Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Procesmanagement

Leergang Procesmanagement Schouten & Nelissen
by

Willy Lund

on 25 April 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Procesmanagement

Proces-
management Functieschool

Zo klein mogelijke afgeronde taken
Korte leertijd voor taakuitvoering
Standaarisatie
Efficiency
Scheiden van denken en doen
Controle op resultaat
Arbeidsspecialisatie

Voorbeeld: fabriek, routine in administratieve afhandelingen Sociaal- psychologisch denken

Mens is bepalende factor
Management van organiseren
Hoor en wederhoor
Interactieproces staat centraal
Vermijden van dubbelzinnigheden over verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Flexibiliteit en creativiteit

Voorbeeld: Researchorganisatie Administratieve organisatie

Gericht op het controleren van (geld)stromen
Kosten/baten analyse
Beheersing van informatie
Gesloten systeem
Niet flexibel
Hulpmiddel bij kennisoverdracht
Gericht op nauwkeurig herhaling en controleerbaarheid

Voorbeeld: financiële processen in bedrijven Marktgericht denken:

Reageren op impulsen van buitenaf
ISO 90001-model
Gericht op continue verandering
Klantgericht
Open systeem

Voorbeeld: organisatie ingericht volgens ISO 9001 Mensgericht denken

Ontevredenheid, verveling, demotivatie en vervreemding wordt voorkomen
Processen worden aan autonome taakgroepen toegewezen
Het individu staat centraal en ieder individu is uniek
Vrijheid van keuze om zich te ontwikkelen

Voorbeeld: De vrije school, zelfsturende teams Vierfasenmodel, strategisch en veranderingsgericht

Procesmanagement geeft uitvoering aan het geformuleerde beleid
Afhankelijk van de strategie veranderen de accenten
Samenhang tussen individuele en organisatiedoelstellingen
Een organisatie is succesvol indien het vermogen groeit

Voorbeeld: Algemeen bruikbaar model Kwaliteitsdenken

Verschil in kwaliteitsdefinitie bepaalt verschil in benadering
Product-, proces- en organisatiekwaliteit
Verbeteren in kleine stappen
Projectmatige aanpak van verbeteringen

Voorbeeld: Algemeen bruikbaar Systeem denken

Modelmatige benadering
Regelkringen
Voorkomen van chaos leidt tot innovatie


Voorbeeld:
automatische pilot; temperatuurregelingen in een proces (vaak automatisering) SqEME- methode (spreek uit: "skiem")

Open-systeemdenken en resultaatgerichtheid
Horizontaal organiseren
Holistische benadering van organiseren
Uitgaan van vakvolwassen medewerkers

Voorbeeld: algemeen toepasbaar Definitie management:

Beheersen, beïnvloeden en controleren, naar onze hand zetten en als het even kan voorspelbaar maken. Definitie
management Definitie Definitie
proces Definitie proces

Een samenhangende reeks van activiteiten, handelingen en/of bewerkingen die, leiden tot een transformatie van input tot output, die bijdraagt tot het realiseren van een vastgesteld doel. Proces in
schema INK Model Niveaus Niveau's

1. Georiënteerd op activiteiten
2. Georiënteerd op proces
3. Georiënteerd op Systeem
4. Georiënteerd op keten
5. Excelleren en transformeren Verschillende benaderingen Negen benaderingen van Procesmanagement 1. Functieschool
2. Sociaal- en Psychologisch denken
3. Administratieve organisatie
4. Marktgericht denken
5. Mensgericht denken
6. Systeem denken
7. Vierfasenmodel (strategisch en veranderingsgericht denken)
8. Kwaliteitsdenken
9. SqEME-methode Waarom denken in processen? Waarom denken in processen?

Leren verder kijken dan eigen werkplek
Routines toegankelijker maken voor verbeteringen
Beste werkwijze boven water halen
Verhoging effectiviteit en efficiëntie
Betere beheersbaarheid
Meetbaar en beïnvloedbaar maken van resultaten Denken in processen Functie versus proces Principe procesbenadering Proces-
eigenaar Denken in processen
Verantwoordelijkheden proceseigenaar

Afstemmen met toeleveranciers en klanten van het proces over eisen input en output
Afstemmen van de activiteiten binnen het proces
Vaststellen doelstellingen
Volgen prestaties van het proces
Bijsturen proces
Verbeteren van het proces
Beheersen van het proces Proces-
management-
model Policy deployment
de vertaalslag van strategische doelstellingen naar doelstellingen op alle niveau's in de organisatie.

