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Manual de Compras

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by

Orlando Carvajal

on 9 September 2014

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Transcript of Manual de Compras

Objetivos Departamento

de Compras

Procedimientos
Misión:
 
Proveer al cliente interno de bienes y servicios; satisfaciendo sus expectativas a través de una eficiente, transparente y rápida gestión de compras, siguiendo con el fiel cumplimiento de las políticas establecidas en el Manual de Compras, generando beneficios para la franquicia.

 
Visión:
 
Dar respuestas efectivas en cuanto a calidad, tiempo y servicio.

Establecer normas y procedimientos, de acuerdo a las condiciones y necesidades de la empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria y en la mejor calidad, un bien y/o servicio dentro del menor tiempo posible.

Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales, servicios de adquisición y distribución.

Dar respuestas efectivas al cliente interno.

Generar enfoque de las gerencias en su trabajo natural.

Manual de Compras


Agenda:

Misión y Visión del Departamento de Compras .
Objetivos del Departamento de compras.
Política de Compras.
Proceso de Compras
Compras en el Sistema Administrativo PROFIT
Casos Prácticos
Preguntas y Respuestas

Misión y Visión
Políticas
Proveedores

Entregar los documentos solicitados para incluirse dentro del maestro de proveedores elegibles.

El Departamento de Compras es el único autorizado para solicitar cotizaciones, negociar y establecer los lineamentos de pago con el proveedor.

Las visitas de proveedores serán atendidas por Compras.

El Departamento de Compras les informara a las proveedores aprobados las políticas generales de compras, entregas, facturación y días de pago. La política de pago en General es de 30 a 45 días.

Compras
Toda adquisición debe ser tramitada por una Requisición y una Orden de Compras.

Toda Requisición de Compras debe estar debidamente autorizada.

Toda Orden de Compras debe estar autorizada antes de ser enviada al proveedor.

Las Órdenes de Compras serán enviadas al proveedor por el Dpto. de Compras.

El Jefe y/o Supervisor de Operaciones es el Único autorizado para realizar los requerimientos o requisiciones de cualquier tipo de Compras con la autorización del GM y el Gerente de Operaciones.
 
En los otras áreas es el analista y/o Jefe de la Unidad Administrativa a que se refiera, entendiéndose por esta: Mercadeo, Gestión Humana, IT, Administración, la persona responsable para realizar los requerimientos necesarios con autorización de la Gerencia de la cual Dependa.
Aprobaciones
Cotizaciones
Según el monto de la compra, será exigido el número de las mismas:
 
Si la compra es menor o igual a Bs. 5.000,00 debe poseer una (1) cotización.

Si la compra es mayor a Bs. 5.000,00 y menor a Bs 20.000,00 debe poseer al menos dos (2) cotizaciones.

Si la compra es mayor a Bs. 20.000,00, debe poseer al menos tres cotizaciones.

Es importante recalcar, que puede existir proveedores únicos del bien y/o servicio a adquirir, bien sea por ser distribuidor exclusivo de la marca, único importador, fabricante directo, proveedor estratégico o alianza comercial, para estos casos se tendrá solo una (1) cotización.

Niveles de Aprobación de las Requisiciones y/o Ordenes de Compra:
Las Requisiciones de Compras y/o Ordenes de Compras, deben estar aprobadas dependiendo del monto de las mismas:
 
Si es menor o igual a Bs.5.000,00 debe poseer la aprobación de:
- Gerente del Centro, - Coordinador de Compras,
- Gerente de Área,

Si es mayor a Bs. 5.000,00 debe poseer la aprobación de:
- Gerente General Corporativo, - Gerente de Administración y Finanzas.
- Gerente de Área,

Al ser mayor o igual a Bs. 100.000,00 debe poseer la aprobación:
- Gerente General Corporativo. - Gerente de Administración y Finanzas
- Dirección General

Solicitud de un bien y/o servicio al
Departamento de Compras
1.
El Centro y/o Departamento Solicitante llena el formato de “Requisición de Compras y/o Materiales” en el sistema Profit Plus a través del Jefe de Operaciones o Analista de cada Área. Todos los Requerimientos en el centro deben ser tramitados a través del Jefe de Operaciones y para el caso de la Oficina Principal dependerá de una sólo persona designada por el Supervisor del Área.

