Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

De Paarse Hut (Spirit) op weg naar zelfsturing

Als JMW team Nieuwendam van Spirit jeugd & opvoedhulp zijn we met elkaar gaan brainstormen hoe we als zelfsturend team ons werk vorm willen geven in de toekomst. Volg ons op twitter @paarsehut
by

joyce hahn

on 20 September 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of De Paarse Hut (Spirit) op weg naar zelfsturing

Op weg naar zelfsturing
De Paarse Hut
Financiën
Dashboard & Social Intranet
Instroom van cliënten
Werkwijze
De Paarse Hut
In het bruisende hart van Nieuwendam staat "De Paarse Hut" (zo genoemd door de buurtbewoners). Met 5 jeugdmaatschappelijk werkers bieden we jeugd en opvoedhulp. In November 2011 is hier de Pilot "Jeugdzorg in de Buurt" gestart met een zelfsturend karakter. Na een pilot met successen maar ook aandachtspunten zijn we enthousiast dat we opnieuw een doorstart kunnen maken vanuit het thema zelfsturing. Met het hulpverleningsproces in gedachten zijn we gaan brainstormen. In deze prezi geven we weer hoe we dat willen aanpakken en wat we daarvoor nodig denken te hebben.
Zelfsturing
Acties door het team
Nodig van de organisatie
- Twee collega's beheren het instroom postvak.
- Deze collega's lezen de binnengekomen verwijzingen; gezamenlijk beslissen zij hoe de verwijzing verder moet door stromen:
Optie 1: Verwijzing kan direct aan een collega uitgedeeld worden want er is ruimte in zijn/haar caseload
Optie 2: Geen ruimte, maar verwijzing is netwerkpleegzorg en behoord direct opgepakt te worden; verwijzing wordt per tourbeurt aan collega uitgedeeld.
Optie 3: Verwijzing is onterecht in onze regio terecht gekomen en/of er zijn onduidelijkheden. De collega's die het postvak beheren nemen contact op met instroom & advies en/of verwijzer.
Optie 4: Betreft een reguliere verwijzing maar er is geen plek. De zaak wordt uitgedeeld aan collega's per tourbeurt en wachtlijstbeheer treed in werking (juist muteren op de wachtlijst, checken veiligheid etc.)
- Bij twijfel over handelingswijze wordt de binnengekomen verwijzing in de teamvergadering ingebracht.
- Deze twee collega's zijn ook benaderbaar door zowel internen als externen voor vragen over de instroom in ons team (wachtlijsten, prognoses, casusoverleg etc).
- Team caseload lijst moet altijd up to date zijn (standaard invullen bij start en afsluiten nieuwe zaak).
- Huidige lijst wordt aanpast op nieuwe benodigde informatie (team caseload lijst bevat: dienstverband, aantal huidige zaken, prognose zaken, netto ruimte voor zaken, wachtlijstzaken, zaken boven caseloadnorm)
- Instroom postvak is ook via de blackberry te benaderen
- Alle verwijzingen komen binnen via het instroom postvak (ook vanuit spoedhulp, smw etc)
- Procedures zo minimaal mogelijk
- Procedures makkelijk te vinden
- Basistraining pleegzorg (is belangrijkste subsidie met veel regels, belangrijk om dit goed uit te voeren)
Het starten een hulpverleningstraject
Werkwijze
- Start wordt uitgevoerd volgens kader gesteld door de organisatie

Toevoeging netwerkpleegzorg:
- Netwerkonderzoek, standaard door 1 collega afgenomen, bij twijfel zelf extra collega vragen.
-Standaard het netwerkonderzoek bespreken met 1 collega, bij twijfel of afwijzing in team inbrengen.
-Besluitvormingsgesprek doe je zelf, bij twijfel en pittige begeleidingspunten gaat er een collega mee.

Toevoeging jeugdhulp:
In overleg kan er gespreksleider vanuit het team mee naar een startgesprek.
Nodig vanuit de organisatie
Acties door het team
- Kennis up to date houden van de procedures bij de start door procedure erbij te pakken wanneer je een nieuwe zaak start, dit ook meenemen in casuïstiek

- Startschema's jeugdhulp ophangen op kantoor
Overleg structuur
Werkwijze
Teamvergadering:
- 1 x per twee weken
- Roulatiesysteem van voorzitter en notulist
-1x per 6 weken prestatie indicatoren bespreking & nalopen of administratie op orde is (bezetting, productie, cto, doelrealisatie, hvo, pobp, pleegoudercontracten etc, vragenlijsten
-Standaard rondje: Hoe gaat het met je en hoe zit je in je werk.

