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Digit@lize

Administração e Gerenciamento de Documentos
by

Abelardo Barreto

on 26 April 2010

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Administração e Gerenciamento de Documentos A foi criada com o objetivo de oferecer soluções em tecnologia para um mercado competitivo, que exige cada vez mais controle e organização dos processos empresariais.

Com esse objetivo, explicamos e propomos abaixo, o que estamos aptos a executar.
Apresentação MISSÃO:
Sermos eficientes e eficazes, oferecendo sempre, a melhor solução para nossos clientes. VISÃO:
Em 3 anos, estarmos entre as 5 melhores empresas de GED do Nordeste. VALORES:
Ética, transparência, qualidade e compromisso com nossos clientes, fornecedores e parceiros. O que é GED ? A tecnologia GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos iniciou com a conversão de documentos em papel em imagens digitalizadas. Uma vez em seu computador, estas imagens de documentos podem ser pesquisadas em segundos, compartilhadas e distribuídas. Milhares de organizações em todo mundo, usam sistemas de GEDs todos os dias, ao invés de usarem sistemas de arquivamento de papeis. As razões para a mudança são relativamente simples: Evita e previne quanto à perda de documentos; Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de documentos; Facilita o gerenciamento dos documentos. Com um GED em sua Empresa: Os documentos são encontrados instantaneamente; As imagens dos documentos são disponibilizadas à todos; Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de mágica. Com Funciona o Sistema GED : Os documentos são escaneados para um repositório. O GED armazena estes documentos em algum lugar no disco. Os documentos então são submetidos a um processo de indexação. Para encontrar um documento a qualquer momento, o usuário utiliza mecanismos de busca ou as ferramentas de pesquisa que estão disponíveis no sistema GED. A segurança da informação é garantida através de sistemas de senhas que define quem terá acesso aos documentos. As trilhas de auditoria garantem o controle total dos processos. Digitalização Os últimos avanços tecnológicos no campo dos scanners tornaram a conversão de documentos impressos ou papeis rápida, barata e fácil. Um bom escaner irá colocar seu arquivo de papeis dentro de seu computador facilmente. Armazenamento O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar seus arquivos eletrônicos. Um bom sistema de armazenamento irá acomodar todos os documentos de sua empresa, e deverá admitir o crescimento futuro. Indexação Os últimos avanços tecnológicos no campo dos scanners tornaram a conversão de documentos impressos ou papeis rápida, barata e fácil. Um bom escaner irá colocar seu arquivo de papeis dentro de seu computador facilmente. Pesquisa O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar seus arquivos eletrônicos. Um bom sistema de armazenamento irá acomodar todos os documentos de sua empresa, e deverá admitir o crescimento futuro. Acesso A pesquisa sobre um determinado documento, deverá estar disponível para quem realmente necessite acessa-lo. Um bom sistema de controle de acesso irá fazer com que os documentos sejam vistos por todos que estejam autorizados, em qualquer parte da empresa, seja localmente ou através da Internet ou Intranet corporativa. Relatório Técnico 1. GERAL
1.1. Multiplataforma, suportando os ambientes mínimos Microsoft Windows 2000/2003/XP e Linux.
1.2. Arquitetura do sistema baseada nos conceitos e no modelo do paradigma de orientação a objetos.
1.3. Base de dados SQL. 2. ARQUITETURA
2.1. Arquitetura 100% WEB.
2.2. Arquitetura em três camadas (Apresentação, Negócio e Persistência).
2.3. Disponibiliza todas as funcionalidades via navegador Internet.
2.4. Registra mensagens de erro em arquivo armazenado no sistema de arquivos do servidor (logs de erros).
2.5. Possibilita customizações e integrações através de linguagem Java.
2.6. Permitir armazenar os documentos em sistemas de arquivo padrão e os índices (meta dados) em banco de dados relacional. 3. INTERFACE USUÁRIO
3.1. Interface de acesso para o usuário final totalmente WEB nas principais funcionalidades.
3.2. As funcionalidades disponíveis no cliente são determinadas através de papéis (roles), permitindo que algumas funções sejam habilitadas ou não dependendo do papel do usuário no sistema. 4. SEGURANÇA
4.1. Segurança de acesso dos usuários através de identificação e senha individualizadas.
4.2. Os logs contem: ação executada, o usuário que executou a ação, data e hora.
4.3. Permitir cadastrar usuários, grupos de usuários e perfis de acesso ao sistema de forma nativa, sem necessidade de programação.
4.4. Permitir que um usuário possa pertencer a mais de um grupo de usuários ao mesmo tempo.
4.5. Não utiliza em ambiente Internet os serviços PING, TRACEROUTE, TELNET, TFTP, Comandos Unix do tipo R, SNMP, POP2, Whois, Finger, NFS, NIS, IPX, NetwareIP, Exec.
4.6. O sistema gerará um relatório de inconsistências na fase de recepção e digitalização das CI’s visando alertar a Rapidão Cometa para tomarem medidas cabíveis. pare de se preocupar e deixe a gestão documental de sua empresa conosco pare de se preocupar e deixe a gestão documental de sua empresa conosco Administração e Gerenciamento de Documentos OBRIGADO ! OBRIGADO ! Vantagen e benefícios Redução de custos com armazenamento de documentos;
Redução de custos com impressão;
Ganho de espaço físico;
Organização;
Compartilhamento de informações com segurança;
Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos;
Alta velocidade e precisão na localização de documentos;
Aumento na produtividade;
Grande melhoria no processo de tomada de decisões;
Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas. 5. INTEGRAÇÕES
5.1. O sistema fornecerá dado através de um webservice para serem usados por sistema proprietário da Rapidão Cometa. 6. BUSCA
6.1. O conteúdo no repositório é indexado usando os seguintes parâmetros: Data do conhecimento, Número do conhecimento, série do conhecimento, filial de origem, CNPJ e nota fiscal.
6.2. A busca pode ser realizada através de pastas (recursivamente).
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