Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Métodos de Ordenação

Aula 10 (17jul.13)
by

Jussara Borges

on 17 July 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Métodos de Ordenação

Métodos de ordenação
10ª Regra
Nos títulos de congressos, conferências e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplos:
II Congresso de Pintura Moderna
Arquiva-se: Congresso de Pintura Moderna (II)

Quinto Congresso de Geografia
Arquiva-se: Congresso de Geografia (Quinto)

3º Congresso de Geologia
Arquiva-se: Congresso de Geologia (3º)

Regras para entrada de Nomes de Empresas

8ª Regra
Quando o nome for composto de duas partes ligadas pela conjunção “E”, não se separam.

Exemplos:
Wagner Costa e Silva
Arquiva-se: Costa e Silva, Wagner

Daniela Moura e Santos
Arquiva-se: Moura e Santos, Daniela

Regras para entrada de Nomes

Vantagens
Redução dos erros de arquivamento
Rapidez na localização
Expansão equilibrada do arquivo
Divisão equitativa do trabalho

Desvantagens
Leitura não-convencional
Disposição física dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura

Método Dígito-Terminal

Indicado quando há grande volume de documentos cujo elemento principal de identificação é o número

Os números são dispostos em 3 grupos de 2 dígitos que são lidos da direita para a esquerda formando pares:
Exemplo: prontuário 42.054
Arquiva-se: 04-20-54
Ex.na pág. 76

Método Dígito-Terminal

Vantagens:
Rapidez na consulta;
Não é necessário muito treinamento;
Facilidade de se fazer intercalações.

Desvantagens:
Necessidade de se conhecer as datas;
Método indireto

Método Numérico Cronológico

Quando deve ser usado:
Quando é possível conhecer, pelo menos aproximadamente, as datas.
É o método mais comum nas repartições públicas

Exemplo: 2012/503

Método Numérico Cronológico

Quando o método de arquivamento adotado é o numérico simples, o arquivista trabalha com 3 (três) instrumentos:

1 – Arquivo Principal - onde os documentos são acondicionados; p. 71

2 – Índice alfabético-remissivo – onde são arquivadas em rigorosa ordem alfabética, fichas contendo os nomes e a indicação do número que o cliente, assunto ou órgão tomou ao ser registrado no arquivo; p. 74

3 – Registro ou Tombo – livro ou qualquer outro suporte que registre em ordem numérica sequencial os números já utilizados, serve para evitar que se registre dois clientes com o mesmo número, ou que se deixe de utilizar algum número.; p. 72

Método Numérico Simples

Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente – pessoa física ou jurídica – obedecendo-se à ordem de entrada ou registro

Exemplos:
1 José da Silva
2 Mário Alves Pereira
...
50 Angélica Santana Dias

Obs.: os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas, que constituirão uma série a parte
Exemplo: M-1 Pedro Corrêa Filho





Método Numérico Simples

1) Nome do estado, cidade, correspondente
Exemplo: Amazonas – Itacoatiara – Santos, Pedro

OBS.: Quando se organiza um arquivo pelos nomes dos estados, com documentos referentes a várias cidades, inclusive as capitais, estas devem vir na frente, independente da ordem alfabética.
Exemplo:
São Paulo – São Paulo (capital)
São Paulo – Campinas
São Paulo – Lorena
São Paulo – Santo André
São Paulo - Taubaté

Método Geográfico

Agrupamento em função do local (procedência ou destinação)
Índice auxiliar por correspondente (método indireto)

Alguns casos em que se recomenda o uso do método geográfico:
Arquivos de empresas cujos departamentos de vendas se organizam por áreas geográficas;
Arquivos de instituições que prestam serviços a áreas de considerável extensão.


Método Geográfico

Nomes de empresas conhecidas por suas siglas
Exemplo:

TAP – Transportes Aéreos Portugueses

Os Documentos são arquivados na pasta “TAP” e a seguir, deve-se abrir uma referência cruzada para Transportes Aéreos Portugueses ou ao contrário, os documentos podem ser arquivados em Transportes Aéreos Portugueses, com referências cruzadas para “TAP”.

Método Geográfico

Empresas com filiais geograficamente descentralizadas

Exemplos:

Companhia Zornita de Equipamentos, Rio de Janeiro

Editora Casa da Leitura, Salvador


Regras para entrada de Nomes de Empresas

Exemplos:
Mauro Antunes Martins & Cia
Arquiva-se: Mauro Antunes Martins & Cia

Stos. Medeiros & Cias
Arquiva-se: Stos. Medeiros & Cias

Irmãos Magalhaes S.A.
Arquiva-se: Irmãos Magalhaes S.A.

Viúva Pereira Cardoso
Arquiva-se: Viúva Pereira Cardoso

The Library of Congress
Arquiva-se: Library of Congress (The)

Regras para entrada de Nomes de Empresas

9ª Regra
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao nome de família do pai. Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) são registrados como se apresentam.