Casuïstiek:
- 2 zaken per casuïstiek, 1 adhoc en 1 voorbereid. Per toerbuurt aan de buurt. Notulist is verplichte inbrenger. Niet standaard via format, inbrenger bepaald dit.
- Verantwoordelijk bij jezelf houden zaken inbrengen waar nodig, goede vakantie overdracht in vakantie.
-Elkaar blijven bevragen op inzetten van externen zoals Punt P, vrijwilligers, veiligheid
- 1x per 3 maanden expert uitnodigen voor deskundigheidsbevordering

Intervisie:
-1 op 1 tussen collega's op afroep
- 1 x in de 2 weken teamlunch; tevens moment om externen uit te nodigen
(buurt-regisseur, smw collega's)
-Belangrijk om elkaar regelmatig te zien
- Teamfunctioneren en ieders rollen komen 2. p.j. aan bod (wellicht in combinatie met feedbackronde individuele collega's.)
Nodig vanuit de organisatie


-Training hoe organiseer je intervisie met elkaar
- Duidelijke visie over wanneer en hoe je de coaches/jeugdhulpspecialisten in kunt zetten.
- In het dashboard heldere en functionele lijsten over bezetting/productie en dit niet meer allemaal per mail; dat wordt onoverzichtelijk.
-Helder wat productie en bezettingsnormen zijn.
-Is er een format voor functioneringsgesprek, gaat dit teambreed ingezet worden.
- Faciliteren van veiligheid; ruimtes om moeilijke gesprekken/bezoekregeling uit te voeren.
Werkwijze
Nodig van de organisatie
Personeelsbeleid
Werkwijze
Nodig van de organisatie
Acties door het team
Omgaan met klachten
-Wanneer cliënten/netwerkpartners klachten hebben probeert de collega dit eerst zelf op te lossen. Zo nodig in team voor/nabespreken.
- Waar mogelijk kan een collega gevraagd worden te bemiddelen en mee te gaan naar cliënten/ netwerkpartners.
-Komen we er niet uit coach inzetten, graag mee naar gesprek op moment als het niet lukt.
-Bij nalatigheid in werk en gedrag van collega op werkvloer elkaar aanspreken.
-Klachten worden ingevoerd in het calamiteitenformulier.
- Collega's zijn zelf verantwoordelijk voor het declareren van reiskosten etc.
- We gaan uit van vertrouwen; collega's declareren op passende wijze en kunnen dit inzichtelijk maken voor andere collega's
- Wanneer de organisatie verlangt dat declaraties worden geaccordeerd kunnen we dit zelf
- Aankoop materieel, inkoop trainingen wordt op team niveau besproken en besloten. Dit gaat zowel om trainingen in teamverband als individuele trainingen.
- Wanneer aankopen gedaan worden/trainingen ingekocht worden raadplegen we ons budget en houden we rekeningen met wat moet en wat optioneel is. (bv; om VHT gecertificeerd te blijven, moet een collega standaard jaarlijks op training, dit willen we behouden).
- Heldere afspraken over het budget; waarover mogen we zelf keuzes maken?
- Duidelijk hoeveel budget we hebben voor materieel, reiskosten, belkosten, teambuilding, deskundighedsbevordering etc.
- in het dashboard kan opgezocht worden hoeveel geld er besteed is en wat er nog over is, systeem in constant up to date. (wat je ziet is het huidige budget.
Werkwijze
Nodig vanuit de organisatie
- Wanneer zaken spelen rondom personele regelingen wordt in de teamvergadering besproken wie dit oppakt en volgens protocol de benodigdigde handelingen uitvoert (zwangerschapsverlof, aannemen van nieuw personeel etc).
- Wanneer we er niet uitkomen overleggen met P&O
-Functioneringsgesprekken worden teambreed gevoerd in een feedbackronde (2 x per jaar)
- Ziekteverzuim wordt via het dashboard in de gaten gehouden en komt teambreed in de evaluaties aan bod.
- Aanvragen van laptops, telefoons etc doen de individuele teamleden zelf. Wanneer het een nieuw teamlid betreft wordt in het teamoverleg besloten wie hiervoor de verantwoording op zich neemt.
- We willen graag een bijdrage leveren aan het werkveld door toekomstige medewerkers op te leiden. We moeten echter een stagiaire wel kunnen faciliteren. Wanneer zij geen mobiele werkplek kunnen krijgen kunnen we geen stagiaire begeleiden.
- In dashboard zijn de cijfers te vinden w.b. ziekteverzuim. Er komt een herinnering in (van?) het dashboard wanneer een collega vaker dan 3x ziek is geweest
- Er is een helder protocol hoe te handelen wanneer collega's vaker dan 3x ziek zijn.
- Er is duidelijk wat de organisatie verwacht wb functioneringsgesprekken voeren en documenteren.
- Het is duidelijk wat van het team wordt verwacht bij het uivoeren van personele regelingen (aantrekken nieuw personeel etc)
- Het aanvragen van benodigdheden om ons werk uit te kunnen voeren is een gemakkelijk proces.
- Het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het muteren van dienstverbanden, contracten etc, ziekteverzuim, bijzonder verlof etc.
- Training in het aanspreken van collega's op hun functioneren.
- Zaken zoals declareren van reiskosten gaan efficiënt; wellicht via de digitale agenda?
- De organisatie organiseert de werkprocessen zo efficiënt mogelijk. We hebben begrepen dat we moeten gaan tijdschrijven. We vragen ons af hoe dit past binnen zelfsturing en basisgedachte van vertrouwen. We vinden we niet zinvol als het geen doel dient, anders afgebakende periode. Past niet bij zelfsturing. Moet het, dan met goede reden en zo efficiënt mogelijk gekoppeld aan agenda.
Basisgedachte : " Alle teamleden zijn voldoende competent om zelf vorm te geven aan het hulpverleningsproces en tijdig hulp in te schakelen waar nodig".
Vragen waar we antwoord op willen:
- Wat zijn de afspraken op dit gebied organisatiebreed, bijvoorbeeld om te gaan met escaleren?
- Is de huidige (officiële) klachtenprocedure uit te voeren in de nieuwe besturingsfilosofie?
- Coach kan mee naar klachtgesprekken met cliënten, pleegouders en netwerkpartners.
- Inplannen van individuele teamleden voor feedbackrondes

