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Software y Procesos Contables

Presentación del curso
by

Fernando González Gil

on 14 July 2015

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Software y Procesos Contables
Identificar el papel de los Sistemas de Información en el soporte a los procesos contables a través de software y programas de aplicación.
Objetivos Específicos
Conocer los conceptos generales de Sistemas de Información para conocer riesgos y establecer controles.
Conocer las implicaciones de la tecnología informática en los procesos contables (Hardware, Software, SMBD, Redes, etc).
Visionar el diseño de un sistema de control interno informático en una organización bajo el esquema de una red corporativa.
Conocer las implicaciones y los alcances del comercio electrónico en la disciplina contable.
Contaduría Pública
Objetivo General
Sistemas de Información
Ciclo de vida del desarrollo de software
Comercio electrónico
Normatividad
Auditoría interna y controles en un ambiente de procesamiento electrónico de datos.
Tecnologías de Información
Redes
Bases de datos y Sistemas distribuídos
Hojas de cálculo
Participación del contador como auditor en el proceso de selección del software contable

TEMARIO GENERAL
BIBLIOGRAFIA

Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad del Valle
http://eisc.univalle.edu.co/materias/Material_Desarrollo_Software/2008/
Análisis y Diseño de Sistemas - Kendall y Kendall- 3ra. Edicción 1997
El Sistema de Información Contable- Diego I Delgadillo- Universidad del Valle.2001
Cuadernos de Administración No. 31 – Contabilidad Representación y Control. 2.004
Contabilidad de Costos – Conceptos y Aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales – Tema _ uso del computador en la contabilidad de costos. McGraw Hill- Polimeni, Fabozzi, Adelberg
Auditoría Informática un enfoque práctico- Mario Piatinni, Emilio del Peso. Editorial Rama.
Ian Sommerville, Ingeniería del Software 7a Edición. Addison Wesley 2005
Enfoque práctico de la auditoría Informática – Adriana Lara Bonilla- Akros Ltda. 2001
Cómo convertirse en un profesional de Internet- Daniel Tauber – Brenda Kienan- Editorial Norma 2.001.
Leyes 527 de 1.999; 23 de 1982; 44 de 1993; Decisión Andina 351; 599 Julio 200 Nuevo código penal – art. 270-271-272-273; 603 del 2000.
James A. O¨Brien, Sistemas de Información Gerencial 4ta. Edición Mcgraw-Hill. 2001
Kenneth C. Laudon, jane P. Laudon, Management Information System. 6ta. Edición Prentice Hall 2000.
Motores de búsqueda- base de datos on line.
www.monografías.com; www.actualicese.com, www.redcontable.como, www.lafacu.com
Examen parcial I 30%
Examen parcial II 30%
Talleres y prácticas 10%
Trabajo final 30%

(Investigación y exposición grupal sobre software contable del mercado actual. Comparativo de características, herramienta de desarrollo, licenciamiento, SMBD, plataforma de SO, clientes, clasificación (SG, CRM, ERP), …)
Propuesta de Evaluación
Teoría General de Sistemas
ORIGEN: Surge hacia los años 50 con los postulados de Ludwig Von Bertalanffy en la búsqueda de unicidad conceptual para la solución de problemas científicos.

SUPUESTOS BÁSICOS

Existe un tendencia nítida hacia la integración de las diversas ciencias naturales y sociales.
Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas.
Dicha teoría puede ser una manera más amplia de estudiar campos no físicos del conocimiento científico.
SUPUESTOS BÁSICOS (II)
Los principios unificadores nos aproximan al objetivo de la unicidad de la ciencia.
Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. 

Comprensión de los sistemas ->  enfoque global

SISTEMA: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, que forman una actividad para alcanzar un objetivo; operando sobre datos/energía/materia para proveer información/energía/materia
Teoría General de Sistemas
Los sistemas existen dentro de sistemas.
Los Sistemas son abiertos.
Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
La empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella.
Premisas Básicas
Propósito u objetivo: Lo que se quiere
Globalismo o totalidad: Conexión
Entropía: Medida de desgaste y aleatoriedad
Homeostasia: Medida de la adaptación

Una organización podrá ser entendida como un sistema, un subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
De acuerdo a su constitución:
- Físicos o concretos -> Equipos, maquinaria.
- Abstractos -> Conceptos, planes o ideas.
De acuerdo a su naturaleza
- Abiertos -> Se comunican con el entorno
- Cerrados -> No se comunican con el entorno

