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proceso de cierre de un proyecto

Descripción de las buenas prácticas.
by

Laura Picado

on 6 May 2013

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Transcript of proceso de cierre de un proyecto

Universidad para la Cooperación Internacional
Maestría en Administración de Proyectos
Map 89
Curso: Implementación, Control y Cierre
Profesor: Ing. Alvaro Mata
Grupo N.4
Marzo, 2012 PROCESO DE CIERRE AGENDA 1. Definiciones y Conceptos Básicos
2. Tipos de Cierre
3. Entradas al proceso de Cierre

4. Técnicas y Herramientas
5. Salidas del Proceso de Cierre ADQUISICIONES

1. Entradas
2. Técnicas
y herramientas
3. Salidas CONCLUSIONES (cc) image by nuonsolarteam on Flickr Definiciones y conceptos básicos

El cierre de un proyecto es uno de los cinco procesos claves en la Administración de Proyectos 1st step CIERRE: Ejecución Monitoreo y Control Inicio Planificación Recibe poco TRATAMIENTO y ABORDAJE
por parte de EXPERTOS El Proceso de Cierre debe ser conocido por la organización, el PM y su equipo de trabajo. Este contempla el Cierre de las Adquisiciones que constituye un apoyo la dirección de proyectos GRUPO DE PROCESO DE CIERRE Gestión de Integración del Proyecto 4.6 Cerrar el Proyecto o fase Gestión de las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones Este trabajo inicia en una definición clara en qué consiste el proceso de cierre. Hay unos pocos autores que han realizado su propio ejercicio de explicar la importancia de éste, como parte de la adecuada formación de un Project Manager, los beneficios que se obtienen a lo interno de la organización, las lecciones aprendidas que se incorporan a la base de datos de los proyectos y principalmente el adecuado manejo de la dirección de proyectos Diferentes definiciones del Cierre “la entrega ordenada de todos los documentos generados durante el desarrollo del proyecto, así como el cierre profesional de todos los acuerdos legales y evaluaciones de desempeño. Dicho proceso comienza después de que el proyecto o su etapa cumplen con sus objetivos o es suspendido o cancelado por otras razones”. El experto menciona dos tipos de cierre: contractual y administrativo, los cuales se explicarán más adelante". YAMAL CHAMOUN. Rita Mulcahy menciona que el Grupo de Proceso de Cierre debe verse con cuidado. La experta aclaro que “el proceso de Cerrar el Proyecto o la fase es una función de integración porque se enfoca en el cierre de todas las áreas de conocimiento”. (cc) photo by twicepix on Flickr (cc) photo by tudor on Flickr Grupo de cierre del proyecto PMBOK explica que “es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, director revisará toda la información procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos”. (PMBOK 2008, pág 99). En este proceso se instauran los lineamientos y la documentación de las acciones realizadas si fuera el caso de que el proyecto culmina antes del plazo indicado. 5+7= (cc) image by anemoneprojectors on Flickr

Confirmar que el trabajo se haya completado conforme a los requisitos
Completar cierre de las adquisiciones
Obtener aceptación formal del producto
Completar informes finales de rendimiento
Indexar y archivar registros
Actualizar base de conocimientos de lecciones aprendidas
Entregar producto terminado
Liberación de recursos Obtener la aceptación del cliente o patrocinador
Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase
Registrar los impactos de la adaptación a un proceso
Documentar las lecciones aprendidas
Aplicar las actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización,
Archivar todos los documentos relevantes delo proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos para ser utilizados como datos históricos.
Cerrar las adquisiciones. Tipos de Cierre 2012 Marzo 2012 2012 ENERO Cuando sucede el cierre FASE DEL PROYECTO
HA SIDO COMPLETADA PROYECTO HA SIDO COMPLETADO PROYECTO HA SIDO TERMINADO CONTRACTUAL “la verificación de los entregables del proyecto y el cierre administrativo de cada contrato. Los términos del contrato y sus condiciones pueden determinar procedimientos específicos para el cierre del contrato. Terminar antes de la fecha programada es un caso especial de cierre de contrato”. ES NECESARIO CONTAR CON:
Archivos de contrato
Cierre de cada contrato
Carta de Finalización sin adeudos
Aceptación formal-acta de recepción
Bitácoras
Lecciones aprendidas
Manuales, garantías y finanzas
Planos actualizados
Comunicados
Evaluaciones tanto del cliente al proveedor como el proveedor al cliente.
Cancelación de finanzas ADMINISTRATIVO

“verificar y documentar los resultados del proyecto para formalizar la aceptación de los entregables del proyecto, ya sea por el Cliente o el Patrocinador. Aquí se incluye la recolección de documentos, para asegurar que las especificaciones finales queden registradas, así como el análisis de efectividad y éxito del proyecto. Toda esta información se archiva para su uso futuro”.  Índice de archivos.
 Directorio de participantes
 Presupuesto final.
 Programa Final.
 Reporte de cambios
 Lecciones aprendidas más importantes
 Fotografías
 Actualizaciones de las bases de datos de tiempo, costos, proveedores y lecciones aprendidas.
 Acta de recepción de documentos
 Cartas de recomendación de miembros del equipo, consultores y proveedores. ENTRADAS PROCESO CIERRE Entradas