Empowerment
Medewerkers krijgen verantwoordelijkheden en bevoegdheden t.a.v. resources die nodig zijn voor het realiseren van operationele doelstellingen (geld, informatie, materiaal, kennis en tijd)

Accountability
rekenschap over de processen. De prestaties worden beoordeeld, beloond en gewaardeerd. Plan
Beschrijven van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Beschrijven hoe het gaat gebeuren
Inclusief doelstelling waardoor het bij "check" meetbaar wordt

Do
Het volgens "plan" uitvoeren

Check
Meten én vergelijken (met doelstelling van "plan")
Op cijfers en ook op inhoud: "waarom is iets wel of niet behaald/gebeurd/gelukt?"

Act
Indien uit de "check" is gebleken dat verbeteringen noodzakelijk zijn, deze doorvoeren Processen ordenen t.b.v. inzicht in meerwaarde voor klant t.b.v. inzicht in strategisch management t.b.v. inzicht in effectiviteit besturing organisatie t.b.v. belang interface management
functionele processen
functie overstijgende processen
Organisatie overstijgende processen t.b.v. inzicht in meerwaarde voor de klant:
Primaire processen
ondersteunende processen
conditionerende processen t.b.v. inzicht in strategisch management:
Strategische processen (richten)
Tactische processen (inrichten)
Operationele processen (verrichten) t.b.v. inzicht in effectiviteit besturingsorganisatie:
Organisatieprocessen
Managementprocessen Van functioneel naar proces-gericht Interventie op cultuur (normen, waarden, opvattingen) Interventie op structuur (systemen & structuren) Interventie op structuur (systemen & structuren)

Procesbeschrijving
processen in kaart brengen
Procesbeheersing
processen tot afspraak maken en auditen
Procesverbetering
processen optimaliseren
Procesmonitoring
prestatie-indicatoren toekennen
Prestatienormering
normen en doelstellingen bepalen
Procesbesturing
aanpassingen om doelstellingen te behalen Interventie op Cultuur (normen, waarden, opvattingen)

Noodzaak (in beweging brengen)
Visie (richting geven)
Succes (opdelen in quick wins en lange termijn resultaten)
Spirit (leiderschap en zingeving)
Structuur (verankering)
Capaciteit (haalbaarheid met het menselijke kapitaal)
Systemen (verankering d.m.v. feedbacksystemen) Waar staat de organisatie? Waar staat de organisatie?

Dit is te beoordelen door te meten op:
De 6 punten van interventie op structuur.
De 7 krachten interventie op cultuur. Noodzakelijke elementen bij veranderingen Stappen proces-management Vastleggen processen Processen definiëren:
missie analyseren
kritische succesfactoren bepalen (o.a. externe eisen en regelgeving)
processen definiëren en proceseigenaren benoemen
invloed processen op kritische succesfactoren bepalen
huidige kwaliteit processen inschatten
prioriteit verbetering van processen bepalen Procescapaciteit meten:
effectiviteit (voldoen aan klantenwens)
efficientie (doorlooptijd, kosten)
flexibiliteit (snelheid van aanpassen proces)
analyse van data Processen beheersen:
Als op grond van voorgaande stappen:
verbeteringen/wijzigingen borgen in het proces
periodiek meten of proces aan klantenwens blijft voldoen
periodiek meten of klantenwens is gewijzigd
zonodig, proces aanpassen op grond van stap 1 - 4 In kaart brengen:
activiteiten op een rij
input, output, middelen en regelinformatie
klanten en klantenwensen
leveranciersspecificaties Processen verbeteren:
Op grond van meten is weten:
verbetermogelijkheden in het proces zoeken
verbeterteams instellen
verbeteringen in het proces aanbrengen
opnieuw meten (heeft het geholpen?) Verbeter-/beheersmaatregelen zoeken in:
Management
Methode
Mens
Materiaal (eisen stellen aan input)
Middelen De relatie tussen risico's en beheersmaatregelen Lean KPI's Audits IPO SIPOC IPO & Verantwoordelijken Symbolen Opmerkingen:
Bij procesbeschrijvingen op dit niveau beginnen.
Meestal tussen de 4 en 8 stappen (min. 4 i.v.m. PDCA)
Indien meer dan 8 stappen te fijnschalig bezig.
Indien minder dan 4 stappen te grofschalig bezig.
De volgende stap is om met de symbolen b.v. een IPO te maken.
Vragen die een interview horen:
doe je het altijd zo?
Gaat het ook wel eens anders? Opmerking:
Naast verantwoordelijk (of verantwoordelijkheden) kunnen ook taken en bevoegdheden worden toegevoegd. Opmerking:
De rood omkaderde symbolen worden het meest gebruikt. Definitie Relatie met missie en processen Indelingen & Voorbeelden Voorwaarden Definitie KPI

