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BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN

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Sergio Linares

on 22 June 2015

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Transcript of BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN

¿QUE SON LAS BPD?
Conjunto de lineamientos y actividades relacionadas entre si, destinadas a asegurar que registros y documentos tengan y mantengan:
Claridad
Exactitud
Veracidad
Integridad
Trazabilidad
BPD BPL
-¿QUE HAGO?
-¿PORQUE LO HAGO?
-¿HAGO LO QUE DIJE QUE HARÍA?
-¿ESTAN MIS PROCESOS BAJO CONTROL?
-¿TOMO ACCIONES SI ALGO ESTA EQUIVOCADO?
-¿LAS ACCIONES TOMADAS PERMITE QUE LAS QUIVOCACIONES NO SEAN PARTE DE LA RUTINA?
-¿ME PERMITEN APOYAR LA MEJORA CONTINUA ?
DOCUMENTACIÓN TECMOL
DOCUMENTACIÒN
Mas que instrucciones para cumplir una tarea, constituye una guia para comprender claramente lo que se requiere para realizar un trabajo
EJERCICIO
REDACCIÓN
NIVEL DE DETALLE (ALTO)
DEBE RESPONDER (QUE, COMO, QUIEN, CUANDO)
INFORMACIÓN (PERMANENTE, LEGIBLE, EXACTO, CLARO)
POR LO TANTO...
DISEÑADA
◦PREPARADA
◦REVISADA
◦APROBADA
◦SOCIALIZADA DISTRIBUIDA
◦CONTROLADA Y AUDITADA
COMO LOGRARLO...
BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN
REVISADOS Y ACTUALIZADOS CON REGULARIDAD.
◦ESPACIO SUFICIENTE PARA EL REGISTRO DE DATOS.
◦CORRECCIÓN ADECUADA DE ERRORES.
◦TRAZABLES
◦MANTENIDOS UN AÑO DESPUES DE LA FECHA DE EXPIRACIÓN DEL PRODUCTO.
SE DEBERA CODIFICAR LOS DOCUMENTOS.
IDENTIFICAR LAS VERSIONES.
IDENTIFICAR CADA PAGINA.
SE DEBE ASEGURAR QUE SOLO LAS PERSONAS AUTORIZADAS HAGAN CAMBIOS.
SE DEBE PREVER QUE NO SE TILICEN DOCUMENTOS ANTES DE SER LIBERADOS NI OBSOLETOS
SE DEBERA CONTROLAR LAS COPIAS.
POSIBLES INCONFORMIDADES
DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA
NO HAY EVIDENCIA DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES
REGISTROS NO DISPONIBLES
CALCULOS LEGIBLES
"Una Buena práctica, es una forma de organizar una tarea, una actividad o un proceso que persigue el logro de resultados deseados".
GRACIAS!!!!!
Prevenciòn de errores
Definir procedimientos
Proveer informaciòn necesaria
Asegurar trazabilidad
OBJETIVOS BPD
Disponibilidad
Resguarde trazabilidad
Actualizar segun sea la necesidad
Reproducibles a todo nivel
CUMPLIR CON BPD
Proposito documentos
Disponibilidad
Reducir posibilidad de olvidar informacion.
Evita confusiones/errores
Registros claros y legibles
RESTRICCIONES EN BPD
No usar corrector
No hacer registros con post it
No usar lapiz, pluma de gel y marcador
No hacer correcciones rayando o sobre escribiendo datos
No corregir datos registrados por otra persona
No usar bisturi para eliminar datos
No usar (") para indicar datos repetidos
Una persona no puede realizar y aprobar su propio trabajo
¿Qué debe hacerse?
¿Còmo debe hacerse?
¿Còmo se hizo?
CORRECCION DE REGISTROS
Solo puede corregir la persona que realizo el registro
En caso que no sea posible solo la debe corregir el jefe inmediato y debe indicar la justificacion

Para corregir
1. Cruzar datos erroneos con una linea diagonal.
2. Escribir el dato correcto, colocando nombre
abreviado y fecha.


Todas las correcciones se deben hacer en la misma cara de la
hoja del error, NUNCA al reverso.



Estandariza
Minimiza errores
Aumenta competencias
Optimiza el uso del tiempo
COMUNICACIÒN INCORRECTA
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