Exemplos:
José de Oviedo Y Baños
Arquiva-se: Oviedos Y Baños, José de

Li Yutang
Arquiva-se: Li Yutang

Regras para entrada de Nomes

7ª Regra
Quando em um nome aparecem as palavras “Santo”, “Santa” ou “São”, não se separam.

Exemplos:
Mauricio Santo Onofre
Arquiva-se: Santo Onofre, Maurício

João Santa Rosa
Arquiva-se: Santa Rosa, João

Regras para entrada de Nomes

6ª Regra
Quando o nome for composto de um substantivo e de um adjetivo ou ligado por hífen ou apóstrofo, não se separam.

Exemplos:
Camilo Castelo Branco
Arquiva-se: Castelo Branco, Camilo

Heitor Villa-Lobos
Arquiva-se: Villa-Lobos, Heitor

Raimundo Sant’Anna
Arquiva-se: Sant’Anna, Raimundo


Regras para entrada de Nomes

5ª Regra
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classifcação de sobrenomes iguais.

Exemplo:
Jonas Vieira
J. Vieira
José Vieira

Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José


Regras para entrada de Nomes

4ª Regra
Quando as preposições Da, De e as partículas Do, The, La, Le, Von, Die, etc. figuram com iniciais maiúsculas, estas serão consideradas no arquivamento.

Exemplos:
Hans Von Hermann
Arquiva-se: Von Hermann, Hans

Antônio Le Fontana
Arquiva-se: Le Fontana, Antônio

Regras para entrada de Nomes

3ª Regra
Quando os nomes possuírem grau de parentesco, estes são considerados como integrantes do último sobrenome.

Exemplos:
Mauro Castelano Júnior
Arquiva-se: Castelano Júnior, Mauro

Newton Lopes Neto
Arquiva-se: Lopes Neto, Newton

Obs.: os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção

Regras para entrada de Nomes

2ª Regra

Quando os nomes forem precedidos de título honorífico ou pronome de tratamento, estes não devem ser considerados para efeito de alfabetação, sendo colocados no fim da notação, entre parênteses.

Exemplos:
Dr. Eunides Seabra Lima
Arquiva-se: Lima, Eunides Seabra (Dr.)

Reitor Heonir Rocha
Arquiva-se: Rocha, Heonir Rocha (Reitor)

Regras para entrada de Nomes

1ª Regra

Deve-se proceder o arquivamento utilizando o nome de família/sobrenome, seguido de vírgula e do prenome.

Exemplo:
Ângela Cristina Carvalho
– Arquiva-se: Carvalho, Ângela Cristina

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

Casos especiais - "nomes mais conhecidos"- fazer remissivas - ex. Machado de Assis

Regras para entrada de Nomes

Desvantagens
do método nominal:
Dificuldade de busca, quando houver imprecisão ou colocação errônea;
Necessidade de muita atenção na alfabetação;
Necessidade de subdividir as letras em conjuntos quando o arquivo é muito extenso.
Ex: Aa – Al.

Método Onomástico ou Nominal

Características:
Arquivamento por nome (de indivíduos, empresas etc.);
Ordenação alfabética;
Orientação por regra de alfabetação (ABNT);
Método Direto;
Pasta Miscelâneas para correspondentes eventuais

Vantagens
do método nominal:
Ajusta-se a qualquer tipo de arquivo;
A organização das guias e pastas é simples;
É um método direto.

Método Onomástico ou Nominal

Mais importante do que guardar (arquivar) é achar rapidamente, recuperar a informação

É imprescindível que se coloque os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

Ex:
Sobradinho (Bahia)
Sobradinho (Rio Grande do Sul)

2 – Nome da cidade, estado e correspondente
Exemplo: Itabuna – Bahia – Sá, João

OBS.: Quando se organiza um arquivo por nome de cidade, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética dos nomes das cidades.
Exemplos:
Itabuna (Bahia)
Itacoatiara (Amazonas)
Jaguaquara (Bahia)
Jequié (Bahia)

Método Geográfico

Sistema Direto - não necessita de instrumento auxiliar na recuperação da informação.
Ex: o método nominal de arquivamento é um sistema direto porque se quero os documentos de Antonio, posso ir direto na pasta, porque estará registrado na Projeção o termo ANTONIO.

Sistema Indireto - é aquele que necessita de um instrumento auxiliar para a recuperação da informação.
Ex: o método numérico simples é indireto porque em lugar do nome ANTONIO, terá um número atribuído a Antonio. Se eu quiser procurar os documentos de Antonio terei que verificar primeiro qual é este número, para depois ir ao arquivo.

Sistemas de Arquivamento

Elementos a serem considerados na escolha do método de ordenação

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimentos não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados.
Cada ramo de atividade exige um método diferente
A
classificação
é determinada pela
estrutura da entidade
e pela
natureza dos documentos
.
A
ordenação
é determinada de acordo com o
elemento mais frequentemente procurado

Classificação e ordenação


Conhecer os métodos de ordenação em arquivos:

Onomástico
Geográfico
Numérico
Ideográficos
Padronizados



Objetivos desta aula

Profª Jussara Borges

(ou métodos de arquivamento)

Métodos de ordenação

Profª Jussara Borges

Métodos Padronizados

METODOS DE ARQUIVAMENTO


Variadex
Mnemônico
Soundex
Rôneo

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-direto.

