Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Lean Financiele Administratie

Gemeente Vlaardingen
by

Florence Visser

on 19 September 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Lean Financiele Administratie

Leanen Financiële Administratie
Welkom
Inkoopfacturen
Inhoud presentatie:
Definitie 'lean'
Betekenis 'lean' voor de financiële administratie
Huidige situatie proces inkoopfacturen
Verbeteracties
Gewenste situatie proces inkoopfacturen
Wat is Lean?
"Lean is een manier van werken die zich richt op het managen en verbeteren van processen door het elimineren van verspillingen en het reduceren van doorlooptijden.
Processen worden maximaal ingericht op activiteiten die waarde toevoegen aan het product voor de klant"
Wat betekent 'lean' voor de financiële administratie?
"Ontwikkelen van een betere en snellere doorloop van inkoopfacturen, door het wegnemen van verspillingen (tijdrovende stappen) en door betrokkenheid te creëren onder alle medewerkers die met het proces van inkoopfacturen te maken hebben"
(Optimaal) Maximale inrichting van het proces van inkoopfacturen, welke waarde toevoegt aan het (betalings) imago van gemeente Vlaardingen
Huidige situatie proces inkoopfacturen
Aanleidingen om te leanen:
Betalingstermijn van
30 dagen!
Adressering vaak onjuist
Doorlooptijd is te lang
Verkeerde coderingen
Facturen komen tussentijds vaak terug bij Financiën
Techniek Donau
+ Interefere
heeft gebreken
Betrokkenheid andere
afdelingen is gering
Veel telefoon
en aanmaningen
Cijfer huidig proces:
6,5
Stroomschema proces inkoopfacturen:
Wat valt op:
- Factuur is altijd zichtbaar in de route
- Veel stappen (zij-routes)
- Factuur kan in elke stap 'fout' gaan
- Veel lijnen terug het proces in
- 'Fouten' komen altijd bij Financiën te liggen
- In geval van 'fout', erg bewerkelijk
- Route kan kort zijn, in praktijk is de route lang
Cijfers 2012:
Verbeteracties
Adressering
vaak onjuist
Facturen komen tussentijds vaak terug bij Financien
Verkeerde coderingen
Facturen komen tussentijds vaak
terug bij Financien
Betrokkenheid
andere afdelingen is gering
Doorlooptijd
is te lang
Techniek Donau
+ Interfere
heeft gebreken
Gewenste situatie proces inkoopfacturen
Cijfer
10
Veel telefoon en
aanmaningen
Betalingstermijn
30
Dagen
Financiële administratie
0-uren
Verbeteractie
1
Adressering op factuur moet geoptimaliseerd worden
Verbeterpunten:
Standaardbrief versturen voor het aangaan van een opdracht
Verspilling
Wie?
Wanneer?
Crediteuren verzoeken om digitaal facturen te sturen (+ juiste adressering)
Afdelingen
Per direct, in overleg met DIV
Fin. Adm.
Per direct, in overleg met DIV
Verbeteractie
2
Codering van facturen moet bij iedereen bekend zijn
Verbeterpunten:
Verspilling
Wie?
Wanneer?
Codeerlijsten maken voor Secr./BH/BB
Adviseurs Financiën
Per direct
Inbouwen foutmelding bij invullen foutieve codering (bij BH/BB)
Applicatie beheer Fin. Adm.
Vraag is reeds uitgezet (per direct)
Linker- rechterlijsten verwijderen in Coda
Fin. Adm.
Indien bovenstaande punten niet werken
Verbeteractie
4
Systeemfouten moeten verholpen worden
Verbeterpunten:
Verspilling
Wie?
Wanneer?
Inbouwen foutmelding wanneer facturen vanuit de scan niet doorkomen in Interfere
Automatisering
Vraag is reeds uitgezet
Inbouwen foutmelding wanneer facturen vanuit Interfere niet doorkomen in Donau
Automatisering
Vraag is reeds uitgezet
Facturen met grote bijlage moeten zonder problemen naar afdelingen
Applicatie beheer Fin. Adm.
Vraag is reeds uitgezet
Verwerkingstijd aanmaken nieuwe crediteur terugdringen van 1 dag naar 2 uur
Fin Adm.
Reeds in werking
Verhelpen 'kinderziektes'
Applicatie beheer Fin. Adm.
Per direct
Wat levert de gewenste situatie op?
De klant: op tijd zijn geld
Organisatie: geen boetes, wegens overschrijding betalingstermijn!
Afdeling: minder werkdruk
minder irritatie
Medewerker Financiën: meer werkplezier!!!
Verbeteractie
3
Donau-gebruikers moeten bij het proces van inkoopfacturen betrokken zijn
Verbeterpunten:
Verspilling
Wie?
Wanneer?
Extra aandacht bij scannen van facturen
Div
Per direct, in overleg met DIV
Extra aandacht bij toekennen van documentcode facturen
Fin. Adm.
Reeds in werking
Alle donau-gebruikers voorzien van eigen Donau-licentie
Fin. Adm.
Vraag is reeds uitgezet (per direct)
Donau gebruikers mail sturen herinnering facturen
Fin. Adm.
Reeds in werking
Donau-gebruikers moeten afwezigheid invullen en vervanging laten invullen
Donau-gebr./Appl.beh.
Per direct
Donau-gebruikers 'herverdelen' uitleggen
Fin. Adm.
Per direct
Handleiding Donau vullen
Fin. Adm.
Per direct
Telefoon crediteuren direct doorzetten naar contactpersoon factuur
Fin. Adm./TIC
Reeds in werking/Per direct, in overleg met TIC
Ontwikkelen van dashboard waarop alle relevante informatie staat
Fin. Adm.
Per direct
Aantal facturen die na 30 dagen betaald worden
Aantal facturen die als 'fout' terug komen
Gemiddeld:
28%
Aantal facturen die na 30 dagen betaald worden in 2013
Bedankt voor uw aandacht
Gemiddeld:
61%
Full transcript