La organización debe ser considerada como un sistema abierto, con funciones y objetivos múltiples, constituidas por subsistemas en ambientes dinámicos.
Tipos de Sistemas
ENTRADAS: Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, humanos, datos o información.
PROCESO: Fenómeno transformador de las entradas en salidas.
CAJA NEGRA: Representación de sistemas cuya implementación se desconoce, pero del cual se espera un determinado comportamiento de acuerdo a las entradas.
SALIDAS: El resultado que se obtiene de procesar las entradas.
Aportes Semánticos
Aportes Semánticos
RELACIONES: Enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas (Simbióticas, Sinérgicas y Superfluas).
CONTEXTO: El conjunto de objetos exteriores que rodean al sistema y que ejercen influencia mutua.
SUBSISTEMA: Unidad funcional que forma parte del sistema o macrosistema visto desde este.
RETROALIMENTACION: Situación que se da cuando las salidas del sistema pueden influenciar comportamientos posteriores del mismo.
Sistemas de Información
Un (SI) es un conjunto organizado de elementos, que apoyan las actividades de una empresa o negocio, estos elementos son de 4 tipos: Personas, Datos, Actividades o técnicas de trabajo y Recursos materiales en general (Típicamente informáticos).
Actividades Básicas de un Sistema de Información
1. TRANSACCIONALES: Los primeros en implantarse.
- Intensivos E/S. - Reducen mano de obra.
- De cálculo sencillos. - Fáciles de justificar.

2. DE APOYO A LAS DECISIONES : Evolución de TPS.
- De nivel directivo. - Intensivo en Cálculos.
- Escaso en E/S. - Difícil Justificación.
- Altamente visuales. - Desarrollados in house.

3. ESTRATÉGICOS: Buscan superar la competencia.
- Son de Apoyo. - Desarrollo incremental.
- Buscan innovar. - Desarrollados in house.
Teoría General de Sistemas
Terminales, cintas magnéticas, unidades de disco (CD, DVD, Blue Ray), códigos de barras, escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras
Capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros
Discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles y los discos compactos.
CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE
Conjunto de actividades llevadas a cabo para desarrollar y poner en marcha un SI. Las actividades o fases están determinadas por una metodología.

METODOLOGÍA: Enfoque dado al desarrollo de software con herramientas y métodos propios.
Algunas son:
Ciclo de Vida Clásico o Metodología Estructurada.
Evolutivo – Incremental o de Cascada.
Prototipado Evolutivo.
Metologías Orientadas a Objetos.
Metodologías Ágiles de Desarrollo
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Metodología Estructurada
Se enfoca en una visión funcional del sistema orientada por procesos
CARACTERÍSTICAS GENERALES:
Se maneja como proyecto
Gran volumen de datos y transacciones
Abarca varias áreas organizativas de la empresa
Tiempo de desarrollo largo
Requiere que se cumplan todas las etapas, para poder cumplir las siguientes (progresión lineal y secuencial de una fase a la otra)
Metodología en Cascada
Sus características generales son:
Se deriva de la estructurada
Permite seguir secuencias ascendentes o descendentes en las etapas del desarrollo
Permite cumplir etapas o fases en paralelo
Inconvenientes heredados
Se tarda mucho tiempo en pasar por todo el ciclo
El mantenimiento se realiza en el código fuente
Las revisiones de proyectos de gran complejidad son muy difíciles
PROTOTIPADO EVOLUTIVO
Construcción rápida de prototipos que mediante refinamiento evolutivo satisface las necesidades del usuario.

Fases:
Definición de las especificaciones del sistema (pantallas, menú, reportes, base de datos)
Creación del sistema prototipo (interfaz, pantallas, reportes, base de datos, parte código fuente)
Refinación del sistema prototipo (se expande y refina el sistema de acuerdo a los requerimientos de los usuarios)
Desarrollo del sistema operativo (en base al prototipo final, se desarrolla el sistema operativo y se elimina el sistema prototipo)
Metodologías Orientadas a Objetos
El mundo se concibe como objetos que tienen propiedades y comportamiento, que forman grupos llamados clases y que se interactúan entre si. La principal herramienta de las metodologías OO es el UML (Unified Modeling Languaje)

Fases:
Requerimientos
Análisis de la estructura de objetos
Análisis del comportamiento de objetos
Diseño de la estructura de objetos
Diseño del comportamiento de objetos
Programación
Prueba
Puesta en producción
Mantenimiento
RUP
Diagrama de Clases
Casos de Uso
Metodologías que promueven el desarrollo rápido a través de iteraciones

Es la rebelión contra las metodologías pesadas.

Promueven la interacción cara a cara, descuidando la documentación.

Ejemplos: XP, MSF y Scrum
Metodologías Ágiles
Producción de Sprints (15 o 30 días) conducidos por el Product Backlog con revisiones diarias.

Roles Cerdo (comprometidos)
- Product Owner, Scrum Master, Equipo

Roles Gallina (involucrados)
- Usuarios, Stackholders, Managers
scrum
INGENIERÍA DE SOFTWARE ASISTIDA POR COMPUTADOR (CASE)

Nombre dado a las herramientas empleadas para ayudar en las actividades del proceso de construcción de software, como la especificación de requerimientos, el diseño, el desarrollos de programas y las pruebas. Actividades
Desarrollo de modelos gráficos del sistema.
Construcción de diccionarios de datos.
Generación de interfaces de usuario
Depuración de programas.
MIEMBROS DE UN PROYECTO DE SISTEMAS
 
Líder (Gerencia el proyecto)
Analista (Recoge información inicial y define requerimientos)
Diseñador S.I. (Diseña el S.I.)
Diseñador B.D. (Diseña Base de Datos)
Programador (Codifica/Prueba)
Usuario Directo (expresa necesidades)
La Crisis del Software
.
Es un término informático acuñado en 1968, en la primera conferencia organizada por la OTAN sobre desarrollo de software, de la cual nació formalmente la rama de la ingeniería de software.
Englobó a una serie de sucesos que se venían observando en los proyectos de desarrollo de software:
Los proyectos no terminaban en plazo.
Los proyectos no se ajustaban al presupuesto inicial.
Baja calidad del software generado.
Software que no cumplía las especificaciones.
Código inmantenible que dificultaba la gestión y evolución del proyecto.

