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ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE UN PROYECTO

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Alvaro Salcedo

on 13 October 2015

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Transcript of ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE UN PROYECTO

CONCEPTOS
La planeación estratégica debe identificar hacia dónde desea la empresa desplazarse en su crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto del mercado, como las económicas y sociales
Headline 2
Planeación estratégica.
DEFINICIÓN DE PUESTOS
Es necesario conocer de qué manera alcanzará esa visión por lo que deberá preguntarse y responderse
$1.25
Monday, February 17, 2014
Vol XCIII, No. 311
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS DEL ÁREA DE FUNDICIÓN
ESTUDIO ADMINISTRATIVO
DE UN PROYECTO

Misión:
Define principalmente, cual es nuestra labor o actividad en el mercado, además se puede completar, haciendo referencia al público hacia el que va dirigido y con la singularidad, particularidad o factor diferencial, mediante la cual desarrolla su labor o actividad.
Visión:
Objetivos:
Una vez identificada la visión y misión, el empresario debe establecer guías cualitativas que lleven al logro de los resultados.
Políticas:
Tarea
Tarea individual que ejecuta el ocupante del cargo

Responsabilidades
Obligaciones implícitas en la tarea para que ésta se realice adecuadamente
Función
Conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada.
Cargo
Conjunto de funciones con posición definida en la estructura organizacional.
Capacidad
Se refiere a los recursos y aptitudes que tiene un individuo, entidad o institución para desempeñar una determinada tarea o cometido.
Experiencia Relacionada
Es la adquirida en el
ejercicio de empleos o actividades que tengan
funciones similares a las
del cargo a proveer
Lista y describe las funciones, actividades, tareas, responsabilidades,
relaciones, condiciones de trabajo y, en su caso, las funciones de supervisión de un puesto.
DIRECTOR TÉCNICO
El Director Técnico es la máxima autoridad del Área de Fundición de la Acería, esta conformado por representantes de cada proceso, algunos de los cuales integran los procesos de Administración y vigilancia en ejercicio de sus funciones.
Funciones
Principales
 Aprobar y reformar los Reglamentos Internos competentes al área de fundición, que son necesarios para el buen desempeño del mismo;

 Aprobar el plan de trabajo Anual del área;

 Autorizar la aprobación de la producción y los programas de financiamiento diseñados y presupuestados por la Administración Financiera;

 Conocer y aprobar los informes relativos a la gestión de compras del área y su movimiento económico, pudiendo así aceptarlos o rechazarlos;
 Elegir y remover con causa justa a los integrantes del Área de Fundición, con sujeción a lo prescrito en el Estatuto y su Reglamento;

 Relevar de sus funciones a los empleados por causa justa y por motivos graves debidamente comprobados;

 Resolver en apelación sobre las reclamaciones o conflictos existentes entre los proveedores y el personal de la Acería.
Administradores del Área de Fundición:
- Control y supervisión del personal a su cargo.
- Control de producción y procesos productivos.
- Control y planificación de recepción y envío de productos.
- Responsable de la planeación y ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria y equipo existente en el área.
- Responsable del control de calidad.
- Responsable del control de compra, almacenaje y consumo de la materia prima;
- Y otras actividades encaminadas a tener un control integral.
UNIDAD TÉCNICA
La Unidad Técnica posee independencia de sus funciones de control, además se encarga de presta asesoría al Área.
FUNCIONES PRINCIPALES
 Velar por la adecuada aplicación de las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias.
 Comprobar el adecuado procesamiento contable de la información.
 Verificar el cabal cumplimiento de los objetivos y metas propuestas por el área.
 Revisar y evaluar permanentemente la adecuada ejecución presupuestaria.
MANTENIMIENTO
Este departamento se encarga de controlar adecuadamente la maquinaria que posee la ACERÍA, además ayuda a cumplir con la producción y proporciona mayor trabajo en horas máquina. Conjuntamente se encarga de formular los cronogramas de mantenimiento preventivo y correctivo, con la finalidad de que el estado de los elementos, máquinas y equipos funcionen óptimamente y prevengan un desfase. También reordena y readecua las fases de producción acorde a la capacidad instalada y tiempos de operación.
FUNCIONES PRINCIPALES
 Automatización de los equipo

Revisión diaria del Software.

 Control y supervisión de la maquinaria.

 Mantenimiento diario de los equipos.

 Asesoría a los operarios del área.

