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Conceptos básicos de gestión documental

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Transcript of Conceptos básicos de gestión documental

Es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es un producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. La documentación demuestra la eficacia de la planificación, operaciones, control y mejora continua del sistema de gestión de calidad y sus procesos.
DOCUMENTO
GTC 10013
Es un documento que entrega directrices para elaborar, controlar y mejorar documentos en los sistemas ISO 9001:2000 OHSAS 18001 e ISO 14001.
TIPOS DE DOCUMENTOS
DOCUMENTAR
Permite describir cómo opera la organización, por medio de la estructura de los documentos.
Conceptos básicos de gestión documental
IMPORTANCIA DE DOCUMENTAR
La importancia de la documentación debe ser estándar, coherente, comprensible, aplicable y
trazable desde un punto de vista funcional. Un sistema de este tipo permite, entre otros
aspectos, correlación de las actividades entre
grupos de personas (departamentos),
entrenar a los profesionales y proporcionar
una base de marco lógico para evaluar la
efectividad de las a operaciones.
6 REQUERIMIENTOS
1. Aprobar documentos
2. Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente
3. Identificar cambios y el estado de revisión
4. Asegurarse de que se encuentran disponibles en los puntos de uso (lista de distribución)
5. Asegurarse que permanecen legibles y fácilmente identificables
6. Prevenir el uso de documentos obsoletos

1. Política y objetivos de calidad
: cuando la organización elige incluir la política
de la calidad en el manual de la calidad, el manual de la calidad puede incluir una
declaración de la política y los objetivos de la calidad.
2. Manual de calidad:
Es único para cada organización. Esta guía permite
flexibilidad en la definición de la estructura, forma, contenido o método de
presentación de la documentación del sistema de gestión de calidad.
3. Procedimientos documentados de los 6 requerimientos establecidos en
ISO 9001:2000:
Control de documentos, control de registros, control del
producto (servicio) no conforme, auditorías internas de calidad, acciones
correctivas y preventivas.
4. los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificación,
operacional y control de los procesos:
Procedimientos operativos documentados,
planes de control, flujogramas, instrucciones de trabajo, secuencias fotográficas
y otros.
5. Los registros requeridos por la norma:
revisión por la dirección, educación,
formación, habilidades y experiencia, elementos de entrada para el diseño y
desarrollo, resultados de auditorías internas de calidad, planes de mejoramiento
continuo, control de gestión.


REGISTROS
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
Estructura y formato:
la estructura y formato de los procesos documentados deberían estar definidos por la organización de las siguientes maneras: texto, diagrama de flujo, tablas o una combinación de estas o cualquier otro método adecuado con las necesidades de la organización.

Contenido:
Titulo, proposito, alcance, responsabilidad y autoridad, descripcion de actividades, registros y anexos.

Revisión, aprobación y modificación:
debe iniciarse la evidencia de la revisión y aprobación, estado de revisión y fecha de la modificación del proceso documentado.


PAPEL VS DOCUMENTOS
Papel:
Es simplemente un medio de soporte.

Documentos:
hay que considerarlos como
documentos vivos de la empresa.
Los documentos son tan vivos que tienen su
ciclo de vida comparable a la de un ser humano.

Importancia de los documentos:
es importante que un documento evolucione porque estos son el medio de evidenciar las actualizaciones, a nuevos procesos dentro de la empresa y su mejora continua.
ETAPAS DE LOS DOCUMENTOS
Seducción: Es necesario convencer a los responsables del proceso y de controlar la documentación de la necesidad de crear ese documento.

Gestación: Es decir la elaboración de borradores que permanentemente necesitan de correcciones y ajustes.

Desarrollo: continuamente se están haciendo ajustes al documento hasta que esta listo.




Nacimiento: El documento esta listo para en la
versión esperada.


Crecimiento: El documento debe empezar a ser reconocido por todos en la organización.

Madurez: Una vez el documento es conocido y usado empiezan las actualizaciones para ajustarse a la realidad.

Muerte: Le pasa al documento, llega un momento en que no puede recibir más actualizaciones, se des actualiza, envejece, ya no es capaz de responder a grandes cambios en los procesos o en la tecnología y finalmente se vuelve obsoleto.
MAPA CONCEPTUAL LEY 594:2000
PIRÁMIDE DOCUMENTAL
PICTOGRAMA
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