc.

Mantener actualizados periódicamente los contenidos y realizar un seguimiento de los resultados.

Crear un grupo de seguidores que incluya a empleados del GE, lanzando solicitudes de contacto a perfiles que puedan ser interesantes como a todos los empleados que posean perfiles en linkedIn.

Animar a los empleados de Edelvives que tengan perfil en LinkedIN a que actualicen sus datos, con el fin de contribuir a mejorar la imagen corporativa de la empresa y su posicionamiento en las redes sociales.

Conseguir más tráfico en los perfiles de empresa y selección, añadiendo valor en los grupos en los que participamos, proponiendo debates, publicando artículos, noticias, etc. que puedan resultar de interés a otros usuarios y contactos.

Potenciar la participación en foros relacionados con el sector editorial.

Anunciar el aniversario de fundación de la empresa mediante un announcement o e-mail y otros eventos relevantes.

BENEFICIOS

Mejora la imagen corporativa de la empresa.

Favorece la atracción y retención del talento.

Contribuye a mejorar la imagen interna, así como la fidelización y compromiso de los miembros de la organización.

Ayuda a agilizar, optimizar y reducir los costes de los procesos de selección de personal

BOLETÍN INFORMATIVO
dónde se publicarán informaciones breves consideradas de interés general y relacionadas con diferentes áreas del ámbito empresarial, ya sean referidas al sector editorial o de otros sectores
MATERIAS Y CONTENIDOS : finanzas, gestión, recursos humanos, empleo, formación, novedades, etc.

Las distintas secciones podrán ir combinándose en función de la información disponible y la relevancia de la misma, pero en cualquier caso, se tratará de incluir noticias relacionadas con el GE y con el SECTOR EDITORIAL.

Los contenidos serán desarrollados por Capital Humano y también podrá solicitarse la colaboración de otros empleados que sean expertos en el tema del artículo.

Para el diseño de la estructura y formato de la “plantilla” se requerirá la participación de los departamentos de sistemas, marketing e imagen.

La imagen será tipo portada-página en la que aparecerán diferentes noticias que ocuparán espacios de mayor o menor tamaño en función de la relevancia de cada tema.

Las noticias pueden aparecer directamente en la portada presentación, pero también podrán incluirse enlaces para que el usuario pueda ampliar información.

El contenido escrito se podrá completar con enlaces a Webs y/o presentaciones de vídeo directas.

La frecuencia será TRIMESTRAL y Capital Humano se encargará de su difusión a través de dos vías:

Correo electrónico.
Portal del Empleado en Infórmate/Noticias/Newsletter.

Puede combinarse y ser un complemento a “Infovives”, es decir, algunos de los artículos publicados pueden ser un adelanto de los que se incluirán en la revista.

OBJETIVO:
desarrollar una estrategia global para mejorar y potenciar el posicionamiento de la marca EDELVIVES en las redes sociales profesionales- LinkedIn, Xing,...
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