PRODUCCIÓN
Este departamento se encarga de buscar las mejores estrategias, estructura y controles para lograr una reactivación y mejoramiento continuo al proceso de producción.

FUNCIONES PRINCIPALES

 Línea de producción.
 Seguridad del Área.
 Cumplimiento de objetivos.
 Determinación niveles de stock.
 Capacitación al personal operativo.

PROCESAMIENTO DE CHATARRA
Este departamento es el encargado de controlar todo tipo de procesamiento de chatarra, tales como: chatarra industrial; tarjetas de circuitos y cables, electrodomésticos, ordenadores, equipos de telecomunicaciones, así como desechos eléctricos y de construcción. Las líneas de capacidad son de 500 a 3000 kg/h.
FUNCIONES PRINCIPALES
 Controlar el proceso de almacenaje de chatarra.

 Supervisar el proceso de extracción del polvo.

 Verificar que la chatarra sea separada de acuerdo a su tamaño y procedencia.

 En el caso de tratarse de chatarra con una dimensión más grande para el efecto, el inspector debe dar orden para que esta sea trasladada al departamento de oxicorte.

 Elaborar formularios de procesamiento de chatarra diarios.

 Vigilar que se dé cumplimiento a las normas de calidad y los principios de desarrollo sostenible más alto.

 Capacitación al personal operativo.
CALIDAD
Los responsables de calidad deben dar cumplimiento a la realización de las pruebas necesarias, para verificar que los productos cumplan con las especificaciones técnicas de control.
FUNCIONES PRINCIPALES
 Apoyar al área de mantenimiento, producción y procesamiento de chatarra en la toma de decisiones, para el correcto cumplimiento de los requisitos internos derivados del sistema de gestión.
 Definir, difundir y mantener las políticas y los principios de gestión de calidad.
 Coordinar las actividades laborales con el Supervisor de Control de Calidad, manteniendo los lineamientos establecidos por el área.

 Coordinar las actividades laborales con el Supervisor de Control de Calidad, manteniendo los lineamientos establecidos por el área.
 Asegurar que el personal conozca el correcto procesamiento y uso de la información referente al sistema de gestión.
 Coordinar los programas de mejora, las acciones formativas derivadas del estudio de las necesidades.
 Promover la activa participación del personal en el diseño y mejora de los procedimientos e instrucciones del trabajo.
 Iniciar la implementación de un programa de costes de calidad.
REFRACTARIOS
En este departamento se controla las elevadas temperaturas y se da soporte a los hornos eléctricos, convertidores, cucharas, artesas, hornos de desgasificados, hornos de tratamiento térmico y de afino, hornos de laminación, de empuje y de vigas galopantes.
 Controlar la estabilidad química del material refractario.
 Registrar la resistencia mecánica y las altas temperaturas.
 Coordinar y formular las actividades laborales y planes de acción.
 Capacitación al personal sobre el uso y medidas de prevención y consumo del material refractario.
BODEGAS
Los encargados de las bodegas son las personas que velan por el control y custodia de la materia prima que posee la acería.
FUNCIONES PRINCIPALES
 Control de inventarios de producto terminado bajo supervisión del administrador de la acería.
 Control y ejecución de despachos.
 Responsable del kárdex de producto terminado.
 Control de hojas de producción diaria, supervisado por el administrador del área.
 Control y almacenaje de la materia prima.
 Y otras actividades encaminadas a un cabal funcionamiento de la planta.
ADQUISICIONES
El área de adquisiciones es la encargada de realizar las compras del inventario necesario con la calidad requerida, además de realizar cotizaciones y licitaciones con los proveedores, negociando precios que permitan a la compañía incurrir en un costo razonable.
FUNCIONES PRINCIPALES
 Receptar los requerimientos de compra.
 Solicitar cotizaciones a varios proveedores.
 Efectuar seguimiento de las cotizaciones.
 Elaborar cuadro de precios de los materiales cotizados.
 Revisar las órdenes de compra pendientes y dar de baja las órdenes que han sido atendidas.
 Elaborar y confirmar órdenes de compra.
 Solicitar autorización del directorio para validar las órdenes de compra que han sido atendidas.
 Elaborar y confirmar órdenes de compra.
 Solicitar autorización del directorio para validar las órdenes de compra y proceder a la adquisición de lo requerido.
 Enviar las órdenes de compra a los respectivos proveedores.
 Seguimiento a las requisiciones de compra del área de fundición.
 Efectuar el reporte de requerimiento de compra secuencial vs. facturas de compra ingresadas y enviadas al departamento contable.
El marco regulatorio general en materia de protección ambiental se encuentra en la Ley de Gestión Ambiental, la cual determina que el Ministerio del Ambiente es la Autoridad Ambiental Nacional y que “actuará como instancia rectora, coordinadora y reguladora del Sistema Nacional Descentralizado de Gestión Ambiental, sin perjuicio de las atribuciones que dentro del ámbito de sus competencias y conforme las leyes que las regulan, ejerzan otras instituciones del Estado”.

