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Sistemas de Información Administrativa Contemporáneos

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Heidy de Matta

on 20 May 2016

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Sistemas de Información Administrativa Contemporáneos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA CONTEMPORÁNEOS
Para que los administradores decidan cuánto cobrar por un producto o servicio, o cómo hacerle frente a la competencia de otras empresas nacionales o extranjeras, tienen que hacer una estimación razonable de los recursos que se requieren y se consumen para elaborar un producto o servicio en particular.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
1) Fundamentos del costeo basado en actividades:
Una de las principales tecnologías que responden a este nuevo sistema de costos para incrementar la competitividad de las empresas es el costeo basado en actividades, herramienta que facilita el proceso de toma de decisiones, así como el diseño de estrategias de las empresas, al ofrecer información más exacta y confiable acerca de los costos que los otros sistemas de información tradicionales, donde el método de asignación de los costos indirectos es totalmente arbitrario.
2) Síntomas de un sistema de costos ineficiente:
Se analiza la naturaleza del sistema de costeo ineficiente que con frecuencia se encuentra en los sistemas tradicionales de costos, por no llevar a cabo un correcto señalamiento de los gastos indirectos de fabricación así como de los gastos de operación que incluyen los gastos de venta y de administración.
DETERMINACIÓN ADECUADA DEL COSTEO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS A TRAVÉS DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES
CÓMO EVITAR QUE FALLEN LOS PROGRAMAS DE REDUCCIÓN DE COSTOS USANDO EL COSTEO BASANDO EN ACTIVIDADES
Para lograr la mejora de una organización es indispensable contar con información de las actividades realizadas y el costo de éstas.
Ayuda a identificar oportunidades de mejora.
ADMINISTRAR CON BASE EN ACTIVIDADES
TENDENCIAS MUNDIALES
Las tendencias mundiales orientan los sistemas de manufactura a la fabricación de productos de calidad, a mantener inventarios al mínimo nivel, a usar líneas de producción flexibles, a automatizar los procesos, a organizarse por línea de productos y a utilizar estratégicamente la información.
TENDENCIAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE COSTOS
TENDENCIAS EN EL PROCESO DE MANUFACTURA
Por un lado, las empresas manufactureras tienden más a sistemas de producción robotizados, en donde el trabajo llevado a cabo por el hombre se orienta a una función de supervisión y mantenimiento.
CAMBIOS EN LAS TENDENCIAS DE LOS NEGOCIOS
Tradicionalmente, los sistemas de costeo tienen la función de:
Acumular los costos incurridos en cada proceso para fines de valuación de inventarios.
Determinación del costo de ventas.
TENDENCIAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE COSTOS
FALLAS PRINCIPALES EN LOS PROGRAMAS DE REDUCCIÓN DE COSTOS
CONTROLES PRESUPUESTALES MUY ESTRICTOS.
RESTRICCIONES EN EL USO DE RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN
DISMINUCIÓ DE PERSONAL EN FORMA GENERALIZADA.
DEBILIDADES DE LOS PROGRAMAS
LA METODOLOGÍA QUE SE PROPONE PARA EVITAR QUE FALLEN LOS PROGRAMAS DE REDUCCIONES DE COSTOS ES LA SIGUIENTE:
DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA EMPRESA CON BASE EN ACTIVIDADES
DETERMINAR LAS ACTIVIDADES QUE NO AGREGAN VALOR Y ELIMINARLAS
ESTABLECER UN PROGRAMA DE ORDEN EN LA ORGANIZACIÓN
ESTABLECER UNA CADENA CLIENTE-PROVEEDOR INTERNA
REALIZAR UN SISTEMA PARA MEDIR LOS AVANCES
¿CÓMO ADMINISTRAR CON BASE EN ACTIVIDADES?
La administración con base en actividades tiene dos objetivos principales:

a) Incrementar el valor agregado en beneficio del cliente.
b) Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor agregado que se le proporciona al cliente.
Qué hacer con los recursos sobrantes después de eliminar actividades innecesarias.
• Utilizar la capacidad ociosa.
• Emplear los recursos en otras actividades.
• Eliminar los recursos ociosos de la compañía.
Es importante establecer que:
a) Si un cliente tiene necesidades únicas, se requiere llevar a cabo actividades específicas para ese cliente.
b) Si los clientes tienen necesidades comunes, es un desperdicio no satisfacer esas necesidades con las mismas actividades.
RECOMENDACIONES PARA QUE EL COSTEO CON BASE EN ACTIVIDADES SEA UN DETONADOR DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO
Para que el costeo basado en actividades cumpla con su cometido se recomienda:
• Identificar las actividades innecesarias
• Analizar las actividades significativas
• Comparar una actividad con una similar de otra compañía o de otra área de la organización.
¿POR QUÉ UN ENFOQUE BASADO EN ACTIVIDADES?
• Las actividades pueden visualizarse, ya que es lo que la empresa hace.
• Las actividades son fáciles de entender para la mayoría de las personas.
• Las actividades facilitan el entendimiento de los “generadores” o impulsores de costos.
• Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento continuo.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
El proceso de planeación estratégica se fundamenta en:
Plantear una misión clara.
Determinar los procesos claves y los principales objetos de costo.
Determinar los procesos de apoyo.
Definir los objetivos estratégicos de cada departamento.
Establecer los objetivos operativos principales de cada proceso.
COMPOSICIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
Módulo de costos directos o variables:

