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Proyecto de grado

Esta presentación es para sustentar el proyecto de grado en la Universidad Agraria de Colombia
by

marlon yannick

on 20 March 2012

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Transcript of Proyecto de grado

Titulo.
“DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, MANUAL DE FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA GERCOM ASESORES LTDA”
Presentado por.

ADRIANA ZULEIMA CUEVAS CABANZO
MARLÓN YANNICK PRIETO BARRAGÁN
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Administradores Financieros y de sistemas.


José Alfredo Ruíz Peralta
Ingeniero de Sistemas Msc - Director de tesis
PLANTEAMIENTO
El objeto del trabajo nace de la necesidad de
Implementar la estructura organizacional, manual de funciones y procedimientos.
Buscando la consolidación y generar un documento que sirva para el control y gestionar mejores prácticas.
Se espera dotar a la empresa de una herramienta de control, llevar a cabo una mejor distribución de los recursos, reducir costos, mejorar el nivel de servicios dentro de la organización y optimizar los tiempos de respuesta tanto al cliente interno y externo, garantizando la calidad en todas las actividades de las diferentes áreas dentro de la compañía.
Por este motivo se hace necesario dentro de las empresas empezar procesos de optimización y mejora continua logrando dotar a las organizaciones de estructuras eficientes con enfoque al cliente, que permitan optimizar la realización de todos los procesos dentro de la empresa, buscando la satisfacción total de los clientes, tanto externos como internos.
Mediante el diseño de la estructura organizacional, manual de funciones y procedimientos se logrará una mayor organización y una mejora continua en los procesos de la empresa
GERCOM ASESORES LTDA
Justificacion
De la misma forma es de vital importancia que la empresa cuente con un documento donde se encuentre desglosado el funcionamiento global en el cual pueda reconocer la manera de desarrollar cualquier actividad dentro de la compañía a la vez que establece responsables de cada una de estas actividades, lo que genera la necesidad de implementar la estructura organizacional, los manuales de funciones y procedimientos.
Minimos resultados de control.
Maximos estandares de errores, procesos repetidos y tiempo sin utilizar.
Cultura institucional ninguna.
Cero Direccionamiento.
Estandarizacion de procesos y funciones nulo.

Este proyecto se desarrolla en la empresa GERCOM ASESORES es una empresa constituida hace 5 años en la ciudad de Bogotá en el sector de el lago desempeña un papel preponderante en la prestación de servicios y asesorías contables, uno de los recursos más importantes de la empresa es el personal calificado para conocer técnicamente la asesoría y poderle brindar al cliente lo que espera.
G E R C O M A S E S O R E S.
NORMATIVA
Codigo sustantivo del trabajo/Cordina el equilibrio social.
decreto 2649 de 1993/regula los principios que debe observar la contabilidad.
La Ley 43 de 1990/reglamenta la profesión de Contador público.
El Código de Comercio/ reglamenta la obligación de llevar Contabilidad.
Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades
La entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es la Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la Contaduría.
Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades
Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades
La entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es la Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la Contaduría.
La empresa se crea con base en negocio de asesorías, se emprende la manera de conseguir clientes para empezar a sustentar los costos y gastos iniciales, llevados como inversión inicial al proyecto desde entonces GERCOM ASESORES LTDA, comercializa dichos servicios por medio de una publicidad voz a voz
•Ofrece sus servicios con calidad
•Existe versatibilidad en los servicios que presta y en los resultados que espera los clientes.
•Disponibilidad de información.
•Seguridad y confiabilidad en los datos e información.
•Alto reconocimiento de la firma.
•No hay una organización y delegación de funciones
•Insuficiencia en la parte tecnológica.
•Filtro de selección rigoroso
•El personal no cuenta con la capacitación pertinente.
•El software no es adecuado para todas las actividades que realiza GERCOM
•Innovación en servicios
•La competencia es muy especializada pero no diversificada
•Buena demanda en el mercado
•Clientes con altos grados de liquidez
•Empresas de servicios contables ya se encuentran posicionadas
•Falta reconocimiento (posicionamiento)
•El personal no es calificado para ciertas tareas
Funciones.
señalar las direcciones de estudio.
dirigir actividades.
designar representantes.
aprobar el presupuesto anual de G . I
Funciones.
Señalar las direcciones de estudio.
Dirigir actividades.
Designar representantes.
Aprobar el presupuesto anual.
Funciones.
Liderar el proceso de Planeacion Estrategica.
Establecer los objetivos y metas.
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
Funciones.
Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).
Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la compañía.
Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.
Funciones.
Manejar el Departamento tecnico.
Elaboracion y supervision de los proyectos.
Brinda servicio o asesoria a los clientes, con la optima utilizacion de los productos.
Tiene autoridad en el manejo de personal.
Supervicion de los procesos.
Funciones.
Manejo de clientes, nómina, bancos y viáticos.
Coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la contabilidad
Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.
Funciones.
Atención a clientes.
Manejo de caja chica.
Manejo de suministros de oficina y cafetería.
Coordinación de los viajes de las diferentes personas. (Técnicos y Gerentes)
Elaboración de memos y cartas
Asistencia directa de Gerencias.
Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad.
Funciones.
Elaborar la información financiera que refleja el resultado de la gestión.
Examinar y evaluar los resultados de la gestión, con la finalidad de expresar una opinión objetiva sobre los estados financieros y la gestión que los generó apegados a una ética del ejercicio profesional.
Llevar a cabo estudios de los problemas económicos y financieros que aquejen las empresas y las instituciones.
Asesorar a la gerencia en planes económicos y financieros, tales como presupuestos.

