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Transcript

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Lo que no se mide no se controla, lo que no se controla no se dirige y lo que no se dirige no se mejora

Formatos

Proveedores

Compras

Ejercicio Práctico

Caso N. 1:

El Centro, necesita realizar el pedido de Tóner los tóner a solicitar son; HP CF280A, HP CE505A, HP 35A, HP CB436A, según el consumo son dos unidades de CF 280 A y una unidad para el resto de los tóner.

Caso N. 2:

El Centro, necesita realizar el pedido de materiales de limpieza;cloro paila 20lts., Lark desinfectante 20lts., Desengrasante 150 paila 20lts., Jabón de mano garrafas 3.78lts., según el consumo d unidades se necesita 1 unidad de cada producto.

PREGUNTAS

Y RESPUESTAS

GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!

Créditos

  • Wilmer Regalado: Consultor Profit
  • Luis Pacheco: Coordinador IT
  • Orlando Carvajal: Analista IT
  • Saúl Salama: Gerente de Administración y Finanzas
  • Amanda Añez: Coordinadora de Compras

Manual de Compras

Agenda:

  • Misión y Visión del Departamento de Compras .
  • Objetivos del Departamento de compras.
  • Política de Compras.
  • Proceso de Compras
  • Compras en el Sistema Administrativo PROFIT
  • Casos Prácticos
  • Preguntas y Respuestas

Procedimientos

Indicadores de Gestión (KPI) en Compras

¿Cómo aprobar una Requisición de Compras en Profit Plus?

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Procedimientos

  • Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos.

  • Satisfacer las expectativas del cliente interno y externo mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.

  • Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente tanto interno como externo.

  • Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.

¿ Cómo Crear una Requisición de Compras en Profit Plus ?

¿Cómo generar la Salida en el Inventario en Profit ?

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En caso de que no haya suficiente stock en el inventario el sistema le dará el siguiente mensaje:

En caso de alguna variación, se debe realizar un ajuste de inventario, pero el mismo debe estar sustentado y justificado por una fuerza mayor.

Para controles de inventario, se deben realizar tomas físicas de manera periódica a fin de corregir a tiempo cualquier desviación y llevar así un buen manejo de los mismos

La Requisicion de Compras: es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros.

Procedimientos

Requisición de Compras

Procedimientos

Requisición de Compras

Usuario Ingresa a Módulo Compras y Cuentas por Pagar

Modulo Ventas y Cuentas por Cobrar

Procesos

Adquisición de un bien y/o servicio por parte del Dpto. Compras

Dpto. de Compras

  • Se solicitan las cotizaciones a los proveedores, de acuerdo a lo señalado en los Niveles de Aprobación de “Cotizaciones”.

  • Se analizan la(s) cotización(es) en una “Matriz de Decisión”, señalando la justificación de la selección del proveedor en función a calidad, precio y servicio.

  • La Requisición de Compras se aprueba y se emite la Orden de Compra para su aprobación respectiva de acuerdo a la política antes señalada.

  • Seguidamente la Orden de Compras es enviada al proveedor, quien realizará las entregas de conformidad a las condiciones establecidas entre las partes.

Procedimientos

Solicitud de un bien y/o servicio al

Departamento de Compras

¿Cómo realizar la Recepción del Material?

Dpto. de Compras

Centro y/o Departamento Solicitante

Nota de Recepción

Proveedores

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1. El Centro y/o Departamento Solicitante llena el formato de “Requisición de Compras y/o Materiales” en el sistema Profit Plus a través del Jefe de Operaciones o Analista de cada Área. Todos los Requerimientos en el centro deben ser tramitados a través del Jefe de Operaciones y para el caso de la Oficina Principal dependerá de una sólo persona designada por el Supervisor del Área.

2. El Formato de Requisición de Compras y/o Materiales previamente debe ser aprobado por las personas involucradas en el proceso, a fin de que pueda ser visualizado por el Departamento de Compras. Estas requisiciones deben llevar: Fotos, planos, modelos, características especificas dependiendo del bien y/o servicio a adquirir.

 3. El Dpto. de Compras revisa y de estar conforme con la información suministrada firmará y sellará la misma para iniciar el proceso de compras.

  • Entregar los documentos solicitados para incluirse dentro del maestro de proveedores elegibles.

