Saindo do Papel

bom dia, meu nomeé Gustavo, estavam Lobo sobre o

sucesso do Espírito Santo e o trabalho que eu quero

apresentar para você hoje.

Uma melhoria, na verdade, uma inovação dentro do seu Espírito

Santo. Mas jáé usada em várias empresas e eu

gostaria muito que fosse implantado no acesso Espírito Santo por

traria benefícios para nossas atividades e economias dentro desse processo.

É um projeto que eu botei o nome de saindo

do papel.

Esse projeto saindo do papelé justamente para a gente

fazer uma transição entre processos que funcionam com até o

físico, para que a gente possa trabalhar com documentos digitais

e tendo uma confiabilidade, uma segurança dos processos usando esses

documentos digitais, as áreas de aplicação desse projeto seriam todas

as áreas que tramitam documentos em papel e que possuem

uma estrutura informatizada que para a mudança desse formato documento,

eu só não poderia.

Ou seja, não sejam.

Só teria uma dificuldade de vida essa melhoria na inovação.

Se a gente olhar na visão do sucesso do Espírito

Santo, só não poderíamos usar nas áreas onde eu não

tenho um microcomputador ligadoà rede de internet porque aí

essas pessoas não terão acesso a esse banco de dados

com todas as outras áreas não têm acesso a um

microcomputador e a rede de internet.

Nós poderíamos facilitar tanto a tramitação quanto a visualização de

documentos, porque eles estavam em um modelo digital.

Para isso, a gente precisa de ferramentas para esses tipos

de treinamento.

Não terá fluxo.

Alterar a própria forma de você utilizar os documentos.

Os objetivos desse trabalho seria a implantação e o direcionador

estratégico de documentos.

Adoção de assinaturas eletrônicasé uma melhoria dentro desse projeto.

Assim, porque quando a gente trata sobre gerenciamento eletrônico de

documentos, não obrigatoriamente, a gente teria assinaturas eletrônicas.

Agora, se eu coloco também dentro desse projeto, a assinatura

eletrônica, eu tem um ganho de escala que eu não

preciso de forma alguma os a impressora e papel para

nada. Quando eu trato só tragédia, gerenciadora de documentos, alguns

documentos precisarão ser assinados e não fazem apenas parte do

fluxo. Eles precisariam ser impressas, assinadas depois digitalizados, e aí

o documento digital colocar uma ferramenta quando o trabalho com

a assinatura digital já não imprima mais nada, a gente

já para, inclusive, com a pressão e a criação de

um fluxo para a tramitação de todos os documentos onde

hoje existe um fluxo, mas nós trabalhar algumas, inclusive com

o objetivo de melhorar esse fluxo e mostrar para todo

mundo como esse fluxo e a funcionar.

Isso fica tudo dentro da ferramenta, Impactos desse projeto, a

primeira redução de custos a pé, o caminho do armário,

pasta, tudo isso a gente elimina porque até o espaço

para o alocar esse material, depois aqueles arquivos imensos que

a gente tem que ter documentos, não preciso mais preciso

de um banco de dados.

Hoje para uma estrutura de Jedi dessa, você consegue alocar

um lote de memória dentro do servidor.

Hoje você compra aí vários que com vinte e dois

esferas três Terras que funcionam muito bem os documentos, ou

você pode usar também algumas ferramentas que disponibiliza para você

colocar em dúvida, sem limite de espaço, porque isso pode

comprar no espaço e o custo desse espaçoé muito

menor do que o custo do espaço.

É isso que a gente tem hoje ou até do

custo de impressão.

Os documentos com relação a agilidade com a citação para

pesquisa, eu tenho também a situação de consulta de um

documento muito rápida de uma área.

Eu posso trabalhar junto com uma outra pessoa, de um

outro lugar.

A gente olha no mesmo documento para que a gente

tem esse resultado e com o envio e leitura do

documento. Hoje a gente tem muito trânsito de documento físico

onde fica o bombeiro mirim ou o próprio servidor que

fez o documento leva o documento do diretor depois do

opositor de compra, Depois vão ao tabaco financeiro.