1. Plan de Dirección del Proyecto.

2. Entregables aceptados

3. Activos de los procesos de la
organización PLAN DE DIRECCION DEL PROYECTO:
Un documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, monitorea y controla un proyecto. ENTREGABLES ACEPTADOS

Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente firmados y aprobados por el cliente o patrocinador. La documentación formal recibida del cliente o del patrocinador reconociendo la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte de los interesados es transferida al proceso Cerrar el Proyecto o Fase. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION
Los requisitos para el cierre del proyecto o fase como evaluaciones, criterios de transferencia y auditorías del proyecto.
Base de datos con información histórica y lecciones aprendidas. Por ejemplo: información y documentación de cierre del proyecto, resultados de la gestión de riesgos, etc. HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Juicio de expertos su criterio se emplea para el cierre administrativo con la finalidad de llevar a cabo control de las normas. SALIDAS DEL PROCESO DE CIERRE
Actualización a los Activos de los Procesos de la Organización
Archivos del proyecto de los documentos de las actividades del proyecto: plan de dirección del proyecto, el alcance, cronograma, presupuesto, los calendarios del proyecto, el registro de riesgos, la gestión de cambios, respuesta e impacto de los riesgos. Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final para el que se autorizó el proyecto. Documentos de cierre de fase o proyecto que indican la formalidad del cierre de la fase o proyecto. En caso de que el proyecto se da por concluido antes de la fecha esperada debe documentarse porque se cancelo y en qué condiciones se entrega. Información histórica


El PM deberá actualizar la base de datos de la empresa para incluir las lecciones aprendidas del proyecto como gestiones de cambio, evaluación de los riesgos, gestión de calidad, comunicaciones y recursos humanos. CERRAR LAS ADQUISICIONES “….El proceso Cerrar las adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto. Las reclamaciones no resueltas pueden ser sujetas a litigio luego del cierre. Los términos y las condiciones del contrato puede prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato” (PMBOK, 2008, pág 341). El cierre anticipado del contrato puede ocurrir por incumplimientos de una de las partes o mutuo acuerdo de las partes ENTRADAS DE AQUISICIONES


Plan para la Dirección del Proyecto. Integra y consolida todos los planes de gestión subsidiarios y las líneas base de los procesos de planificación. Documentación de la Adquisición: Contiene todos los detalles de la adquisición como actividades de ofertas y propuestas, invitaciones a licitaciones, adjudicación, registro de pagos y de las inspecciones. Auditorias de la Adquisición: cumple el objetivo de identificar los éxitos y fracasos desde el inicio del proceso de adquisición, planificación y su administración. Acuerdos Negociados: los acuerdos deben ser supervisados y atender dudas, inconformidades hasta controversias. En este último caso, recurrir a la mediación o el arbitraje. Es necesario evitar ir a los Tribunales de Justicia. Sistemas de Gestión de Registros: consiste en un conjunto específico de procesos, funciones de control y herramientas como parte del sistema de información de la dirección del proyecto. Permite gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones, SALIDA Adquisiciones Adquisiciones Cerradas
Cumpliendo con los términos del contrato, el comprador da al vendedor una notificación a través del administrador de adquisiciones que se ha da por terminado el contrato. Archivo de la Adquisiciones: archicho archivo contiene el contrato, todos los documentos relacionados y el contrato cerrado para incluirlo en archivos finales. Aceptación de los Entregables : el comprador avisar al proveedor por escrito si los entregable son aceptados o no basándose en los términos del contrato. Documentación sobre lecciones aprendidas.Todo lo relacionado a procesos de mejora debe ser incorporado en los archivos de proyectos para mejorar el proceso de adquisiciones CONCLUSIONES
PARA NO NAUFRAGAR EN EL CIERRE Al hablar de cierre de un proyecto o de una fase, no ocurre cuando se cumple con el alcance del proyecto. Rita Mulcahy es clara, el proyecto concluye cuando termina el cierre. Es un proceso que lleva a realizar una serie de labores administrativas como recopilar información, procesarla, elaborar informes finales, lecciones aprendidas, actualizar base de datos de la organización sino también se involucra un aspecto técnico que permite evaluar los entregables y poder medir el grado de satisfacción del cliente. Todo Administrador de Proyectos no debe olvidar el ciclo de vida del proyecto y conocer cada uno de los 5 procesos de la Administrador Proyectos para corregir el mal hábito de no llevar adecuadamente un cierre. Sin importar, que es necesario dar inicio a un nuevo proyecto o que el personal es transferido a nuevas obras. También, es importante tener claro que dentro de la labor de integración el cierre juega un papel importante. Todo proyecto debe tener un cierre de lo contrario no es posible ni lograr registrar lecciones aprendidas que constituye un elemento esencial en el proceso de mejora continua dentro de la organización. El PMBOK hace énfasis en una metodología durante este cierre que permitirá:

• “las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de la fase o del proyecto.

• Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones.

• Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización”. Tanto Mulcahy, Chamoun y PMBOK dan orientación de un cierre adecuado pero sin duda dependerá de la ética profesional de futuro PM lograr cumplir con este proceso formalmente. En caso de no existir, el Director de Proyectos debe lograr que la organización cree o adecue estos lineamientos no solo con el objetivo de un proceso de mejora sino lo más importante alcanzar un proceso de madurez en la Administración de Proyectos. CIERRE Yamal Chamoun PMBOK 2008 Rita Mulcahy
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