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CONCEPTOS ARCHIVO DIANA GOMEZ PULIDO

I
by

Lady Johanna

on 28 July 2013

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Transcript of CONCEPTOS ARCHIVO DIANA GOMEZ PULIDO

CORRESPONDENCIA
Questions to ask:
DOCUMENTO ELECTONICO
DE ARCHIVO
ARCHIVO ELECTRONICO
DOCUMENTO PÚBLICO
COMUNICACIONES OFICIALES
REGISTRO DE
DOCUMENTOS OFICIALES

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES
`
Son las comunicaciones escritas, impresas en papel o medio magnético que llegan a la entidad a título personal o que se producen dentro de la misma.
Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO ORIGINAL
Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SERIE DOCUMENTAL
Presentado por:
Diana Gomez Pulido
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