(Ley 23 de 1973)


INTRODUCCION
El estudio administrativo en un proyecto de inversión proporciona las herramientas que sirven de guía para los que tendrán que administrar dicho proyecto.

Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la planeación estratégica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa.

Definen otras herramientas como el organigrama y la planeación de los recursos humanos con la finalidad de proponer un perfil adecuado y seguir en la alineación del logro de las metas empresariales.
¿quién lo hará?,
¿cuándo se llevará a cabo?,
¿cómo se realizará?,
¿dónde se implementará?,
CONCEPTO
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVO
Definen el área de trabajo para tomar decisiones, pero no dan la decisión; dan lineamientos. Generalmente toda política es establecida por el dueño de cada empresa. Puedan ser internas, externas, originadas y jerárquicas.
El estudio administrativo consiste en determinar la organización que la empresa deberá considerar para su establecimiento. Así tendrá presente la planificación estratégica, estructura organizacional, legalidad, fiscalidad, aspectos laborales, fuentes y métodos de reclutamiento. Se trata de realizar un análisis para la obtención de la información pertinente para determinar los aspectos organizacionales del proyecto, procedimientos administrativos, laborales, aspectos legales, ecológicos, fiscales.

Valores:
El cliente es lo primero.

Transparencia y ética en todos nuestros actos.

Compromiso con la calidad y la productividad.

Mejoramiento contínuo.

Trabajo en equipo.
Es una herramienta útil para ver los pasos y acciones futuras de una
empresa. Esta se logra, mediante el estudio del desempeño presente, del interior de la empresa y del entorno empresarial, marca posibles evoluciones exitosas de la organización y permite que el nivel gerencia de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organización a la que pertenece.
Análisis FODA:
“El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas. De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo tanto son controlables. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que resulta difícil controlarlas.
Son capacidades especiales que posee una empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.
Fortalezas.-
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
Oportunidades.-
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
Debilidades.-
Son aquellas situaciones externas que pueden llagar a atentar contra la permanencia de la empresa.
Amenazas.-
El Análisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su simpleza residen conceptos fundamentales de la Administración. El FODA nos va a ayudar a analizar nuestra empresa siempre y cuando podamos responder tres preguntas:
ASPECTO LABORAL
 Lo que estoy analizando, ¿es relevante?
 ¿Está fuera o dentro de la empresa?
 ¿Es bueno o malo para mi empresa?
La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todo merece ser elevado a componente del análisis estratégico. En FODA este filtro reduce nuestro universo de análisis disminuyendo nuestra necesidad de procesamiento. Claro que la relevancia de algo depende de dónde estemos parados, y este concepto de relatividad es importante
Para definir la misión de nuestra empresa, nos ayudará responder algunas de las siguientes preguntas:
Define las metas que pretendemos conseguir en el futuro. Estas metas tienen que ser realistas y alcanzables, puesto que la propuesta de visión tiene un carácter inspirador y motivador.
Toda empresa bien constituida debe tener en cuenta lo que es el aspecto laboral para lograr una mejor integración entre los trabajadores y los patrones. Dentro del aspecto laboral, se puede mencionar ls siguientes:
CONTRATO DE TRABAJO
REGLAMENTO DE TRABAJO
El contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su forma o nombre, es aquel por virtud del cual un persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado, mediante el pago de un salario. En el se destacan al menos los siguientes puntos:


Para la definición de la visión de nuestra empresa, nos ayudará responder a las siguientes preguntas:
Debe ser conciderado como un intrumento para lograr la disciplina de los trabajaores y el adecuado cumplimiento de las labores para las cuales fue contratado, dando origen a una disciplina ejemplar y un buen servicio. Este debe contener al menos lo siguiente:


¿qué quiero lograr?,
¿dónde quiero estar en el futuro?,
¿para quién lo haré?,
¿ampliaré mi zona de actuación?
No es recomendable formular más de 6-7 valores, si no, perderemos credibilidad. Responder a las siguientes preguntas nos ayudara, a definir nuestros valores corporativos:

