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DOCUMENTO ELECTRÓNICO

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on 16 February 2014

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Clases de documento
Nativos electrónicos

Documentos creados recibidos desde su principio por medios electrónicos.
Conclusiones
• La documentación electrónica posee las herramientas suficientes para garantizar la seguridad y fiabilidad de la información que esta contenga.

• Las nuevas tecnologías mejoran nuestra comunicación haciéndola más rápida y eficiente, sin dejar a un lado la importancia que esta conlleve.

• Mantener una actualización de las tecnologías en software y hardware que permitan crear y elaborar procesos digitales más precisos y seguros.

• Es una gran herramienta para la disminución del uso del papel y tramitologías extensas.

• Este tipo de documentación bajo la política de Cero Papel debería ser aplicada en todas las entidades del gobierno, educativas ya sean primarias, secundarias, medianas (siempre y cuando posean los recursos necesarios), universitarias, privadas, entre otras.

• La adecuada elaboración y preservación de documentos electrónicos garantizará una durabilidad constante.

Introducción
El Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE nace como proyecto de inversión en el año 2010, en base a las necesidades en materia de estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, para la aplicación de tecnología en los archivos.
Con la publicación de la Directiva Presidencial 04 de Eficiencia Administrativa y Políticas de Cero Papel (2012), crece la importancia de formular estratégias de lineamientos en materia de gestión documental electrónica.
SINAE es reglamentada como un programa especial del AGN para garantizar la preservación del patrimonio documental digital en Colombia y promover la estandarización de la gestión de documentos electrónicos en el Estado.
FASE PREARCHIVISTICA
FASE DE PLANEACIÓN DOCUMENTAL
2
1
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Basado en análisis legal, tecnológico, funcional y archivistico, en que se determina la utilidad de estos como evidencia de las actuaciones de la administración pública. Esta fase establecerá si debe crearse o no el documento.
Metadatos
Son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo.
Firma (Autor)
3
Documentos electrónicos
Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
Características del documento
Autenticidad
Integridad
Fiabilidad
Disponibilidad
Formato del documento
Es como se muestran los datos contenidos en un documento electrónico en el momento de su creación y la forma en la se han codificado.
4
1. Planeación
2. Valoración
3. Producción
4. Gestión y trámite
5. Organización
6. Transferencia
7. Disposición de documentos
8. Preservación a largo plazo
Claves, contraseñas
Datos biométricos
Firma digital
Firma electrónica
De información: sobre la identificación de la entidad o del documento.


De gestión: define como la información de la radicación o el tipo de documento.


De seguridad: definir parámetros de control, seguridad y acceso al documento.


De trazabilidad: informa todas las acciones que se ha realizado sobre el documento.


De firma: información de las diferentes firmas hechas al documento y la identificación de cada firmante, la fecha y la firma electrónica.


De estampado cronológico Guardan información de la identificación de firmante, tiempo del día o fecha del estampado.

Electrónicos digitalizados

Documentos de soporte físico y se convierten o escanean para ser utilizados por medios electrónicos.
Forma de creación
Elaborados por la administración pública o presenta por ciudadanos empresas u organizaciones.
Por su origen
Forma y formato
Documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros
Datos
Conjunto de datos e información del documento. De pendiendo del formato final
Documento de apoyo
Generada por la oficina u otra sin ser parte de sus procesos documentales pero es útil para sus funciones.
4
2
FASE
ARCHIVÍSTICA
5
6
2
7
8
2
Documento electrónico de archivo
Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Expediente electrónico
Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un mismo trámite o asunto administrativo, cualquier tipo de información que contenga, manteniendo su vinculo archivistico
Componentes
Índice del expediente
Verifica e identifica los documentos existentes, están ordenados y dispuestos con el fin de preservar su integridad y la recuperación del mismo.
Firma del índice
Garantiza la autenticidad e integridad del índice y por ende los documentos que contiene.
Metadatos del expediente
Permiten definir características del expediente, que deberán ser comunes a todos los documentos que lo conforman y que ayudarán a la identificación exacta del expediente que se requiera.
Archivo Electrónico
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos
Identificación
Integridad
No repudio
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