Bom, esse fim não tem mais pessoas para ficar carregando

os documentos porque tudo vai dentro do fluxo da ferramenta

e esse fluxo ele vai dentro do sistema e a

pessoa recebe uma notificação.

Olha, o documento controla prazos, inclusive para a gente fazer

o controle.

É outro impacto que a gente vai ter.

Com a implantação desse projeto, onde o fluxo ele fica

definido, o fluxo de tramitação dos documentos eé consigo

de certificação das assinaturas.

Se não tem um fluxo documento, já está guardado e

ainda não tem uma certificação das assinaturas.

Quando a gente trabalha, inclusive com assinatura digital nem do

documento, o processo fica completo, com segurança e confiabilidade e

validade jurídica.

É hoje, e podemos, inclusive, diminuir aí os os gastos

com a implantação de outras formas de segurança por conta

da GP de que a gente sabe que está aí

para trazer mais segurança para as informações, dados das pessoas,

e com a utilização do prédio teria uma outra barreira

que protege os dados, uma vez que eu tenho um

contrato com a fornecedora da ferramenta, que ele tem uma

parafilia, tem uma segurança de portas para poder terceiros externos,

não acessarem essas informações.

E um outro ganho, que a gente tem muito social,

queé com relação a ao fator ecológico, onde a

gente não vai ter o dispêndio de recursos naturais, papel,

caneta, tinta, para poder trabalhar no processo, A gente elimina

esse custo, desse material que a gente contribui um pouco

para o meio ambiente, bom, possíveis barreiras e desafios que

a gente pode encontrar.

O que vai encontrar.

Se a gente for passar para essa área, foi para

implantar o custo do sistema.

Só concurso do sistemaé um uma barreira, um desafio

que pode.

Se provavelmente se a gente colocar, ele vai ser investigado

por conta da análise dos benefícios que o projeto vai

ter. Eu tenho um gosto da ferramenta, mas eu tenho

uma economia.

Por outro lado, de recursos seja pessoais, que seja de

material. Então esse custo do sistema, ele vai ser mitigado

com essa economia.

Só para a gente ter uma ideia só no setor

jurídico, onde eu trabalho, são em média seis processos de

compras por dia, cada um com remédios.

Eu fiz a pesquisa para a gente apurar para ter

ganho de Estado, saber cada um com em média vinte

e oito páginas média, mas não me.

Então são cento e vinte e oito páginas por dia,

oitocentos e quarenta por semana.

Quarenta e três mil.

Seiscentos e oitenta folhas de papel por ano impressas assinadas

e tudo estaria dentro do próprio sistema.

Eu não teria mais esse volume de material físico sem

contar ainda com o arquivo, porque eu tenho, Tem espaço

para colocar papel e guardar qualquer acção mais você tem

um com o estudo de alocação de espaço também em

rede ou o seu servidor sim, masé muito menor.

Eu falo queé muito menor porqueé um projeto

que eu já uma outra empresa que eu trabalhava e

nós contamos isso lá.

Esses estudos a gente fez previamente a gente usou na

época com uma metodologia diferenciada, você identifica quais são as

causas do problema?

Identifica as causas?

Faz lá os carros para ver o diagrama de causa

efeito, uma província que ele realmente o problema vai ser

resolvido. Não fizemos todos esses estudos e concluímos que no

final das fontes isso tudo no papel antes da idealização.

Antes da gente colocar realmente em prática, verificamos que realmente

teremos economia.

O custo de servidor, curso de estrutura para poder fazer,

utilizar, plantar.

Realmente o gerenciamento eletrônico de documentos, ele supere, era bem

menor o custo do que a gente continuar trabalhando com

uma bela outro curso que a gente vai ter um

treinamento de usuários.

Só que esse curso de treinamento diversas áreas, aindaé

inicial e com escala, ou seja, como no passado tenha

esse curso, ele vai ser ruim e a gente aproveita,

com utilização de metodologia aplicada para treinamento e replica para

novos funcionários, novos pessoas que vão utilizar a ferramenta estabelecimento

de cultura.