¿como somos?,
¿en que creemos?
¿qué hacemos?,
¿cuál es nuestro negocio?,
¿a que nos dedicamos?,
¿cuál es nuestra razón de ser?,
¿quiénes son nuestro publico objetivo?,
¿cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?,
¿cuál es nuestra ventaja competitiva?,
¿qué nos diferencia de nuestros competidores?
“CECAR asume como misión la formación integral de su comunidad en los niveles técnicos, tecnológicos y profesionales; comprometidos con el desarrollo humano sostenible, la autonomía regional, la cultura caribe, el espíritu emprendedor y el liderazgo social, mediante la integración de la docencia, la investigación y la proyección social."
son principios éticos sobre los que se asienta la cultura de nuestra empresa y nos permiten crear nuestras pautas de comportamiento.

Los valores son la personalidad de nuestra empresa y no pueden convertirse en una expresión de deseos de los dirigentes, sino que tienen que plasmar la realidad.
Para lograr esto se recomienda aplicar los componentes de la planeación como son:
MARCO FISCAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la empresa u organización es la que permite la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales.
DEFINICIÓN
Específicamente, el objetivo del estudio organizacional es determinar la Estructura Organizacional Administrativa óptima y los planes de trabajo administrativos con la cual operara el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento. Del estudio anterior, se deben determinar los requerimientos de recursos humanos, de locación, muebles y enseres, equipos, tecnología y financieros para atender los procesos administrativos

1.- La horas de entrada y salida.
2.- El lugar de trabajo.
3.- Los dias y lugar pago.
4.- Permisos y licencias.
5.- Procedimiebntos para aplicación de de la disciplina.
6.- Formas para prevenir el riesgo de trabajo.


En un proyecto de inversión este debe contemplar todos los elementos necesarios para que que la armonia en el trabajo se pueda dar con el cumplimiento de los establecido.
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA
Los empresarios han establecido varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el máximo aprovechamiento de recursos humanos.
1.- La prestación de un trabajo o servicio.

2.- Que el trabajo o servicio es personal o subordinado.

3.- Que existe un pago por concepto de sueldos o salarios por la prestación del servicio.

4.- Que debe cumplir con un horario.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
FUNCIONAL


Divide el trabajo según las funciones que se realizan, cada función es realizada por personas que poseen las habilidades y conocimientos específicos para cada área.
Para cumplir con las leyes fiscales, es necesario registrarse ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, mediante el formato respectivo para dar crédito de los impuestos correspondientes. Para efectos de la presentación del proyecto de inversión es necesario identificar cada una de las obligaciones fiscales a las que se hará acreedora el proyecto estas deben ser las federales, estatales como las municipales y mostrar los procesos para la realización de los pagos correspondientes.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DIVISIONAL
Divide a la empresa en distintas unidades donde cada unidad posee una mini-estructura funcional. Se puede resumir que se ve a la empresa como un gran conglomerado compuesto por pequeñas empresas organizadas.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
VERTICAL
Una empresa con una estructura organizativa vertical es una en la que existen niveles de poder y comando. Este tipo de estructura puede ser eficiente porque en última instancia hay un punto de autoridad que toma las decisiones e iniciativas ejecutivas
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
HORIZONTAL
Una estructura organizativa horizontal es una estructura basada en la colaboración entre los individuos y la igual distribución de poder. Eliminar la naturaleza jerárquica de la organización vertical pone menos énfasis en el valor del poder y resalta el valor de la colaboración, que equilibra o "aplana" el poder dentro entre estas estructuras.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CECAR
MATRIZ DE FUNCIONES
PUESTO
PERFIL
COMPETENCIA
Gerente
General
PUESTO
PERFIL
COMPETENCIA
REQUISISTO
Jefe del area de producción
PUESTO
PERFIL
COMPETENCIA
REQUISISTO
PUESTO
PERFIL
COMPETENCIA
REQUISISTO
Jefe Financiero
PUESTO
PERFIL
COMPETENCIA
REQUISISTO

REQUISITOS
Jefe
Comercial

- Titulo de Ingeniería
en Administración de
empresas.
- Conocimiento de software comercial
para trabajos de oficina.
- Conocimiento y comprensión de los procesos de la empresa
- Experiencia y resultados.






