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DESPACHO DE DOCUMENTOS

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by

Yolemaida Cáceres Correa

on 28 May 2013

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Transcript of DESPACHO DE DOCUMENTOS

Asistencia en Organización
de Archivos
2A RECIBO Y DESPACHO
DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN PROCEDIMIENTO
PARA EL RECIBO DE
DOCUMENTOS RECOMENDACIONES PARA EL
MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SISTEMA DE GESTIÓN DE
REPARTO O MENSAJERIA DESPACHO DE DOCUMENTOS
+ No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
+ No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está consultando.
+ Evitar la terrible “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias innecesarias.
+ No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos diarios a esta labor. +No considerar el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un excelente campo de imaginación y creatividad personal.
+No pegar documentos rotos con cinta adhesiva
+No arrugar los documentos que se van a destruir
+Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos
+No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva.
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería. (Ver formatos)
+ No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos
+ No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
+ No tener carpetas demasiado llenas (máximo 100 documentos)
+ Renovar las carpetas deterioradas o rotas

+ Permite la gestión de los trabajos de reparto o mensajeria, obteniendo el Control y valoración del trabajo realizado, sea por cliente, transportista o mensajero, por dia o por orden de trabajo. Todo esto es posible a traves del sistema en una forma sencilla, permitiendo a la vez el uso de tecnología de punta, como la zonificación y ruteo automáticos en función a la carga de trabajo, y el uso del código de barras. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.
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