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Planificación Estratégica y Operativa y su relación con los

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Perla Centeno

on 21 November 2016

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Planificación Estratégica y Operativa y su relación con los planes de Mejora
La planificación estratégica como proceso inicia con el análisis de la filosofía de la institución como se refleja en la siguiente figura.
La primera etapa define aspectos como la visión, la misión, los valores que orientan sus acciones y definen el modo de hacer las cosas; también se plantean los objetivos que se quiere lograr, en correspondencia con el resultado del análisis estratégico.
Plan Operativo Anual (POA)
Es un documento en el cual los responsables de una organización establecen los objetivos que desean cumplir y estipular los pasos a seguir, el POA pone por escrito las estrategias que han ideado los directivos para cumplir con los objetivos y que suponen las directrices a seguir por parte de los colaboradores en el trabajo cotidiano.

Cada uno de los Objetivos Estratégicos, metas e indicadores, así como los programas, proyectos, acciones y actividades del Plan Estratégico deben corresponderse con los objetivos, metas e indicadores que propone los POA de las diferentes instancias. De esta manera, se garantiza el cumplimiento de los lineamientos estratégicos del PEI, dado, que las estrategias se traducen en el día a día de los colaboradores.

Relación del plan estratégico con el plan operativo anual
Plan Estratégico, Plan Operativo Anual y Planes de Mejora
Como consecuencia de este ejercicio las instituciones formularon un Plan de Mejoras, que se define como:


“El conjunto de acciones que la Universidad se propone realizar con el fin de superar las debilidades detectadas en el proceso de evaluación institucional así como potenciar sus fortalezas. El Plan de Mejora es la razón de ser y, a la vez, el efecto más importante del proceso de evaluación institucional, ya que es un medio para elevar la calidad de las instituciones de educación superior.

Se construye teniendo como base el Informe Final de Autoevaluación Institucional con Fines de Mejora y las sugerencias del Comité de Verificación Externa del CNEA” .


En el documento de lineamientos para elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del plan de mejora de la CNEA, describe:
El Plan de Mejora será incorporado al Plan Estratégico de la Universidad. En el documento la universidad expondrá el procedimiento para asegurar la integración del Plan de Mejora al Plan Estratégico Institucional

Para facilitar la implementación monitoreo y seguimiento de los planes de mejoras, las oportunidades de mejora o de fortalecimiento deben integrarse como actividades de los planes operativos de las diferentes instancias académicas y administrativas, para responder a los lineamientos estratégicos y a la mejora continua de la Institución.

Un plan estratégico proporciona una visión global del rumbo que la universidad tomará, ese horizonte que ayuda a tener claro de qué manera y cómo se conseguirán los objetivos y las metas planteadas, por tanto el plan operativo anual es la culminación en detalle del plan estratégico, debido a que el POA debe adaptar los objetivos generales de la Institución a cada departamento o instancia y traducir la estrategia global en el día a día de los colaboradores.
La planificación estratégica para Instituciones de Educación Superior reviste de una alta relevancia dado, que el PEI comprende los elementos filosóficos de la institución como es la visión, misión y objetivos, que son referentes fundamentales para los procesos de Autoevaluación institucional y de carreras o programas con fines de mejoras o de acreditación.

La Autoevaluación institucional con fines de mejora fue un proceso de reflexión crítico, riguroso, sistemático y participativo que permitió a las instituciones de educación superior identificar sus fortalezas y debilidades, las que fueron reflejadas en un informe final de autoevaluación, el que fue sometido a un proceso de verificación externa.

En sí, la planificación estratégica en las IES, es un proceso de análisis, definiciones y llamado a la acción, realizado de manera consensuada con la participación de las Autoridades y todo su equipo de dirección y coordinación, en el que se construye lo que se conoce como plan estratégico y que se refiere a un documento en el que se plasman las metas y objetivos de las IES junto con las directrices del camino a seguir para alcanzarlas. Un plan estratégico debe definirse para un periodo de entre tres y cinco años, pues se trata más de una visión a futuro y no algo puntual a corto plazo.

Elaboración y estructura de Plan de Mejora
El Plan de Mejora se compone de los siguientes pasos:

Definir el Equipo responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan de Mejora y debe estar integrado, por miembros del comité de autoevaluación, el cual debe incluir personal académico, y administrativo directivo.

Identificar y seleccionar las áreas de mejora: De las áreas de mejora identificadas en el proceso de autoevaluación, el plan debe contener una selección jerarquizada de aquellas que sean consideradas prioritarias o que puedan ser abordadas por la entidad .

La elaboración del Plan incluye, además de las acciones o actividades a ejecutar, los responsables de su ejecución, una breve descripción de la mejora a realizar, los plazos para su ejecución y los indicadores de seguimiento.

De acuerdo a lo descrito en los lineamientos para elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del plan de mejora CNEA.

El procedimiento básico para elaboración del Plan de Mejora, inicia con la identificación de las acciones de mejora que se van a trabajar, a partir de las debilidades, insuficiencias u oportunidades de mejora identificadas en la Autoevaluación y la Verificación Externa.
Definidas las acciones de mejora, se establecen los objetivos a conseguir, a continuación se definen las actividades a desarrollar para lograr los objetivos.
Por cada una de las actividades, se determina la instancia o funcionario responsable de las mismas, el plazo de realización, los recursos necesarios, sus fuentes y los indicadores de cumplimiento.
Se debe considerar la priorización de las acciones de mejora, atendiendo los criterios que la institución estime convenientes. Dentro de las prioridades, es fundamental, incluir los estándares mínimos que establece el artículo 10 de la Ley 704.

Desarrollo del Plan de Mejora.


Existen varias herramientas que han mostrado ser efectivas en la etapa de desarrollo del Plan, a los fines de solucionar los problemas o
áreas de mejora, una vez identificadas las causas, entre las que están:

Planificación Estratégica y Operativa. Es una herramienta de gestión que apoya la toma de decisiones, ya que permite formular los objetivos prioritarios y las metas, a mediano y corto plazo, y los indicadores; así como, establecer las líneas de acción (estrategias) y los recursos para lograrlos.

Análisis y Rediseño de Procesos. El análisis y rediseño de los procesos institucionales es una herramienta de mejora continua, que se aplica mediante la medición del funcionamiento de los procesos, a través del establecimiento de objetivos o estándares (indicadores de procesos).

Cuadro de Mando Integral (Balance Score Card). Es una herramienta mediante la cual la institución transforma su misión y sus estrategias en objetivos e indicadores tomando en consideración cuatro perspectivas:
Cliente (ciudadano/cliente) = Propuesta de valor (calidad, tiempo, imagen, relación, etc.)

Benchmarking (Aprender Mejores Prácticas). Mediante esta herramienta la institución hace comparaciones o trata de emular actividades, procesos o servicios de una unidad interna o de otra organización, con el objetivo de mejorar su desempeño o agregar valor a sus procesos o servicios.

publicada por el CNEA, en octubre de 2011, el Plan de Mejora deberá contener:


Portada o carátula
Introducción
Objetivos a alcanzar
Actividades
Plazos
Responsables de llevar a cabo las mejoras
Indicadores de cumplimiento
Recursos necesarios
Fuentes





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