Aun no existe ningún método que permita estimar de manera fiable el costo y duración de un proyecto antes de su comienzo.
ANALISIS Y DISEÑO ESTRUCTURADO
Se basa en la construcción de modelos de notación única que reflejan el flujo y contenido de la información dividiendo el sistema funcionalmente y especificando lo que quiere que se haga. Las principales herramientas del Análisis Estructurado son: la Especificación de Requerimientos, los DFD’S (Diagramas de Flujos de Datos) y los DD (Diccionarios de Datos)
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS
Su producto es un documento en el cual se establecen de manera más detallada las necesidades tanto del usuario como del sistema, se apoya en técnicas de recolección de datos como las entrevistas y se dividen en:

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES: los que el usuario desea que ofrezca al sistema como servicio.
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES: Características del sistema que están asociados a la estabilidad, la capacidad de almacenamiento o el hardware
REQUERIMIENTOS DEL DOMINIO: Restriccines propias del entorno en el que se mueve la organización como su marco legal a la terminología de su nicho de negocio.
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFD’s)
Modelos que representan el flujo de la información y las transformaciones que se aplican a los datos al moverse desde la entrada hasta la salida.

Sus componentes son:

Procesos del Sistema
Flujos de Datos
Entidades Externas
Almacenes de Datos
RECOMENDACIONES PARA CONSTRUIR DFD’s
Etiquete todos los elementos, y con nombres significativos
Los flujos no pueden tener bifurcaciones
No pueden existir nombres repetidos
Muestre flujos de datos, no de control
Es preferible repetir elementos, que cruzar líneas de flujo
Un flujo no puede ir de una Entidad a otra
Verifique balance, relación padre-hijo, numeración
Debe caber en una sola página (cada nivel)
Un proceso no es un departamento o unidad.
Los procesos deben estar definidos con nombres en infinitivo, en forma verbo-objeto preferiblemente
Particione procesos (explote burbujas)
Los procesos, en lo posible, deben coincidir con los Procesos Actuales y Propuestos
Al entrar un flujo en un proceso, se debe transformar y salir otro flujo (no el mismo)
El DFD Propuesto no puede ser igual al Actual
CONVENCIONES GRÁFICAS

Flujos de datos que se cruzan


Entidades Externas repetidas


Almacenes de datos repetidos
DFD Nivel 1
DICCIONARIO DE DATOS (DD)
Datos de los datos del sistema (metadatos).
Catálogo de los elementos de un sistema.
Contiene los elementos que intervienen en los DFD´s: Flujos de Datos, Procesos y Almacenes de Datos

Importancia
Facilita el manejo de detalles en sistemas grandes
Comunica un significado común a todos los elementos del sistema
Documenta las características del sistema
Localiza errores y omisiones
Facilita el posterior mantenimiento del sistema
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SOFTWARE CONTABLE
1. FLEXIBILIDAD
Adaptación del esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
Posibilidad de cambio de formatos y fuentes para la presentación de informes.
Definición de documentos típicos que son los de mayor utilización en la empresa.
Edición del Plan de Cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.
2. COMPATIBILIDAD
Con otros programas de oficina más utilizados como el Office.
Permita importar y exportar información con otros programas.
Manejo de centros de costos.
Con otros programas contables y financieros.
Opción de manejo de diferentes monedas.
Capacidad de intercambio de información local y externa.
3. FÁCIL MANEJO
Indicar la mayor información relativa en una sola vista.
Actualización automática de saldos.
No requiere personal especializado en computación para el manejo del programa.
Desglose de la información por periodos
Información por niveles.
Interfaz gráfica.
Capacidad de búsqueda por cualquier campo
4. SEGURIDAD
Claves de acceso.
Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel.
Definición de usuarios con diferentes atributos de acceso así: de solo consulta, de grabación, de modificación, de eliminar, de transmitir.
Informe de cualquier inconformidad con el balance de documentos.
5. UNIFORMIDAD
Plan Único de Cuentas básico incluido.
Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información: de consultas y reportes.
Gráficas estadísticas.
Presentación permanente del plan de cuentas en pantalla.
6. REPORTES BÁSICOS REQUERIDOS
Análisis estadístico.
Plan Único de Cuentas.
Lista de movimientos por cuenta y tercero.
Comprobante diario de contabilidad.
Estados financieros comparativos.
Libros mayores y auxiliares.
Lista de documentos por periodo.
Reportes legales: IVA y retención en la fuente
OPCIONES AVANZADAS
Facilidad de actualización del programa.
Que tenga un generador de informes personalizados.
Soporte contable en línea.
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