Los beneficios de esta técnica para la administración son:

Permite conocer el costo directo o variable.
Identificar las variaciones de precio y cantidad en cada uno de los insumos.
Facilita la identificación de las variaciones de tarifa y eficiencia de cada categoría .
Permite obtener el costo directo integrado de los productos fabricados que maneja la empresa en forma sistemática.
simplificación administrativa en lo referente al control del consumo de materias primas.
Genera una información de costos actualizada para que las áreas productivas mantengan en tiempos reales las fuentes de información del sistema de costos.
Módulo de costeo basado en actividades:

Entre los principales beneficios de este sistema se encuentran:
Permite tener una visión estratégica y global de la incidencia de las actividades en cada tipo de producto.
Ayuda a tomar medidas.
Facilita detectar las mejoras de los métodos de trabajo de las áreas de la empresa.
Permite evaluar cuantitativamente cada uno de los departamentos.
Módulo de rentabilidad:

Los beneficios que este módulo proporciona a la administración son:

Permite conocer la rentabilidad, considerando los siguientes aspectos: por productos fabricados y comercializados por la empresa, por presentación, por familia de productos, por marca, por categoría, por grupo, por unidad de negocio, por cliente, por país y centro de distribución y por vendedor.
Genera un sistema con el que se puede tener una visión estratégica y detallada.
Facilita la identificación de causas de alta o baja rentabilidad.
Ayuda a promover las líneas de productos y de clientes
Módulo de análisis de atractividad:

Los beneficios esperados en este módulo para la administración son incrementar el flujo de efectivo del negocio y maximizar su rentabilidad a través de:

Definir la mezcla óptima de productos considerando su ciclo de vida.
Definir una cartera óptima de clientes.
Identificar las metas y objetivos para elaborar estrategias enfocadas a la racionalización de los recursos destinados a apoyar cada línea de productos.
Módulo de análisis de la cadena de valor:

En este módulo los siguientes conceptos son importantes para entender los beneficios que brinda su utilización:
Valor.
Cadena de valores.
Generador de valores.

Beneficios que aporta:
Permite conocer las operaciones diarias y medir su valor.
Visualiza el marco de los principales procesos.
Ventaja competitiva de la empresa en cada uno de los procesos.
Facilita la medición del valor del negocio para los accionistas.
Módulo de costos de calidad:
Los beneficios esperados para la administración en este módulo son:

Tener una visión del costo de no hacer la s cosas bien a la primera vez.
Identificación de causas y disminuye los costos por fallas.
Ayuda a analizar tendencias de los costos de prevención, evaluación, fallas internas y fallas externas en la empresa.

Módulo de sistemas de indicadores:

Permite detectar áreas de mejora en los procesos, productos y actividades realizadas en la empresa.
Ayuda a establecer acciones para aprovechar las áreas de oportunidad detectadas.
Facilita la determinación de las causas reales de cada área de oportunidad detectada.
Permite medir el avance de las acciones inmediatas y estructurales.
Propicia el mejoramiento del servicio al cliente interno y externo.
Fomenta el establecimiento de compromisos del personal para mejorar el desempeño de sus funciones.
Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera:

Los beneficios que este módulo proporciona a la administración son:

Generación de información financiera en forma sistemática e inmediata.
Sistemas de información de contabilidad financiera integrado a la información de costos.
Ayuda a lograr una eficiente operación al generar información financiera relacionada con costos.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS:
Pone en evidencia los costos que no agregan valor.
Identifica los procesos caros o poco eficientes.
Hace evidente la necesidad de contar con un programa de calidad, de entrega a tiempo, de flexibilidad, de automatización, etcétera.
Permite auditar inversiones de capital.
Identifica los síntomas, problemas y soluciones para desplazarse hacia otros ambientes de manufactura.
Mejora la actuación en la toma de decisiones.
Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratégico.
A continuación, se mencionan los síntomas más comunes de un sistema de costos ineficiente, que demandan el cambio a un sistema de administración de costos.

En relación con el rendimiento

Productos difíciles de hacer que se reportan como muy redituables, aun cuando no se les cargue un margen extra.
Márgenes de utilidad que son difíciles o imposibles de explicar.
Cuando los gerentes desean eliminar productos que el sistema de costos reporta como productos de buen rendimiento.
La mezcla de productos tiende a conformarse con productos redituables; sin embargo, las utilidades totales no aumentan.

En relación con la competencia

Poca competencia en productos que reportan grandes márgenes de utilidad.
La competencia pone precios muy bajos a sus productos de “alto volumen”.
En relación con las decisiones sobre precios de productos

Frecuentemente se pierde o se gana con bajo o alto precio.
Los clientes no disminuyen sus compras cuando se aumenta el precio.
En relación con los inventarios
Grandes e inesperados ajustes de inventarios.
Reporte de auditores que describen controles de inventarios no adecuados.