2.
El Formato de Requisición de Compras y/o Materiales previamente debe ser aprobado por las personas involucradas en el proceso, a fin de que pueda ser visualizado por el Departamento de Compras. Estas requisiciones deben llevar: Fotos, planos, modelos, características especificas dependiendo del bien y/o servicio a adquirir.

 
3.
El Dpto. de Compras revisa y de estar conforme con la información suministrada firmará y sellará la misma para iniciar el proceso de compras.
Centro y/o Departamento Solicitante
Dpto. de Compras
Procedimientos
Adquisición de un bien y/o servicio por parte del Dpto. Compras
Dpto. de Compras
Procedimientos
¿ Cómo Crear una Requisición de Compras en Profit Plus ?
3
2
Usuario Ingresa a Módulo Compras y Cuentas por Pagar
1
Requisición de Compras
Requisición de Compras
La Requisicion de Compras:
es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros.
Procedimientos
¿Cómo aprobar una Requisición de Compras en Profit Plus?

2
Modulo Compras y Cuentas por pagar procesos requisiciones
1
Procedimientos
¿Cómo generar una Cotizacion de Compras en Profit Plus?
2
Modulo Compras y Cuentas por Pagar
Cotizaciones de Proveedores
1
Modulo Compras y Cuentas por Pagar
Cotizaciones de Proveedores
Procedimientos
¿Cómo importar una Cotizacion de Compras en Profit Plus ?
¿Cómo generar una Orden de Compra en Profit Plus ?
¿Cómo aprobar una Orden de Compra en Profit Plus ?

Modulo Compras y Cuentas por Pagar
Cotizaciones de Proveedores

¿Cómo analizar una Matriz de decision en Profit Plus ?


La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Procedimientos
¿Cómo realizar la Recepción (Entrada) del Material en Profit?
Modulo Compras y Cuentas por Pagar
Procesos
Procedimientos
¿Cómo realizar la Recepción del Material?
2
Modulo Compras y Cuentas por Pagar
Cotizaciones de Proveedores
1
Procedimientos
Procedimientos
¿Cómo generar la Salida en el Inventario en Profit ?

2
Modulo Ventas y Cuentas por Cobrar
Procesos

1
En caso de que no haya suficiente stock en el inventario el sistema le dará el siguiente mensaje:

En caso de alguna variación, se debe realizar un ajuste de inventario, pero el mismo debe estar sustentado y justificado por una fuerza mayor.

Para controles de inventario, se deben realizar tomas físicas de manera periódica a fin de corregir a tiempo cualquier desviación y llevar así un buen manejo de los mismos
Procedimientos
Indicadores de Gestión (KPI) en Compras

Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos.

Satisfacer las expectativas del cliente interno y externo mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.

Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente tanto interno como externo.

Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
Lo que no se mide no se controla, lo que no se controla no se dirige y lo que no se dirige no se mejora
Se solicitan las cotizaciones a los proveedores, de acuerdo a lo señalado en los Niveles de Aprobación de “Cotizaciones”.

Se analizan la(s) cotización(es) en una “Matriz de Decisión”, señalando la justificación de la selección del proveedor en función a calidad, precio y servicio.

La Requisición de Compras se aprueba y se emite la Orden de Compra para su aprobación respectiva de acuerdo a la política antes señalada.

Seguidamente la Orden de Compras es enviada al proveedor, quien realizará las entregas de conformidad a las condiciones establecidas entre las partes.

Caso N. 1:

El Centro, necesita realizar el pedido de Tóner los tóner a solicitar son; HP CF280A, HP CE505A, HP 35A, HP CB436A, según el consumo son dos unidades de CF 280 A y una unidad para el resto de los tóner.

Caso N. 2:

El Centro, necesita realizar el pedido de materiales de limpieza;cloro paila 20lts., Lark desinfectante 20lts., Desengrasante 150 paila 20lts., Jabón de mano garrafas 3.78lts., según el consumo d unidades se necesita 1 unidad de cada producto.
Ejercicio Práctico
Nota de Recepción
Formatos
Compras
Proveedores
PREGUNTAS
Y RESPUESTAS
GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!
Créditos
Wilmer Regalado: Consultor Profit
Luis Pacheco: Coordinador IT
Orlando Carvajal: Analista IT
Saúl Salama: Gerente de Administración y Finanzas
Amanda Añez: Coordinadora de Compras
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