BÁSICOS

METODOS DE ARQUIVAMENTO


Onomástico ou nominal


Geográfico


Numérico
Simples
Cronológico
Dígito-terminal


Assunto (Ideográfico)

Alfabéticos

Dicionário
Enciclopédico

Numéricos

Decimal
Duplex

Este método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejada a critério do profissional. Pág. 94-95
Procura-se inicialmente o nº da divisão alfabética e, só então, dentro da divisão, é que nos atemos à sequência alfabética
A desvantagem é a prévia determinação do nº de divisões alfabéticas que deverão compor a tabela

Método alfanumérico

Uso de cores como elemento auxiliar da ordenação. Ver tabela na p. 92
A ideia é dividir o arquivo em seções menores, limitando o campo de manipulação das pastas
A ordenação primária é alfabética e dentro dessa pela cor atribuída à segunda letra

Método Variadex

Vantagens do Método Decimal:
Todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam reunidos em grupos;
Os números classificadores formam verdadeiras nomenclaturas, fáceis de reter na memória;
Expansão ilimitada dentro das classes.

Desvantagens:
Limitação de 10 números para a classificação;
Necessidade de prever o desenvolvimento das atividades da instituição. Ver pág. 86-87
Requer preparo e muita atenção do arquivista.
Necessidade de índice alfabético. Ver pág. 88-89

Classificação Decimal de Dewey

Classificação Decimal de Dewey

Base:
Classificação Decimal de Dewey;

Características:
ordenação numérica;
classificação por assunto;
divisão limitada em dez grandes classes;
sistema indireto;
exige 3 dígitos;
criado para utilização em bibliotecas.

Método Decimal

Vantagens:
Permite o acréscimo de grandes classes;
Agrupamento de assuntos iguais e correlatos.

Desvantagens:
Necessidade de atenção para não abrir pastas para assuntos já incluídos em subclasses
Exige muita atenção do classificador.

Método Duplex

Base:
Divisão de assuntos em classes, para as quais se atribuem números.

Principais características:
Ordenação numérica;
São abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo
Sistema Indireto;
Utiliza numeração progressiva.
Ex. na pág. 84

Método Duplex

Vantagem:
Reúne todos os assuntos pertencentes à grande classe

Desvantagens:
Exige conhecimento das grandes classes;
Exige índice auxiliar – do pequeno para o grande assunto:
Ex.: Peroba Ver Madeira


Método Enciclopédico

Características:
Adequação a unidades que lidem com grande número de assuntos.
Escolha de nomes genéricos para grupo de assuntos afins;
Ex: Corpo humano
Aparelho Circulatório
Aparelho Digestivo
Estômago
Fígado
Intestino
Aparelho Reprodutor
Aparelho Respiratório
Aparelho Urinário.


Método Enciclopédico

Faz prevalecer a classificação pelos assuntos básicos que admitem diversas decomposições.

A sistemática consiste em distinguir os assuntos mais importantes ou básicos e fazer as respectivas decomposições, em famílias, grupos e subgrupos.

O agrupamento do assunto é feito em rigorosa ordem alfabética.

Método Enciclopédico

Características:
Ordenação em rigorosa ordem alfabética;
Agrupamento por pequeno assunto;
Adequação a pequenas unidades administrativas;
Método direto.

Vantagem:
Manuseio fácil

Desvantagens:
Exige nomenclatura definida para os assuntos;
Dificuldade de busca quando houver imprecisão ou colocação errônea.

Método Dicionário


Pegar material na xerox
Trabalho individual (não copiar! não permitir cópia)
Vale 3 pontos
Entregar dia 24/07

Exercício de ordenação

Profª Jussara Borges

PAES, Marilena Leite. Gestão de documentos. In: _____ . Arquivo: teoria e prática. 3.ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: FGV, 2006. Cap. 4, p. 53-104

SANTOS, João Tiago; REIS, Leonardo. Protocolos. Arquivologia facilitada. 2. Ed. Rio de Janeiro, Elsevier, 2012.

Slides profa. Graça Teixeira

Bibliografia utilizada

Profª Jussara Borges

Depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais

Assunto espécie documental
Assunto procedência

Métodos por assunto

Leitura para a próxima aula
OLIVEIRA, L. A. F.; BORGES, Jussara. A avaliação de documentos como requisito para a difusão do conhecimento em arquivos permanentes: estudo de caso nos arquivos Histórico Municipal de Salvador e Arquivo Público da Bahia.
PontodeAcesso
, Salvador, v. 1, p. 100-125, 2007.
Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão organizados, visando a sua localização futura. (Santos; Reis, 2012, p. 30)
Full transcript