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ASV mit Optimal Systems

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by

Michael Vogelsang

on 19 October 2015

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Transcript of ASV mit Optimal Systems

Installierte ECM-Lösungen bei der
mit

Ausgangssituation
volle Aktenschränke
keine syncrone Bearbeitung
lange Postwege
häufige Medienbrüche ...
Anbindung an KIS Doppik
Entwicklung einer Lösung für KAI Kommunen
mit der Fachanwendung Loga
Elektronische Personalakte
Individuelle Lösung für den Bereich Wohngeld
Umzug der Steuerverwaltung vom
Alten Rathaus ins Neue Rathaus
1997
Digitalisierung der Papierakten
2006
Übernahme der Daten aus dem Fremdverfahren ins OS|ECM
Vertragsmanagement für den Bereich
des Beteiligungswesens
monatlich 2.500 - 3.000 Bescheid- und Historienblätter die händisch in die einzelnen Akten eingeheftet werden mussten
TBR Altaktenarchivierung
smarte Lösung an einem Arbeitsplatz mit Scanfunktion
Universale fachbereichsübergreifende Lösung
Die allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) bei der Stadt Rheine
Ausbau und Weiterentwicklung von OS-ECM Lösungen
FB 1 "Bildung, Kultur und Sport"
Start mit 23 Clients für den
Bereich der FBL, FBC, PV und
Produktmitarbeiter/innen
Schulverwaltung
Kulturverwaltung
Sportverwaltung
Stadtbibliothek
Stadtarchiv
Falkenhofmuseum
FB 3 "Recht und Ordnung"
Start mit 3 Clients im Bereich
Fachbereichsleiter, Controller
und Rechtsamt

FB 5 "Planen und Bauen"
Start mit 2 Clients im Bereich des Controllings

FB 7 "Interner Service"
Weiterer Ausbau im Bereich Organisation und Stabsstelle Bürgerengagement
Anbindung des Verwaltungsvorstand
Bürgermeisterin
Erster Beigeordneter
Beigeordneter
Kämmerer
samt Vorzimmer
Eine Lösung für alle Mitarbeiter/innen der Verwaltung.
Abbildung von Verwaltungsprozessen unter Einbezug eines Aktenplans (Städte- und Gemeindebund NRW).
Grundlage für eine zentral verwaltete revisionssichere Langzeitarchivierung.
Mitarbeitern/innen können individuelle, gruppen- oder abteilungsorientierte Rechte zugeordnet werden (Nur Leserechte oder Schreibrechte).
Alle Dokumenttypen wie Bilder, Faxe, E-Mails, Office- oder weitere windowsbasierte Dokumente können abgelegt werden.

Funktionen und Einsatzmöglichkeiten dieser Lösung
Weitere Funktionen und Möglichkeiten der ASV
Zahlreiche Recherchemöglichkeiten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Inhalte.
Dokumente können von jedem berechtigte/n Mitarbeiter/in gelesen, bearbeitet mit Notizen versehen und in Wiedervorlagen organisiert werden.
Durch die Einbindung von Microsoft Office Produkten können Word- und Exceldateien bequem ins ECM abgelegt werden. Durch MS Outlook lassen sich Dokumente direkt aus dem ECM versenden oder archivieren.
Beispiel 1 von derzeit 1020 Akten in der ASV
- Koordination der stellvertretenden Bürgermeistertermine
Ausgangslage:
Repäsentative Bürgermeistertermine werden im Falle einer Verhinderung von Frau Dr. Kordfelder durch einen der drei stellvertretenden Bürgermeister wahrgenommen. Hierzu ist die Reihenfolge der Abfrage einzuhalten.
Bisher wurden in einer Worddatei die Termininformationen eingetragen. Eine gleichzeitige Bearbeitung dieser Datei war jedoch nicht möglich. Darüber hinaus konnten nicht alle Informationen darin eingetragen werden.
Die Terminabfrage mit den stellvertretenden Bürgermeistern erfolgt durch den zentralen Sitzungsdienst (2 MA). Das Pressereferat musste bezüglich der Erstellung von Grußwörtern und Presenten informiert werden (3 MA). Darüber hinaus war es notwendigt, dass das Vorzimmer der Bürgermeisterin über den aktuellen Stand informiert ist.
Umsetzung mit der ASV-Lösung von Optimal Systems
Anlegen einer jährlichen zentralen Akte für die stellv. Bürgermeistertermine mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen (lesend oder schreibend, derzeit haben 10 MA einen Zugriff auf diese Akte).
Termine werden in einheitlicher Form von Registern angelegt (Datum, Beschreibung des Termins).
Der stellv. Bürgermeister wird im Bereich der Bemerkung eingetragen.
Alle Unterlagen werden zu diesem Termin abgelegt und stehen unmittelbar allen Mitarbeiter/innen zur Verfügung.
Wiedervorlagen und Notizen kann sich jede/r Mitarbeiter/in eintragen.
Schriftverkehr per E-Mail kann durch die Anbindung von Outlook archiviert werden.
Die erforderlichen Unterlagen für die stellvertretenden Bürgermeistern werden oftmals nur noch digitial zur Verfügung gestellt.
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