  • El Departamento de Compras es el único autorizado para solicitar cotizaciones, negociar y establecer los lineamentos de pago con el proveedor.

  • Las visitas de proveedores serán atendidas por Compras.

  • El Departamento de Compras les informara a las proveedores aprobados las políticas generales de compras, entregas, facturación y días de pago. La política de pago en General es de 30 a 45 días.

Procedimientos

Modulo Compras y Cuentas por Pagar

Cotizaciones de Proveedores

¿Cómo realizar la Recepción (Entrada) del Material en Profit?

Políticas

Procedimientos

Compras

Aprobaciones

Objetivos Departamento de Compras

Niveles de Aprobación de las Requisiciones y/o Ordenes de Compra:

Cotizaciones

  • Toda adquisición debe ser tramitada por una Requisición y una Orden de Compras.

  • Toda Requisición de Compras debe estar debidamente autorizada.

  • Toda Orden de Compras debe estar autorizada antes de ser enviada al proveedor.

  • Las Órdenes de Compras serán enviadas al proveedor por el Dpto. de Compras.

  • El Jefe y/o Supervisor de Operaciones es el Único autorizado para realizar los requerimientos o requisiciones de cualquier tipo de Compras con la autorización del GM y el Gerente de Operaciones.

 

  • En los otras áreas es el analista y/o Jefe de la Unidad Administrativa a que se refiera, entendiéndose por esta: Mercadeo, Gestión Humana, IT, Administración, la persona responsable para realizar los requerimientos necesarios con autorización de la Gerencia de la cual Dependa.

Según el monto de la compra, será exigido el número de las mismas:

 

  • Si la compra es menor o igual a Bs. 5.000,00 debe poseer una (1) cotización.

  • Si la compra es mayor a Bs. 5.000,00 y menor a Bs 20.000,00 debe poseer al menos dos (2) cotizaciones.

  • Si la compra es mayor a Bs. 20.000,00, debe poseer al menos tres cotizaciones.

  • Es importante recalcar, que puede existir proveedores únicos del bien y/o servicio a adquirir, bien sea por ser distribuidor exclusivo de la marca, único importador, fabricante directo, proveedor estratégico o alianza comercial, para estos casos se tendrá solo una (1) cotización.

Las Requisiciones de Compras y/o Ordenes de Compras, deben estar aprobadas dependiendo del monto de las mismas:

 

  • Si es menor o igual a Bs.5.000,00 debe poseer la aprobación de:

- Gerente del Centro, - Coordinador de Compras,

- Gerente de Área,

  • Si es mayor a Bs. 5.000,00 debe poseer la aprobación de:

- Gerente General Corporativo, - Gerente de Administración y Finanzas.

- Gerente de Área,

  • Al ser mayor o igual a Bs. 100.000,00 debe poseer la aprobación:

- Gerente General Corporativo. - Gerente de Administración y Finanzas

- Dirección General

Modulo Compras y Cuentas por Pagar

Procesos

¿Cómo analizar una Matriz de decision en Profit Plus ?

¿Cómo generar una Orden de Compra en Profit Plus ?

¿Cómo importar una Cotizacion de Compras en Profit Plus ?

¿Cómo aprobar una Orden de Compra en Profit Plus ?

Procedimientos

Misión y Visión

  • Establecer normas y procedimientos, de acuerdo a las condiciones y necesidades de la empresa.

  • Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria y en la mejor calidad, un bien y/o servicio dentro del menor tiempo posible.

  • Establecer proveedores bien evaluados.

  • Estar informados de los cambios que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales, servicios de adquisición y distribución.

  • Dar respuestas efectivas al cliente interno.

  • Generar enfoque de las gerencias en su trabajo natural.

Modulo Compras y Cuentas por Pagar

Cotizaciones de Proveedores

¿Cómo generar una Cotizacion de Compras en Profit Plus?

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Misión:

 

Proveer al cliente interno de bienes y servicios; satisfaciendo sus expectativas a través de una eficiente, transparente y rápida gestión de compras, siguiendo con el fiel cumplimiento de las políticas establecidas en el Manual de Compras, generando beneficios para la franquicia.

 

Visión:

 

Dar respuestas efectivas en cuanto a calidad, tiempo y servicio.

Modulo Compras y Cuentas por Pagar

Cotizaciones de Proveedores

Modulo Compras y Cuentas por pagar procesos requisiciones

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