- Comunicación
- Planeacion y administración
- Trabajo en equipo
- Acción estrategica
- Manejo de personal

- Flexibilidad
- Liderazgo
- Visión de negocios
- Dinamismo
- Capacidad de planificación
y organización
- Capacidad de contacto y
persuasión
- Excelentes relaciones
personales
- Capacidad para tomar
decisiones

- Discreción.
- Responsabilidad.
- Compromiso con la
empresa y con los
valores y cultura que
ésta transmite.
- Iniciativa.
- Visión global y de negocio donde se familiarice
con todas las funciones
de la organización.
- Capacidad de análisis.
- Capacidad para priorizar tareas.
- Capacidades organizativas.
- Capaz de comprometerse.


Jefe de RecursosHumanos

- Vision de negocio
- Agudeza comercial
- Liderazgo
- Competitivo
- Buenas relaciones
interpersonales
- Facilidad de palabra
- Adaptabilidad
- Proactivo
- Tolerancia a la
presión
- Seguro de sí mismo
- Honesto
- Actitud
de servicio
- Tolerancia a la
frustración
- Creatividad

- Interpretación de
estados financieros
- Elaboración de
presupuestos
- Análisis de flujo de
efectivo
- Capacidad para la toma de decisiones.
- Planear, organizar y dirigir.
- Supervisión y coordinación de proyectos.
- Capaz de atender tareas múltiples.
- Titulo profecional en administración, realciones industriales, derecho psicologia, ingenieria industrial o carreras a fines.
Conocimiento en:
- Administración de
Recursos Humanos
- Titulo profesional
de contabilidad
y auditoria.
- Experiencia en el
manejo de indicadores
financieros, evaluación
de proyectos, declara
ción tributaria, pagos,
entre otros.
- Liderasgo
- Poseer un espiritu
de emprendedor.
- Cualidades de
adaptaciones al
cambio.
- Vocación de servicio
- Orientación a resultados
- Trabajo en equipo
- Tolerancia bajo presión
- Adaptabilidad al cambio
- Responsabilidad y confiabilidad.
- Abilidades
cognitivas.
- Abilidades
intepersonales.
- Dominio de los recursos humanos
- Manejo de situaciones de conflicto.
- Evaluar y desarrollar a las personas.

- Buenas habilidades de
comunicación.
- Habilidades de
comunicación escrita,
para la redacción de
informes claros y
concisos.
- Habilidades matemá
ticas y de TIC.
- Ser capaz de trabajar
bajo presión
- Habilidades en la
resolución de problemas.
- Titulo en en economía
y finanzas
- Conocimiento de todas ls disiplinas de produccion de la empresa.
- Experiencia en manejo de personal.
- Experiencia en manejo de materiales y procesos.
- Capacidad de analisis
- Negociador
- Planeador
- Liderazgo
- Analítico
- Manejo de relaciones
interpersonales
- Trabajo en equipo
- Orientado a resultados
- Orientado a los procesos
- Capacidad de organiza
ción
y sentido de pertinencia
- Capacidad para la gestión
de manejo de personal
Manejo de Software:
Office(manejo avanzado d
Excel y Word)
- Internet
- Opus Olé
- Compranet

Tutulo de ingenieria en marketing.
- Conocimiento de licitaciones
- Elaboración de
estrategias comerciales.
- Marketing.
- Desarrollo y ejecución de nuevos proyectos comerciales.
- Atención a Clientes.
- Conocimientos básicos
en el área contable.
- Ser organizado y meticuloso.
- Estar apegado a las
normas, reglas.
- Carácter adecuado para liderar al equipo de
trabajo.
- Disposición para
relacionarse correctamente con
sus superiores.


El marco regulatorio general
Karolis Salazar
Youlin Urzola
Dario Arrieta
Alvaro Salcedo
Presentado por
"En el 2016 CECAR será una Universidad reconocida en la región caribe colombiana y a nivel nacional por su responsabilidad social a través de la oferta de programas con excelencia académica, su compromiso con el desarrollo regional a través de la investigación, el uso y apropiación de las TIC, su vínculo con el sector productivo y el Estado y la formación de profesionales éticos con visión global y pertinencia local."
Para el diseño de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes pasos:

Defina los objetivos generales de la empresa; (concordancia entre la estructura y los objetivos)
Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos.
Defina cual de estas actividades se subcontratara y cuales se harán de manera directa.
Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.
Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema.
Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo
Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.
Elaboración del Organigrama
Descripción de las funciones de cada cargo
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