Een prestatie Indicator is een financiële of niet financiële maat om een organisatie inzicht te geven in de voortgang van de doelstellingen.

Bijvoorbeeld:
De doelstelling is: 98% op tijd
De norm (van op tijd) is: binnen 2 dagen
Lukt dit niet dan volgt: Ingreep, b.v. excuus klant en doorvoeren van verbetermaatregel. Relatie KPI met missie en processen

(K)PI's dienen 2 niveau's:
Aantonen stand van zaken bedrijfsdoelstellingen.
Uit de missie worden kritische succesfactoren bepaald.
Hieruit worden de kritische prestatie indicatoren afgeleid.
Deze KPI's en zijn dus direct aan bedrijfsdoelstellingen gekoppeld.
Deze worden door de organisatie bepaald.
Aantonen presteren eigen processen.
Dit zijn PI's en worden aan processen gekoppeld.
Deze worden bepaald door de proceseigenaren. Indeling & voorbeelden

Logistiek/beschikbaarheid in termen van:
plaats
tijd (doorloop- werk- en omsteltijd
hoeveelheden
Offers in termen van efficiëntie:
capaciteit (uren/fte's)
materialen
Geld
Kwaliteit in termen van effectiviteit:
krijgt de klant wat is afgesproken?
Is de klant tevreden?

Prestatie Indicatoren procesinput
Prestatie Indicatoren procesverloop
Prestatie Indicatoren procesoutput
Check: hoe verhouden de interne eisen aan de output zich met de externe (klant) eisen van de output?
Check: hoe verhouden prestatie Indicatoren van de procesoutput zich met de kritische succesfactoren

Voorbeelden
olielampje
benzinewijzer auto
wachttijden
waardering klant
ziekteverzuim Voorwaarden

Bekend moet zijn:
wat ga je meten
hoe ga je het meten
met welke frequentie ga je het meten

Voorwaarden:
voor KPI's: is relevant voor missie
onderwerp is te beïnvloeden en te verbeteren
meting kost weinig tijd en is valide
meting is reproduceerbaar
met de meting wordt het proces gestuurd
de PI kun je vaak meten. Lean

Klant bepaalt de gewenste kwaliteit
Klant wil voor toegevoegde waarde betalen
Alle activiteiten voegen waarde toe.
zoveel mogelijk activiteiten die geen waarde toevoegen elimineren.
Mogelijke verspillingen
overproductie
onnodige bewegingen (werkwijze)
wachten; wachttijden
onnodige voorraden
onnodig (intern) transport
Foutcorrectie (herbewerken; reparatie)
overbodige processen/bewerkingen
het niet benutten van menselijke capaciteit Definitie Definitie Auditing

Systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan. Doel Doel audits

(interne) audits worden door de eigen organisatie, of namens deze, uitgevoerd om:
de geplande uitvoering van het proces te bevestigen;
om informatie te verkrijgen om het proces te kunnen verbeteren;
om inzicht te krijgen in de mate van beheersing van het proces.


Nagaan of er aan de eisen (externe referentiekaders, handboek, procedures, protocol, werkinstructie) wordt voldaan.
Nagaan of er sprake is van verspillingen en of er verbeteringen mogelijk zijn. Onderwerpen Onderwerpen audits:
Product
Proces
Project
Managementsysteem Proces in schema INK model Denken in processen
Functie versus proces Denken in processen
Principe procesbenadering Procesmanagementmodel t.b.v. belang interface management Noodzakelijke elementen bij veranderingen Stappen procesmanagement Symbolen SIPOC door W. Lund
op basis van de
leergang Procesmanagement
van
Schouten & Nelissen
Full transcript