Asesorar en aspectos fiscales y de financiamientos sanos a la gerencia.

Crear un banco de información básica que haga posible darle seguimiento económico actualizado a las instituciones, sus planes y cumplimiento de metas.
Realizar labores de mensajería.
Actividades principales
Realizar depósitos en los diferentes bancos.
Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares indicados.
Retirar cobros en la locación del cliente.
Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica.
Retiro de materiales en la locación del proveedor.
ESTRATEGIAS SEGUN LOS RESULTADOS Y ANALISIS
DE LA MATRIZ /DOFA/
ESTRATEGIAS (FORTALEZAS-OPORTUNIDADES)

• Ofrecer al mercado una amplia gama de servicios
• Especializar los servicios, brindando seguridad, confianza y certeza en la información.
• Mostrarnos en el mercado como una empresa fuerte, con gran solidez y capacitada para aplicar la mejor tecnología.
ESTRATEGIAS (FORTALEZAS-OPORTUNIDADES)

•Ofrecer al mercado una amplia gama de servicios
•Especializar los servicios, brindando seguridad, confianza y certeza en la información
•Mostrarnos en el mercado como una empresa fuerte, con gran solidez y capacitada para aplicar la mejor tecnología.
ESTRATEGIAS (DEBILIDADES-OPORTUNIDADES)

•Diseñar un programa de selección de personal
•Hacer capacitaciones periódicas sobre la parte jurídica e informática para tener un buen uso de la tecnología.
•Reinvertir las utilidades para la compra de tecnología y un buen sistema operativo ya que es el fuerte de la compañía.
ESTRATEGIAS (FORTALEZAS-AMENAZAS)

•Posicionar la empresa en el mercado por medio de internet, (e-mail, ventanas emergentes, páginas especializadas), revistas etc.
•Contratar personal idóneo y capacitado para el portafolio de servicios que ofrecemos
•Realizar pruebas al personal para evaluar sus capacidades y conocimientos, sobre las debilidades capacitarlos y orientarlos,
•Ofrecer un excelente servicio, para que este a su vez traiga más clientes.
ESTRATEGIAS (DEBILIDADES-AMENAZAS)

•Posicionar la empresa a través de la calidad de nuestros servicios y la confianza y seguridad de la información dando respuestas en tiempo real.
•Consolidar alianzas estratégicas con empresas afines a la nuestra
•Realizar un mejoramiento en los procesos y alimentándolos periódicamente.

El tipo de investigación realizada para la elaboración del proyecto fue descriptiva.

El diseño de esta investigación fue de campo, en vista que se pudo recopilar la información necesaria en forma detallada y exacta en GERCOM ASESORES LTDA.,
INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información se recolectó a través de varias entrevistas con la junta directiva, el gerente general, los asesores, auxiliares, secretarias y mensajeros, a los cuales se les realizo una serie de preguntas con el fin de obtener antecedentes, funciones, procesos y procedimientos de los funcionarios y de la empresa.
Estructura organizacional
Misión.

Trabajar en el mejoramiento continuo de la gestión de la organización, otorgando soluciones y beneficios a las mismas.

Se trabaja para llegar a ser proveedores líderes de soluciones integrales para las empresas comerciales y emprendimientos sociales; atender sus necesidades con un servicio personalizado y dinámico que brinde una excelente relación con los clientes y colaboradores
VISIÓN
La búsqueda constante del éxito en los negocios de nuestros clientes es una prioridad posicionar la firma como la instancia estratégica de asesoramiento organizacional más eficaz en Colombia, mediante los beneficios reconocidos por los clientes.
Valores
Calidad.
Compromiso.
Confiabilidad.
Disponibilidad.
Innovación.
Integridad.
Honestidad.
Respeto.
Responsabilidad.
Servicio.
Trabajo en equipo
Objetivos estratégicos.
Establecer de manera continua los más altos estándares de satisfacción del cliente a través de servicios innovadores.

Asegurar la posición competitiva más fuerte en nuestros mercados principales a través de las excelencias operacionales.

Asociarnos con asesores, proveedores, aprovechando oportunidades para proporcionar valor agregado a los servicios que prestamos y a nuestros clientes.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Desarrollar un plan estratégico que nos permita optimizar cada uno de los procesos y con la finalidad de hacer seguimiento, control y evaluación.
Objetivos institucionales

Mantener altos estándares de calidad en la prestación del servicio, para lograr un altísimo porcentaje de ventas en servicios, que periodo a periodo vaya incrementando.


Consolidar una presencia nacional eficaz, que permita promover los intereses que mejor satisfagan tanto al cliente interno como externo.
G E R C M A S E S O R E S .
FLUJOGRAMAS
RECOMENDACIONES

Vigilar por el cumplimiento y actualización de la visión institucional de manera que permita orientar de manera más efectiva la empresa



Realizar el reglamento interno de trabajo que permita tener claras las obligaciones, deberes y beneficios de cada funcionario.

Actualizar los manuales de funciones, procesos y procedimientos debido a la ampliación e innovación de servicios.

Realizar un programa de incentivos, e cual bride al trabajador motivación para seguir trabajando con la eficacia que le debe caracterizar.
LISTA DE CARGOS
D
O
F
A
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