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soportes contables

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by

Alicia Giraldo

on 7 June 2013

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Transcript of soportes contables

DOCUMENTOS CONTABLES Estos documentos son utilizados en los
procesos contables y son registrados
por su área respectiva.
La factura de venta
Consignación
Recibo de caja
Recibo de egreso e ingreso
Tarjetas kardex
Cheque
Nomina
Nota débito y crédito de contabilidad Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. CONCEPTO CONCEPTO se trata de aquellos documentos relacionados principalmente con la operación de compras. Se dividen en “Cotización” y “Debe” y proporcionan la información necesaria sobre la posible transacción. Es importante para la toma de decisiones sobre compras y permite poder escoger en base a las alternativas de varias cotizaciones sobre el mismo producto. DOCUMENTOS NO CONTABLES Estos se llaman documentos informativos
y son de carácter solamente de soporte.
Remisión
Salida de almacén
Cotización
Remeza
Contratos
Hoja de vida
Solicitud de créditos
Hoja de inventarios SOPORTES CONTABLES DOCUMENTOS NO CONTABLES DOCUMENTOS CONTABLES NORMATIVIDAD El Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, establece en el artículo 134 referente a la conservación y destrucción de los libros que, los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. SOPORTES CONTABLES Información Requerida Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa INTERNOS EXTERNOS Son aquellos emitidos
fuera de la empresa y
luego recibidos y
conservados en la empresa Son documento emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Recibo de caja Recibo de consignación bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. bancaria Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Comprobante de depósito
y retiro de cuentas de ahorros Factura de compra-venta La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Cheque Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Comprobante de pago Letra de Cambio Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada Pagaré Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Nota Débito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Nota Crédito El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. Recibo de caja menor Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. Nota de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Comprobante diario
de contabilidad Importancia de los soportes contables en la contabilidad * Permite llevar un control legal acerca de sus actividades comerciales.
* Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.
* Permiten tener evidencia de los hechos económicos realizados y que permiten soportar en documentos de interno y externo los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quien los elabore y son el insumo y fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos:

Procedimientos contables
Procedimientos no contables PROCEDIMIENTOS CONTABLES: Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.
Algunos ejemplos de los procedimientos contables
son los siguientes:
Recepción de inventarios
Ventas de productos
Fabricación de Productos PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES Procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

Procedimiento para contratación de empleados

Procedimiento para cambio de horario laborable

Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
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