Verwachtingen Sociaal intranet
Profiel team(leden)
- Generalisten
- Breed scala aan expertise binnen het team
- Alle teamleden zijn gelijkwaardig (wellicht bij veranderingen in het personeel gaan werken met Junior/Senior werkers)
- Leuke taken en moeilijke taken zijn eerlijk verdeeld.
- Alle teamleden zorgen dat hun kennis up to date is of laten zich tijdig bijscholen
- Alle teamleden zijn open over hun kwaliteiten en valkuilen. (We hebben een document opgesteld met ieders expertises)
- Elk teamlid houdt andere teamleden op de hoogte over zijn werkzaamheden (bijhouden digitale agenda, registratie over inhoudelijke werkzaamheden is up to date, collega's informeren via de overleg momenten)
- Elk teamlid is verantwoordelijk voor eigen werkzaamheden maar kan gezette stappen aan collega's verantwoorden.
- Teamleden zijn open en positief kritisch naar elkaar, feedback volgens de feedbackregels.
- Teamleden delen hun werkzaamheden efficiënt
- Het team speelt in op veranderingen in de wijk, gemeente en organisatie
- Het team van de Paarse Hut is bij netwerkpartners bekend (belangrijk is dat we overzicht krijgen van de wijkmanager van huidige contacten en afspraken zodat we dit kunnen overnemen.)
- Het team werkt samen met andere netwerkpartners in de buurt
- Zoekfunctie is makkelijk te gebruiken; informatie is makkelijk te vinden
- Collega's zijn makkelijk te vinden met volledige gegevens; telefoonnummer, email, ping , bereikbaarheid etc
- Portaal voor alle benodigde websites (Raet, Dashboard, Ris, C4)
- Goed overzicht van procedures binnen (muteren, verslaglegging etc) en buiten Spirit
- Duidelijk wat ieders expertise is zodat je gericht vragen kunt stellen
- Heldere informatie voorziening over nieuwe procedures (liefst verouderde info meteen weghalen)
Verwachtingen Dashboard
- Heldere altijd up to date overzichten op individueel en op teamniveau van administratie/prestatie indicatoren (CTO, doelrealisatie, bezetting, productie, pobp, pleegoudercontracten, hvo's etc.
- Overzicht dienstvebanden
- Overzicht verzuim
- Overzicht eisen die we als team moeten halen; zoals cliëntparticipatie, werkplan, BHV
- Melding bij bijzonderheden; cijfers binnen, werkplan moet af, mutaties die gedaan moeten worden etc, melding eisen cliëntparticipatie.
- Helder overzicht financiën.
Acties door team
- Afspraken maken over wat te doen in geval van nood qua bereikbaarheid, zowel voor cliënten als collega's, bij vakanties en ziektes, mogelijk idee bureaudienst JMW-er. Of kiezen we ervoor bereikbaarheidsdienst ook als achterwacht overdag in te stellen, dit in overleg met andere team?
- Inplannen 6 weekse bespreken prestatie indicatoren; bij overbezetting kritisch kijken naar afsluiten en daarna met ander team uit noord wb overdagen van zaken, bij onderbezetting eerst overleg met andere team uit noord wb overnemen van zaken. (daarna benaderen andere teams) Teamleden zijn zelf verantwoordelijk, daarnaast ook op teamniveau met elkaar verantwoordelijk en we controleren elkaar.
- Inplannen 1 x in drie maanden deskundigheidsbevordering
- Beslissen hoe we de veiligheidsfunctionaris (huiselijk geweld ) gaan invullen?
- Inplannen bespreken teamfunctioneren 2 x per jaar.
- Een lijst maken waar we verdieping in willen.
Tot slot
Als team vinden wij het belangrijk om het proces van zelfsturing met elkaar te blijven evalueren en verder te ontwikkelen. Daarbij stellen wij onszelf de vragen;
- Welke aanpassingen moeten wij zelf doen in onze afspraken en werkprocessen?
-Waarin hebben wij eventueel meer/andere ondersteuning nodig van de organisatie?
- Waarin hebben wij eventueel training nodig om onszelf te blijven ontwikkelen.
En wellicht ook feedback van de organisatie; voldoen we aan de normen die ons zijn gesteld?
Volg ons op twitter:

@paarsehut
Full transcript