En relación con los costos
Grandes variaciones de costos.
Demoras y dificultad para obtener respuestas sobre costos.
El personal contable pasa mucho tiempo desarrollando estudios especiales de costos.
Tendencias a mayores tasas de fabricación.

En relación con los usuarios
Poco interés de los gerentes hacia presupuestos y reportes de costos.
Los gerentes e ingenieros tienen su sistema privado de costos.

En relación con los cambios
Cambios en productos, competencia, estrategia, regulación, tecnología, compras, producción, mercadotecnia, distribución, actividades de apoyo o diseño organizacional, sin cambios en el sistema de costos.
CONCEPTO BASICO DEL COSTEO DE ACTIVIDADES.
Peter Drucker, experto reconocido internacionalmente en el área de administración, señala el crecimiento del costeo basado en actividades (así como la administración basada en actividades). La contabilidad de costos tradicional en las empresas manufactureras no registra los costos de no producir tales como, baja calidad, o de una máquina.

El análisis de una empresa con base en funciones, procesos y actividades
El objetivo del costeo basado en actividades es identificar todas las actividades de una organización, para lo cual enfoca su atención en los factores que provocan que los recursos se consuman en las actividades y en la identificación exacta de los costos para facilitar las decisiones administrativas.

Jerarquía de actividades
Cooper estudió más de 50 sistemas de costeo en 31 compañías y propuso una jerarquía del consumo de recursos de acuerdo con las siguientes actividades:
Asignación de procesos
Este proceso básico es el mismo tanto en el sistema tradicional como en el sistema del costeo basado en actividades; la diferencia radica en la forma en que se hacen las asignaciones, ya sea utilizando unidades o algún generador de costos.

Costos variables directos de manufactura
El modelo tradicional que ha utilizado por décadas la administración y la contabilidad de costos ha clasificado los materiales y la mano de obra como costos variables y directos.

Costos fijos de manufactura
Son los que no se modifican de acuerdo con el volumen de producción. Algunos ejemplos son la renta, los seguros de la planta, el salario del gerente de la planta, etc.

Otros costos directos de manufactura
Algunos costos directos de manufactura pueden asignarse a un producto pero no varían con el volumen. Estos costos fijos pueden ser asignados sin dificultad a un producto en particular.
Costo del producto vs. costo del periodo:
Los sistemas tradicionales de contabilidad de costos diferencian los costos del producto y del periodo utilizando las definiciones básicas de la contabilidad financiera.

Costos directos de administración y venta:
Además de los costos de fabricación, hay costos que deben asignarse a un producto o líneas de productos, los cuales se efectúan en las áreas de administración y venta de la compañía.

Exactitud vs. Precisión:
Con frecuencia se trata de encontrar respuestas de cuatro cifras decimales, pero se ignora la precisión de la información utilizada para hacer dicho cálculo.

Atribución vs. asignación
El gran reto de las empresas al momento de costear sus productos no es la materia prima o mano de obra directa, pues éstos son costos perfectamente identificables a un determinado producto; por el contrario, los gastos indirectos de fabricación (GIF) han sido desde hace mucho tiempo el centro de una discusión en el momento de incluirlos en el costo del producto.
Secuencia lógica del costeo con base en actividades
A continuación se expone la secuencia, que es el fundamento de este sistema de costeo:Una empresa trabaja por medio de su estructura organizacional, que es definida por su localización, línea de productos, etcétera.

4) La técnica del costeo basado en actividades
En este punto vale la pena aclarar una de las diferencias fundamentales entre el costeo tradicional y el propuesto por el costeo basado en actividades

La identificación de las actividades
De esta información, se forma un diccionario de actividades en donde se enumeran las diferentes actividades, así como sus atributos particulares (factores financieros y no financieros que describen cada actividad en lo particular).

Costeo de las actividades
Una vez que se han identificado las actividades, la siguiente parte del proceso es determinar el costo en que se incurre por realizar cada una de ellas.

Selección del cost driver
Existen tres tipos de cost drivers en ABC, de acuerdo con la función a la cual se asigna el costo de las actividades al producto o al cliente:
Conjuntos de actividades homogéneas
Dado que en una empresa puede haber un número enorme de actividades, lo recomendable es encontrar un conjunto de actividades cuyos costos varíen en función a una misma base.

Asignación del costo de las actividades al producto
Una vez que se determina el costo de las actividades, éste debe ser después asignado a los productos en función de los cost drivers utilizados para cada actividad.

Consideraciones finales acerca del costeo basado en actividades
El sistema de administración de costos, en particular el costeo basado en actividades, permite a una empresa analizar las funciones, los procesos y las actividades que se realizan en toda su cadena de valor, dado que la empresa, como resultado del costeo, es segmentada en actividades que a su vez integrarán procesos y funciones.
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