Issoé importante porque a gente sai da cultura do

papel e passa por uma cultura de documentos digitais.

Então, de fluxos definidos de observação, de prazo e de

alocação interessante que a gente primeiro passo, você tem que

mapear a sua atividade para você entender o fluxo dos

documentos E aí você coloca na ferramenta quando a gente

estamos. Getty que permite isso nãoé só para guardar

o documento.

Inclusive ele mapeia esse apenas, ou seja manter um fluxo.

Mas ele acompanha o fluxo documento do documento até para

você gerar segurança e saber onde está com quem está.

Há quem faltou analisar quem faltou não visto.

Quem faltou avaliar aquela situação.

Então, esse estabelecimento de cultura no começo pode ter um

impacto, porque a mudança ela gera realmente o impacto inicial

negativa, mas que com o passar do tempo a gente

vai ver queé muito mais fácil, mais rápido, mais

tranquilo de trabalhar.

Não precisa ficar esperando que marca a que a área

de contrato traga.

Com um processo para poder analisar, Podem não parecer, eu

apenas água na ferramenta.

O processo já está lá, faço a minha análise, coloca

aparecer na própria ferramenta, e aí ele lá, recebe a

mensagem que parece estar no processo, e já o fluxo

anda, passa para outra fase de aprovação financeira.

Então, essas mudanças de processo, as mudanças, as alterações que

vão ter nas áreas, mas também podem ser uma barreira

é um desafio só queé um desafio queé

simples de ser suplantar.

Inicialmente, com essa mudança, o treinamento e colocar para as

pessoas as melhorias dessa atividade, elas fazem com que esses

desafios sejam mitigados relação entre propostas, valores.

A gente consegue ver muito claramente que eu vou reduzir

a quantidade de documentos, aquela montanha de papel que a

gente tem às vezes para trabalhar e tudo isso passa

a ficar no banco de dados específico, protegido o servidor

ou em nuvem, onde a gente vai ter acesso vinte

e quatro horas por dia, sete dias da semana.

Qualquer pessoa, tanto aqui quanto nas outras unidades, podem avaliar

consultado antes.

Inclusive a gente pode colocar barreiras para quem pode analisar

quais documentos ou onde estão alocados, porque a ferramenta permite

você colocar espaços específicos, relação entre propostas valores vão acabar

continuando com a relação para posse, Valores, carregar documento de

um ano para outro.

Todos vão ter acesso, estarão servidores, tal, todo mundo vai

ter acesso.

No começo,é preciso ficar bem, levando e trazendo os

documentos. Espaço físico não seja mais daqueles grandes salas para

arquivar documentos, as salas ficam mais muitas mais sem volume

de papel em cima da mesa e tudo isso controlado

pelo sistema e o meio ambiente, agradecendo pela redução dos

recursos que vão estar sendo gastos, a estrutura de apoio

que nós precisamos para esse projeto preciso da diretoria, que

a aprovação dos custos, a gente precisa ter ido para

a indicação do sistema, forma de a Nasa na minha

burrada queé preciso para poder ter esse projeto implantado,

ter seu eventual digitalizar o documento que seja físico, para

voltar no formato digital.

Quanto que eu preciso, qualé a qualidade do que

eu preciso, como eu vou precisar Isso até elas ajudar

de todas as pessoas que vão utilizar a ferramenta que

vão ter, que utilizam hoje documento fiscal para que elas

sejam treinadas nessa nova modalidade, queé trabalhar com documentos

na forma eletrônica?

Essa inovação que eu pretendo implantar, o colocar para implantação,

aqui no sucesso, vou agora buscar como os gestores, os

recursos necessários para que eles possam colocar em prática e

não apenas deixar o papel.

Espero que tenham gostado Onde eu coloquei, que a gente

aprendeu no curso para chegar a esse resultado de mais

de idade.

Bom,é isso, espero que goste

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